現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新理念

安樂(lè)成

摘 要：隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立與信息化的發(fā)展，檔案工作正在由以手工為手段、以實(shí)體為對(duì)象的檔案管理向以信息化為手段、以?xún)?nèi)容為對(duì)象的檔案管理轉(zhuǎn)變。這種新型的管理方法的使用，提升了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。接下來(lái)，本文將結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)檔案管理存在的優(yōu)勢(shì)，探討現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的新理念。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；檔案管理；優(yōu)勢(shì)；理念

1 引言

21世紀(jì)的今天是信息化的發(fā)展時(shí)代，多媒體技術(shù)得到了很大的發(fā)展和提升，與此同時(shí)，多媒體技術(shù)也被廣泛的應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域中。在多媒體技術(shù)的幫助下，無(wú)論是工作效率還是工作質(zhì)量都會(huì)提升很多，為了加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，提升企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始引入多媒體技術(shù)，借助于多媒體技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)良好管理。而若想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)檔案的良好管理，不僅需要有多媒體技術(shù)，還需要一些正確的檔案管理理念，由此可見(jiàn)，探討現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新理念的重要意義。

2 現(xiàn)在企業(yè)檔案管理存在的優(yōu)勢(shì)

2.1 提升企業(yè)檔案管理效率

傳統(tǒng)的發(fā)展環(huán)境下，大部分企業(yè)針對(duì)于檔案的管理都是采用人工管理的方式，這種人工管理方式雖然也可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的開(kāi)展，但是工作的效率比較低，且在工作的過(guò)程中，由于是人工管理的方式，因此出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性也比較高。如今在信息化的發(fā)展環(huán)境下，很多企業(yè)都開(kāi)始引入信息技術(shù)，借助于信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理模式，信息化檔案管理模式的建立，不僅取代了傳統(tǒng)的環(huán)境下的人工管理的方式，提升了檔案管理的準(zhǔn)確性，還很大程度上提升了檔案管理的工作效率，最重要的是利用這種信息化的管理模式，可以很好地減輕企業(yè)的人力資源成本，進(jìn)而提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，可謂是一舉多得。

2.2 方便儲(chǔ)存和分享

傳統(tǒng)的管理環(huán)境下由于是人工管理，因此針對(duì)于很多的檔案信息需要手寫(xiě)的方式記錄在紙質(zhì)的文件上，這樣一來(lái)，這些大量的紙質(zhì)的文件十分的難以?xún)?chǔ)存，而且在儲(chǔ)存的過(guò)程中很容易丟失或者損壞。而如今在信息化的管理模式下都是采用信息錄入的方式，將員工的信息直接錄入在對(duì)應(yīng)的管理系統(tǒng)或者是管理文件夾中，既節(jié)省了空間，又不容易損壞，同時(shí)又方便儲(chǔ)存。另外，我們都知道，各個(gè)部門(mén)之間是需要進(jìn)行溝通和交流的，針對(duì)于很多的員工信息或者是檔案信息也會(huì)有互相分享，或者是互相傳送的時(shí)候，傳統(tǒng)的管理環(huán)境下，由于是紙質(zhì)的管理方式，因此在實(shí)現(xiàn)信息分享的過(guò)程中存在一定的困難，而如今通過(guò)電子管理的方式，在實(shí)現(xiàn)員工信息分享的過(guò)程中比較的便捷。由此可見(jiàn)，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展環(huán)境下新型的檔案管理方法具備很多的優(yōu)勢(shì)。

3 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新理念

3.1 核心信息資源管理理念

企業(yè)檔案是企業(yè)內(nèi)生的最真實(shí)、最可靠、最權(quán)威的原生信息，這是區(qū)別其他信息的本質(zhì)特征，其價(jià)值性、獨(dú)特性、不可模仿性是其他信息所不具備的，是構(gòu)成企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要要素之一。在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，我們可以了解到支撐企業(yè)發(fā)展的信息有很多種，但是其主要的信息還是以核心經(jīng)濟(jì)為主，因此在實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新理念建設(shè)的過(guò)程中，我們首先要建設(shè)的就是核心信息資源管理理念。核心信息資源管理理念的確立，使檔案成為企業(yè)信息資源的主渠道，這既是對(duì)企業(yè)檔案工作價(jià)值與地位的一種肯定和正名，也是在為檔案工作的健康發(fā)展?fàn)I造良好的環(huán)境。

3.2 檔案內(nèi)容管理理念

針對(duì)于檔案內(nèi)容的管理主要指的是，將檔案的內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，同類(lèi)別的內(nèi)容整理到一起進(jìn)行管理，這樣既可以保證檔案管理工作的秩序，同時(shí)又可以讓公司的其他人員可以通過(guò)所建立的目錄或者是所建立的類(lèi)別，快速地找到相對(duì)應(yīng)的檔案信息。檔案內(nèi)容管理包含三種形式，初級(jí)形式表現(xiàn)在對(duì)檔案信息的詳細(xì)著錄、建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與全文數(shù)據(jù)庫(kù)等，使利用者方便快捷找到所需檔案，即滿足利用者普通利用需求；中級(jí)形式表現(xiàn)在對(duì)檔案信息的編研上，即主動(dòng)提供編研產(chǎn)品，如編寫(xiě)大事記、年鑒、組織機(jī)構(gòu)沿革等通用性編研工作及按照一定主題進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)編研等；高級(jí)形式表現(xiàn)在對(duì)檔案內(nèi)容的研究上，包括對(duì)企業(yè)發(fā)展歷史及各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行研究，形成各種研究成果，成為各項(xiàng)決策的依據(jù)與參考。

