淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化

江麗紅

摘 要：檔案管理在企業(yè)管理中屬于重點(diǎn)部分，因此現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展離不開檔案管理。隨著科學(xué)技術(shù)的變化，檔案管理的方式也發(fā)生了較大的變化，在這一背景之下檔案管理必須采取現(xiàn)代化的方式，為此本文對(duì)新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范進(jìn)行分析研究，希望可以更好的提升檔案管理的有效，也希望可以給相關(guān)工作者帶去一定的建議和啟示。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理；工作；規(guī)范；研究

檔案管理主要是將檔案實(shí)體和檔案信息結(jié)合在一起為企業(yè)的運(yùn)行做服務(wù)。檔案管理工作對(duì)每一個(gè)部分的工作都會(huì)產(chǎn)生影響，因此必須要注重對(duì)檔案管理質(zhì)量的研究，最近幾年的我國(guó)信息技術(shù)不斷發(fā)展，因此在新形勢(shì)之下還需要讓檔案管理工作規(guī)范化，從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)的解決問(wèn)題，只有這樣才能夠讓檔案管理工作得到進(jìn)一步的發(fā)展。

1 新形勢(shì)下檔案管理存在的問(wèn)題分析

1.1 檔案管理人員工作理念的偏頗

在當(dāng)前的檔案管理工作過(guò)程中存在一種比較普遍的現(xiàn)象，即部分工作人員對(duì)檔案管理工作不是十分的重視，這樣就可能導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)一系列的問(wèn)題，例如相關(guān)資料歸檔不夠完善以及規(guī)范化，檔案的查找過(guò)程繁瑣等等，這一系列問(wèn)題給企業(yè)和事業(yè)單位的整體工作造成非常不良影響。另外，由于傳統(tǒng)檔案管理方式長(zhǎng)時(shí)間存在，對(duì)于經(jīng)營(yíng)管理人員也產(chǎn)生了較長(zhǎng)時(shí)間的思想侵蝕，由此導(dǎo)致對(duì)新檔案管理工作的疏忽與認(rèn)識(shí)上的缺乏，忽略了檔案管理工作的效益，這樣直接阻礙了經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)性發(fā)展。

1.2 檔案管理制度不夠完善

檔案管理工作規(guī)章制度不夠完善也是存在著較為嚴(yán)重的問(wèn)題，每一種工作都需要有規(guī)范的規(guī)章制度當(dāng)做標(biāo)準(zhǔn)，但是在一些企業(yè)和事業(yè)單位管理中，盡管設(shè)立了檔案管理制度，也只是流于一種形式，幾乎對(duì)檔案管理的工作普遍存在不重視，并未對(duì)檔案管理制度更進(jìn)一步的完善，缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。這樣導(dǎo)致部分工作管理人員工作態(tài)度消極，工作效率降低。

1.3 檔案管理方式落后

當(dāng)前是信息化社會(huì)，因此落后的檔案管理方式勢(shì)必就會(huì)被淘汰，事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷地將檔案管理和信息化結(jié)合在一起，這樣才能增強(qiáng)檔案管理的效率。但是，目前存在的問(wèn)題是檔案管理的信息化水平不是非常高和預(yù)期的目標(biāo)也不夠一致，還是以傳統(tǒng)人工方式進(jìn)行管理，這樣就會(huì)導(dǎo)致信息技術(shù)的運(yùn)用出現(xiàn)形式化的問(wèn)題，過(guò)程過(guò)于繁瑣的問(wèn)題以及時(shí)效上過(guò)于緩慢的問(wèn)題，還有部分單位盡管運(yùn)用了信息化手段，但是專業(yè)性程度比較低，檔案管理環(huán)節(jié)也存在問(wèn)題，一方面存在檔案信息庫(kù)建設(shè)的漏洞現(xiàn)象，另一方面還存在系統(tǒng)運(yùn)行軟件過(guò)程中功能被弱化的問(wèn)題，這些都必然導(dǎo)致信息資源的運(yùn)用受到限制，檔案管理的效率下降。

2 新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的必要性分析

事業(yè)單位在運(yùn)行過(guò)程中往往會(huì)產(chǎn)生各種各樣的信息資源，這些資源的運(yùn)用能夠?qū)κ聵I(yè)單位的社會(huì)效益，經(jīng)濟(jì)效益，發(fā)展提供積極的作用和價(jià)值，那么就需要開發(fā)與之相協(xié)調(diào)的檔案管理資源，為后續(xù)的工作產(chǎn)生指導(dǎo)，指明方向，提供參考依據(jù)。從本質(zhì)上來(lái)講，檔案信息在單位內(nèi)部屬于不可缺少的一部分，因此更需要加強(qiáng)重視感，不斷地強(qiáng)化檔案資源在單位內(nèi)部的特殊性運(yùn)用，強(qiáng)化對(duì)利益的均衡，特別是檔案資源的信息化管理。當(dāng)前是信息知識(shí)時(shí)代對(duì)信息資源的運(yùn)用可以極大地提升工作效率，同時(shí)也創(chuàng)新了新的工作方法，那么事業(yè)單位正處于運(yùn)行階段，更需要與時(shí)俱進(jìn)和不斷的創(chuàng)新優(yōu)化和調(diào)整，增強(qiáng)基礎(chǔ)運(yùn)行保障。在檔案管理中融入信息化技術(shù)，才能夠滿足單位的實(shí)際需求，還可以提升工作效率，對(duì)管理要點(diǎn)進(jìn)行精確化把控，做好檔案管理的創(chuàng)新信息挖掘以及效能提升工作。

