研究城建檔案管理問題及其解決方法

孫潔

摘 要：城建檔案管理是城市建設的重要一環，它的進步和發展是城市建設的保障。為了它的發展，應該建設出一支專業素質過硬的人才隊伍，不斷加強部門內部管理，促進城建檔案管理的信息化，盡快的實現城市建設檔案工作的規范化和現代化，為城市的建設做出應有的貢獻。

關鍵詞：城建檔案；管理；問題；措施

現今，隨著改革開放的深入，市場經濟的發展，社會的大環境發生了很大改變，城市的面貌更是日新月異。城市建設部門為人民的生產、生活在不斷更新城市的面貌，而這些變化都被城建檔案管理部門以檔案的形式予以保存。然而隨著生活節奏和城市化進程的加快，城建檔案管理部門逐漸跟不上這種快節奏的步伐，稍顯滯后，顯現出一些問題。為了使城建檔案管理部門重煥生機，我們要立足現實，發現問題，吸收、借鑒他國的優秀成果，尋找到一條適合我國城建檔案管理的新路子，完善檔案管理工作，使它更加科學規范的運行。

1 城建檔案管理存在的問題

1.1 城建檔案內容龐雜，整理難度較大

城建檔案涉及面很廣，且城建工作是一個聯系廣泛的工作，它與電力、交通、建筑、環保等部門都有聯系。在這些廣泛的聯系中就會產生出很多檔案，而這些檔案都需要城建檔案管理部門進行整理保存。然而這些產生出的檔案的歸屬問題就引起了分歧，因為這些部門彼此不隸屬，產生出的檔案若都要保存，就會產生檔案的冗余，不利于檔案的管理。而且，城建檔案的年代跨度很大，數量多、內容雜，一直處在一種半封閉的管理模式中。另外，檔案的質量參差不齊，也不利于統一管理，這就造成了城建檔案的質量普遍不高的現狀。

1.2 城建檔案管理信息化薄弱

城建檔案管理信息化薄弱，也是城建檔案管理工作的瓶頸。在城建檔案管理的過程中，信息化建設的現狀不容樂觀。具體說來，城建檔案管理信息化薄弱主要表現在三個方面，一是城建檔案管理的信息化建設的觀念亟待轉變。在城建檔案管理信息化建設中，由于管理人員的信息化意識不足，在城建檔案管理實際工作中沒有發揮信息化的優勢，仍然停留在傳統的城建檔案管理的階段，不利于現代城建檔案管理工作的進行。二是城建檔案管理信息化的硬件投入滯后。在城建檔案管理工作中，由于對信息化建設的硬件投入不足，使得城建檔案管理的硬件設施落后。三是城建檔案管理的軟件系統開發過于緩慢。城建檔案管理的信息化建設，軟件系統開發至關重要，當前城建檔案管理的軟件系統無法滿足檔案管理人員的需要。

1.3 城建檔案管理工作不規范

城建檔案管理工作不規范，也是城建檔案管理工作迫切需要解決的問題。在城建檔案管理中，城建檔案管理工作不規范，主要表現在三個方面，一方面，檔案收集來源不均衡。總的來說，在城建檔案管理工作中，檔案資料的收集管理環節還比較薄弱。另一方面，在管理權限上，專業部門內部檔案收集較多，而外部收集較少，檔案資源收集容易存在漏項、空白的地方。另外，在檔案資源處理方面，城建檔案工作也存在著不規范的地方。盲目收集和沒有分類管理，都不同程度地造成城建檔案管理人力和物力的浪費。因此，優化城建檔案管理工作勢在必行。

1.4 城建檔案管理人員專業性不足

城建檔案管理一直被誤解為一項簡單重復的勞動，大多數人認為檔案管理只是單純的記錄整理文檔簡單的勞動形式，并沒有對檔案管理引起重視，造成了城建檔案管理人員的培養力度不夠。現今的檔案工作人員在學歷水平、專業素質等方面良莠不齊，主要存在“無壓力感、缺乏上進心、學習不夠”的問題。很多檔案部門的工作人員并不是檔案專業的畢業生。且進入檔案管理部門的檔案專業學生因為福利等因素常常呆一段時間就離開。檔案管理部門無法留住人才，在很大程度上限制了自身的發展。

2 解決城建檔案管理問題的措施

2.1 加強學習，優化服務，營造城建檔案發展新環境

從提高檔案管理人員的業務嫻熟度、優化服務質量入手，提高工作效率，提升服務水平，取得服務對象的理解和支持。此外，以“爭創一流工作業績”為目標，要求大家改變檔案工作“等、靠、要”的觀念，大力開展主動服務和真心服務。把所有館員劃片定點，以“服務、指導、檢查、提高”為原則，深入工程現場，抽查工程項目，掌握工程檔案的編制情況，發現問題及時提出整改意見，對重點項目實施跟蹤指導。

強化監督指導進行有效培訓，各級檔案行政管理部門針對本城市的城建檔案管理現狀。采取不同方式進行分類指導，加強監督指導力度。針對不同單位現狀，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，開發利用上下功夫；對有物質資源但管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎單薄的單位，要加強建檔建設，加大監督力度，不留死角。同時，要著重抓好檔案管理人員的專業知識和技能的培訓，為城建檔案管理奠定良好的基礎。各城建檔案管理部門要努力爭取宣傳、新聞等部門的大力支持，強化宣傳，提高民眾對檔案管理的關注度，創造出城建檔案管理工作的良好環境。

2.2 發展集成化檔案信息檢索服務

復合檔案館檔案信息資源的開發重心是建設集成檔案信息資源，開展集成化檔案信息服務，幫助利用者快捷準確地找到自己所需要的檔案信息。在館藏資源多元化背景下，檔案館往往采用先進的計算機技術，將各種檔案信息資源和檢索工具通過網絡主頁發布給利用者，以促進利用者對所需檔案信息的發現、檢索和存取。目前，由于檔案信息資源沒有得到有效整合，紙質檔案與數字檔案信息資源彼此獨立、互無關系，利用者不熟悉不同的檢索系統，這給大家利用檔案帶來了極大的不便，造成檢索效率非常低。復合檔案館的目標就是建立一個統一界面的檢索系統，深入開展集成化檔案信息服務，使檔案利用工作更趨簡易，真正實現檔案信息資源的發掘利用。

2.3 構建一支專業素質過硬的人才隊伍

在其位謀其政，崗位優勢的發揮需要有合適的職工。員工的專業素質過硬才能發揮出部門最大的作用。城建檔案管理部門，因其特殊的部門性質即檔案管理的特性，更加需要既懂得城市建設知識又能進行專業的檔案管理的人才，來加快城建檔案管理的發展步伐。這種專業性是檔案管理知識和城市規劃知識兼而有之才行，只懂得一般的檔案處理的工作人員是不行的。這種兼而有之的復合型人才正是現今的城建檔案管理部門缺乏的，所以在今后的時間里，應該著重培養一批高素質的復合型專業人才。可以通過崗前培訓的方式進行，先從各大專業院校吸收一批檔案管理專業的學生，在他們上崗之前對他們進行城建知識的培訓，以學校單位雙管齊下的方式培養適合部門的專業型人才。

3 結束語

城建檔案管理是城市建設的重要一環，它的進步和發展是城市建設的保障。為了它的發展，應該建設出一支專業素質過硬的人才隊伍，不斷加強部門內部管理，促進城建檔案管理的信息化，盡快的實現城市建設檔案工作的規范化和現代化，為城市的建設作出應該有的貢獻。

參考文獻

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