企業(yè)檔案管理規(guī)范化中遇到的問題與解決思路

張林

摘 要：企業(yè)檔案中采集了企業(yè)生產(chǎn)、運營、后勤所產(chǎn)生的資料，囊括了收入支出財務(wù)信息、人力資源檔案、人員流動清單、產(chǎn)品研發(fā)生產(chǎn)信息等，可為企業(yè)發(fā)展指引方向。企業(yè)檔案管理規(guī)范化，是目前這項工作的新要求，在此過程中，受到企業(yè)重視程度不足、管理人員素質(zhì)偏低、管理手段落后等要素的限制，目標(biāo)無法實現(xiàn)。為了解決上述問題，企業(yè)應(yīng)建立健全企業(yè)檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和制度化，建設(shè)專業(yè)的檔案管理隊伍，推動企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；規(guī)范化；遇到的問題；解決思路

企業(yè)檔案乃是企業(yè)從建立發(fā)展到如今的過程中所產(chǎn)生的各項資料的合集，其中采集了企業(yè)生產(chǎn)、運營、后勤所產(chǎn)生的資料，諸如收入支出財務(wù)信息、人力資源檔案、人員流動清單、產(chǎn)品研發(fā)生產(chǎn)資料等，這些資料不僅僅是企業(yè)發(fā)展的史實記錄，同時也是企業(yè)未來發(fā)展戰(zhàn)略制定的依據(jù)，對于企業(yè)而言有著十分重要的意義與價值[1]。企業(yè)要想持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展，做好檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，是必不可少的。由于管理對象的復(fù)雜性，企業(yè)實現(xiàn)規(guī)范化檔案管理，難度是比較大的，會受到管理制度、管理人員等要素的限制，需要從各方面加以完善，從而實現(xiàn)這一管理目標(biāo)。

1 企業(yè)檔案管理規(guī)范化中遇到的問題

1.1 重視程度不夠

企業(yè)在生產(chǎn)運營過程中，會產(chǎn)生文字、圖片、數(shù)據(jù)等資料，這些資料正是檔案采集的對象。但是，目前很多企業(yè)都存在歸檔意識不足的問題，員工在按既定程序完成工作后，缺乏將相關(guān)資料歸檔整理的習(xí)慣，久而久之，企業(yè)檔案管理流于形式化，內(nèi)容不齊全，數(shù)據(jù)不真實，失去借鑒意義。在這種情況下，企業(yè)檔案管理工作無以為繼，在檔案整理、排序、搜索等方面做得不到位，繼而導(dǎo)致檔案利用率低下。其實，日常資料歸檔，能夠督促工作人員按照既定程序完成工作，避免數(shù)據(jù)做虛弄假的問題，切實提升工作效率及質(zhì)量，培養(yǎng)工作人員認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)、一絲不茍的工作態(tài)度，而且這些資料如果得以高效利用，能夠為企業(yè)發(fā)展作出有效指導(dǎo)。

1.2 管理人員素質(zhì)有待提升

時代在發(fā)展，檔案管理理念也在不斷更新，檔案管理的規(guī)范化，就是當(dāng)今社會形勢下企業(yè)對于檔案管理提出的新要求，但是，在這一過程中，會受到管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的限制。企業(yè)檔案管理人員多為辦公室工作人員兼職，而辦公室工作人員都沒有檔案專業(yè)基礎(chǔ)，而且對于企業(yè)整體運營項目不熟悉，缺乏全局意識，無法勝任檔案管理工作，再加上，辦公室工作繁重，而檔案管理又需花費較多的時間和精力，所以檔案通常成為被忽略的一項，導(dǎo)致檔案堆積，工作滯后。此外，隨著檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)，檔案管理人員信息素質(zhì)偏低的問題逐漸顯現(xiàn)，很多管理人員都是在崗數(shù)十年的老員工，接受新知識的能力較差，無法熟練使用計算機(jī)進(jìn)行辦公。