檔案內(nèi)容管理是現(xiàn)代企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中的必須要求同時(shí)也是最基本的要求隨著國(guó)際化程度的發(fā)展企業(yè)對(duì)于檔案的管理要求主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面集合快也就是說(shuō)當(dāng)企業(yè)需要相關(guān)的檔案信息的時(shí)候能夠在最短的時(shí)間內(nèi)尋找到對(duì)應(yīng)的答檔案內(nèi)容這樣才能夠滿足其的發(fā)展需求而，在這樣的一種發(fā)展關(guān)系中，我們可以根據(jù)檔案的內(nèi)容是和類(lèi)別，實(shí)現(xiàn)檔案的快速尋找，進(jìn)而提升工作效率。

3.3 檔案法制管理理念

在構(gòu)建完善制度體系的基礎(chǔ)上，現(xiàn)代企業(yè)尤其是集團(tuán)型企業(yè)有必要采取一套切實(shí)可行的過(guò)程控制方法，促進(jìn)全系統(tǒng)檔案工作整體協(xié)調(diào)發(fā)展。

首先是目標(biāo)引領(lǐng)，對(duì)于相對(duì)應(yīng)的檔案管理人員來(lái)說(shuō)，一定要確立檔案管理工作的總體目標(biāo)和具體目標(biāo)，在這個(gè)基礎(chǔ)上來(lái)實(shí)現(xiàn)相對(duì)應(yīng)的工作計(jì)劃以及年度計(jì)劃的確立。

其次是動(dòng)態(tài)跟蹤，在實(shí)現(xiàn)檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，一定要實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)跟蹤，所謂的動(dòng)態(tài)跟蹤，主要指的是要建立相對(duì)應(yīng)的工作督辦機(jī)制與評(píng)價(jià)機(jī)制，及時(shí)掌握檔案工作動(dòng)態(tài)，進(jìn)而實(shí)施及時(shí)有效的監(jiān)督和指導(dǎo)，動(dòng)態(tài)監(jiān)督工作的開(kāi)展是為了保證整個(gè)檔案管理工作的執(zhí)行力，讓檔案管理不僅成為一個(gè)口號(hào)，更落實(shí)在具體的行動(dòng)上。

最后是協(xié)同工作，管理工作的開(kāi)展，不僅是落實(shí)在一個(gè)部門(mén)上，而是落實(shí)在各個(gè)部門(mén)上，各個(gè)部門(mén)之間要互相合作，共同開(kāi)展檔案管理工作。因此，在各個(gè)部門(mén)合作的過(guò)程中，一定要建立信息交流。

3.4 建立檔案管理工作規(guī)范

老話常說(shuō)無(wú)規(guī)矩不成方圓，因此在實(shí)現(xiàn)檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，我們一定要建立檔案管理工作規(guī)范，借助于檔案管理工作規(guī)范的建立來(lái)約束管理人員的管理動(dòng)作，保障檔案管理的質(zhì)量以及規(guī)范性。在企業(yè)檔案管理的過(guò)程中，我們可以發(fā)現(xiàn)，良好的檔案管理工作規(guī)范的建立不僅可以保證工作人員對(duì)于檔案管理工作的規(guī)范性，還可以提升檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性，進(jìn)而保證檔案管理工作質(zhì)量和工作效率，因此，在檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，一定要建立完善的檔案管理工作制度。比如說(shuō)，在企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，針對(duì)于所有的工作一定要采用實(shí)名制記錄的方式，所謂的實(shí)名制記錄主要指的是在每一項(xiàng)工作開(kāi)展結(jié)束之后，相對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人員要簽署上自己的名字，這樣一來(lái)，在問(wèn)題產(chǎn)生之后，便可以通過(guò)這樣的一種方式來(lái)直接尋找到問(wèn)題的負(fù)責(zé)任人員，借助于這樣實(shí)名制的一種管理方式，也可以很好的提升大家的管理責(zé)任感，進(jìn)而保證檔案管理的規(guī)范性。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我們可以了解到，目前針對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理存在很多的優(yōu)勢(shì)，比如，提升檔案管理工作效率和工作質(zhì)量以及方便檔案的儲(chǔ)存和傳送等等，本文結(jié)合這些問(wèn)題，探討了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新理念，希望在本文相對(duì)應(yīng)的一系列的建議和措施的幫助下，可以讓更多的企業(yè)尋找到檔案管理的正確方法以及檔案管理的新理念，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展和執(zhí)行。

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