3 新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的策略分析

3.1 完善檔案管理規(guī)章制度

事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)檔案管理新形勢(shì)的發(fā)展，不斷的創(chuàng)新優(yōu)化以及做好檔案管理的規(guī)范化工作，就必須強(qiáng)化和完善檔案管理規(guī)章制度。工作管理規(guī)章制度的存在，一方面可以對(duì)檔案管理人員的工作起到約束作用，另一方面也可以讓檔案管理工作人員明確自己在日常工作中所需要完成的任務(wù)以及目標(biāo)，不斷地增強(qiáng)檔案管理工作的效率。在制定科學(xué)完善，合理規(guī)章制度的同時(shí)，一定要遵守規(guī)范化，合理化以及人性化的原則。保障規(guī)章制度的有效運(yùn)行，也可以不斷地提升檔案管理效率為后續(xù)的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2 檔案管理人員素養(yǎng)的提升

首先，檔案管理人員的素質(zhì)是檔案管理工作的基礎(chǔ)，那么在聘用相關(guān)人員的過(guò)程中必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的篩選，深思熟慮，不斷的提升檔案管理人員聘用的門檻，這樣才可以增強(qiáng)隊(duì)伍的專業(yè)性、高素質(zhì)性。檔案管理人員在入職之前要做好基本的技能培訓(xùn)工作，學(xué)會(huì)運(yùn)用信息化手段。進(jìn)行檔案管理，并且將較強(qiáng)的檔案專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)技巧運(yùn)用在工作崗位上。事業(yè)單位還需要強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的考核，在新形勢(shì)下，檔案管理工作必須要強(qiáng)化績(jī)效考核活動(dòng)，具體主要是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，還有單位的員工，客觀的對(duì)檔案管理工作進(jìn)行評(píng)價(jià)。通過(guò)考核和評(píng)價(jià)，讓管理存在的問(wèn)題，及時(shí)的被發(fā)現(xiàn)，并且有針對(duì)性地加以改正，這樣才能進(jìn)行檔案管理工作的完善。其次，對(duì)于已經(jīng)入職的檔案管理工作人員，要不斷的加強(qiáng)崗位學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，豐富自己的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，讓自己的專業(yè)能力能夠隨著信息化水平的提升而得到上升，事業(yè)單位還需要定期的開展相關(guān)的學(xué)習(xí)與考察活動(dòng)，引導(dǎo)工作人員能夠積極的學(xué)習(xí)新的技術(shù)，新的技能，熟練地使用各項(xiàng)信息技術(shù)，為檔案管理工作提供更專業(yè)性、標(biāo)準(zhǔn)性。例如，可以給工作人員建立起電子信息化檔案，不斷地增強(qiáng)信息化使用的整體價(jià)值，為后續(xù)整個(gè)單位的檔案工作大大地提高效率。

3.3 檔案管理監(jiān)督管理機(jī)制的完善

建立體相應(yīng)完善的監(jiān)督管理機(jī)制。檔案管理工作過(guò)程中，監(jiān)督管理機(jī)制是不可缺少的。一方面監(jiān)督管理機(jī)制可以起到監(jiān)督的作用，保障高效工作的運(yùn)行，另一方面還可以避免相關(guān)人員產(chǎn)生思想消極以及不思進(jìn)取的態(tài)度。監(jiān)督管理機(jī)制的建立必須要秉承著公平，公正，合理和高效的原則，爭(zhēng)取可以對(duì)工作人員進(jìn)行監(jiān)督，還可以對(duì)整個(gè)單位的運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)督，讓工作人員能夠樂(lè)于接受這樣的監(jiān)督。

3.4 信息化水平的增強(qiáng)

計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化水平已經(jīng)在各行各業(yè)中廣泛地加以運(yùn)用，因此，提升檔案管理的信息化水平也迫在眉睫。那么將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中就可以將不同的檔案做好智能性分類無(wú)需再運(yùn)用人工方式，并且檔案的存儲(chǔ)，調(diào)取和使用也更加便捷，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員，可以在檔案管理中開展定期的信息技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，然后傳授和學(xué)習(xí)新的信息技術(shù)答案管理方法，也讓工作人員能夠不斷地加強(qiáng)對(duì)檔案軟件的操作水平提高，可以從細(xì)節(jié)入手，把信息化技術(shù)滲透在檔案管理的每一個(gè)細(xì)節(jié)之中。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文對(duì)電子信息檔案管理的規(guī)范化進(jìn)行了分析和研究，在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，與實(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新是必然趨勢(shì)，那么就需要做好工作人員理念與工作方式的轉(zhuǎn)變工作。采取有效的方式彌補(bǔ)傳統(tǒng)工作方式的不足，讓信息化的管理制度更加完善，人員的工作技能得到提升，這才能夠促進(jìn)企業(yè)和事業(yè)單位的不斷進(jìn)步與發(fā)展。

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