1.3 管理手段落后

在以往，檔案信息的載體多為紙質(zhì)文件以及一些音像資料，隨著時間的推移，大量的文書、檔案原件堆積，整理起來比較困難，檢索查證效率極低，整體而言，檔案利用率較低，無法發(fā)揮應(yīng)有的效益[2]。在現(xiàn)代化社會，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)無法奏效，實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，已是勢在必行。但是，由于經(jīng)費有限，管理理念陳舊，相關(guān)部門并沒有正確認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，未意識到檔案管理對于先進(jìn)信息技術(shù)手段的需求，管理技術(shù)手段落后，硬件、軟件設(shè)施配置不足，檔案信息化建設(shè)受到制約，影響到企業(yè)檔案管理規(guī)范化目標(biāo)的實現(xiàn)。

2 企業(yè)檔案管理規(guī)范化中所遇問題的解決思路

2.1 建立健全企業(yè)檔案管理制度規(guī)范

隨著計算機(jī)在企業(yè)日常工作中的普及，無紙化辦公目標(biāo)逐漸實現(xiàn)，企業(yè)檔案管理工作難度降低，實現(xiàn)規(guī)范化管控的目標(biāo)指日可待。在這種情況下，企業(yè)應(yīng)該提升對于檔案管理的重視度，將構(gòu)建規(guī)范化、制度化檔案管理體系納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃中，加大資金投入，構(gòu)建企業(yè)檔案管理室，完善人力資源配置，完善現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施配置。同時，健全企業(yè)檔案管理制度，明確檔案管理工作內(nèi)容、流程及標(biāo)準(zhǔn)，重視檔案利用，確定檔案移交、審批的工作細(xì)則，實現(xiàn)動態(tài)化檔案管理。

2.2 建設(shè)專業(yè)的檔案管理隊伍

根據(jù)現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理需求，培養(yǎng)專業(yè)的管理人才，學(xué)習(xí)計算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，突破企業(yè)檔案管理規(guī)范化過程中所遇到的人才瓶頸。而且，在新形勢下，企業(yè)應(yīng)該充分重視檔案管理工作，設(shè)立專門的檔案管理部門，根據(jù)工作需求合理設(shè)置崗位，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，做好崗前培訓(xùn)考核工作，加強(qiáng)繼續(xù)教育。現(xiàn)如今，倡導(dǎo)無紙化辦公，檔案管理人員也應(yīng)該與時俱進(jìn)，學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)的計算機(jī)技術(shù)，機(jī)構(gòu)在配置信息化檔案管理設(shè)施后，應(yīng)該組織管理人員學(xué)習(xí)，迅速掌握相關(guān)硬件、軟件的使用流程及技術(shù)，幫助其樹立網(wǎng)絡(luò)安全防范意識，提升自己的責(zé)任心，保持高度警惕[3]。

2.3 推動企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理內(nèi)容的數(shù)字化，并建立數(shù)據(jù)庫，能夠有效提高檔案信息的共享效率，根據(jù)信息利用者的需求，輸入關(guān)鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。因此，企業(yè)必須意識到檔案管理信息化建設(shè)的意義，充分重視檔案信息化建設(shè)工作，加大資金投入，選擇合適的信息化模式，引進(jìn)相關(guān)技術(shù)及設(shè)備，包括計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、攝影機(jī)、掃描儀、專用微機(jī)、空調(diào)、消防設(shè)施等，構(gòu)建企業(yè)檔案信息化管理平臺，實現(xiàn)信息共享，提升檔案利用率。構(gòu)建檔案信息化管理平臺，簡化檔案借用、查閱的手續(xù)，擴(kuò)大檔案的利用范疇。

3 結(jié)語

企業(yè)檔案中，收集了企業(yè)過程中產(chǎn)生的人事信息、會議談話記錄、財務(wù)信息、產(chǎn)品開發(fā)資料等，這些資料來源于企業(yè)的日常活動中，是企業(yè)的根底，能夠為其未來的發(fā)展指引方向，為企業(yè)財務(wù)管理、人力資源管理、產(chǎn)品管控等方面策略的制定提供參考依據(jù)。可以說，檔案管理水平，是衡量企業(yè)整體管理水平的重要指標(biāo)，能否實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，將直接影響到企業(yè)在各項日常管理工作上的效率及質(zhì)量，繼而影響到企業(yè)的后續(xù)發(fā)展，所以必須予以重視。在提升檔案管理水平的過程中，難免會遇到一些問題，企業(yè)要做的，就是正視問題，解決問題，建立健全現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)

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