大數據背景下事業單位檔案管理工作分析

褚麗娜

摘 要：我國正處于經濟和科技迅猛發展的時代，互聯網技術的發展讓大數據越來越被大家所重視，在這樣的背景下，事業單位就要順應時代的發展潮流，利用大數據技術對本單位進行管理。就事業單位管理的現狀來看，檔案管理是事業單位經常要用到大數據技術的一個部分。研究當前的事業單位對于檔案管理方面的工作，有利于分析和總結優秀的經驗，促進事業單位檔案管理工作的發展。本文將對當前大數據環境中的事業單位的檔案管理工作現狀進行簡要分析。

關鍵詞：大數據計算；事業單位；檔案管理

信息化時代的到來讓大數據得到了越來越多的關注，新形勢下事業單位進行檔案管理工作時運用大數據，可以提升檔案工作的效率，促進檔案管理的信息化發展。目前大數據在事業單位檔案管理工作中的應用十分有限，為了更好地推進相關工作，必須對當前的檔案管理工作進行分析，了解大數據對于檔案管理的重要意義，并對檔案信息管理大數據化可能出現的問題提出相關解決方案。

1 大數據分析

大數據的特點主要有以下幾種：首先，大數據的容量大，它的數據種類多，存儲量大[1]；其次，它獲取的數據多樣，這同時體現在數據的格式和表現的形式等方面，數據的表現形式不止一種，包括文字表現形式，圖片表現形式、語音視頻表現形式等；還有，大數據具有獲取速度快的特點，一方面信息化爆炸，數據產生得十分迅速，另一方面利用大數據技術處理起海量的信息也十分迅速；以及，大數據還具有真實性，對海量的信息進行科學的處理，計算得出的信息質量是十分高的[2]。

大數據涉及到多個領域的知識，主要有計算機知識、信息科學知識、統計學知識等。大數據最大的意義不是它所收集的信息有多廣泛，數量有多巨額，而是通過相關的專業性技術對這些信息進行分析后，提取出的信息能起到巨大的作用。隨著信息化時代的到來，大數據產生的作用越來越大。社交軟件可以通過海量的大數據分析，推送有針對性的對應每個人需求或興趣的信息。合理利用大數據，能夠通過信息的整合，以相對較低的成本，創造出巨大的價值。

2 大數據對事業單位檔案管理的作用

在網絡信息技術快速發展的背景下，事業單位在進行檔案管理工作時利用大數據技術，也就顯得越來越重要，合理利用大數據，就會使事業單位檔案管理工作進行的更加快速、更加便捷、更加高效。

大數據有利于促進事業單位的檔案管理信息化，它能夠將文字信息、圖像信息、聲音信息、動畫信息等多種信息的表現方式結合一起，優化了管理檔案的方法，使檔案信息具有完整性、一體性與系統性，極大地豐富了檔案的信息管理模式[3]。運用大數據技術，將提升事業單位的檔案管理工作效率，促進事業單位工作的科技化現代化。

3 當前事業單位檔案管理工作的問題

1）檔案管理人員素質不高。大數據涉及的相關知識具有多樣性和專業性，當前，我國大部分事業單位中負責檔案管理的員工，并沒有進行相關的技術培訓，這就導致實際管理時工作無法順利進行。甚至有的員工人品低下，不能遵守檔案管理保密性的原則，輕易地將事業單位的檔案信息透露出去，給事業單位的檔案管理工作帶來嚴重破壞。

2）檔案管理設備相對落后。運用大數據進行檔案的管理工作，就要處理海量的信息，當前許多事業單位仍舊在使用接近淘汰或已經應該淘汰的機器，這是不能滿足大數據的運行處理需求的。檔案的管理設備必須能夠滿足檔案信息存儲量大、數據處理穩定、運行速度快、安全性強等特點[4]。

3）檔案管理體系不完善。當前事業單位的檔案管理體系尚不完善，這表現在檔案管理工作沒有具體的操作規劃，檔案管理的責任分配不明確，檔案管理出現問題時難以追責等。比如事業單位的人員流動性大，由于檔案管理體系的不完善，員工的流動就給檔案信息的錄入和管理帶來了一系列麻煩，比如檔案信息的收集不及時，人員職位的調整導致信息遺漏或是重復等；另一方面負責管理檔案的人員若發生職務變動，容易出現交接問題，影響工作的效率，嚴重的可能會導致檔案的確實，影響事業單位的信息安全[5]。

4）檔案信息資源開發不合理。就我國事業單位的檔案管理現狀來說，大部分事業單位在進行檔案管理時，并沒有合理的應用大數據技術，這就造成了檔案信息處理時的不合理，進而會導致信息的整合度差、檔案管理信息不完整等問題。事業單位的檔案管理無法形成完整的可操作的系統，就無法進行進一步的信息分析工作，進而就會影響事業單位的管理和開發進度，無法發揮檔案大數據的價值。

5）檔案信息管理安全性較差。當前，大多數事業單位并未制定良好的管制措施，對檔案人員的工作進行管理，這就導致相關人員缺乏安全意識，造成信息的外流。檔案信息是私密性較高的信息，檔案信息如果流出到外界，不但會侵犯到個人的隱私，致使騷擾詐騙等事件的發生，嚴重的甚至會威脅到公民的人身安全和財產安全，甚至可能造成國家機密的外泄。

4 推進大數據下事業單位檔案管理的措施

1）引進先進的信息化設備。事業單位要想進行高質量的大數據運算，提高檔案信息管理的水平，就必須淘汰掉已經落后的、已經不適用當前檔案管理的設備。必須提高對檔案管理設備的投入，積極引進先進的設備，為加強檔案管理提供硬件上的支持。在選擇時，要注意設備的安全性能和隱私保護性能，選擇高質量的設備，以滿足檔案信息大數據處理的要求。

2）建立完善的管理體制。合理的管理體制有利于大數據背景下事業單位的檔案管理。建立完善的管理體制，包括員工工作行為規范、員工工作交接制度、員工獎懲制度、檔案管理制度等等。同時還要建立完善的權責制度，將工作的責任細分到個人，方便發現問題時對員工進行追責，提高事業單位檔案信息管理的安全性和規范性。

3）改善事業單位的管理方法。就目前來看，大部分事業單位在進行管理時，仍然固執地以落后的管理理念進行管理工作。為了順應時代的發展潮流，事業單位必須從理念入手，根本上改變管理方式，才能使管理煥發新的生機與活力，加快檔案管理信息化的工作進程，使單位在新時期獲得新的發展。

4）提高相關檔案管理人員素質。一方面，大數據技術涉及到許多學科知識，并且在進行信息處理時要進行專業的技術性的操作，這需要有專業的人才來參與管理工作，避免操作失誤，進而有效減少或避免造成事業單位的損失。因此，要招攬相關學科的專業化人才，或者對原有員工進行專業化的培訓，提高工作人員的技術能力，提升其專業素養，從而使事業單位的檔案信息得到快速高效的處理。

另一方面，必須加強相關檔案管理人員的安全意識和保密意識，提高工作人員的嚴謹性。提升安全意識，有利于防止事業單位的信息外流，保障事業單位檔案信息的安全性，從根源上避免因員工安全意識差造成的安全隱患；提高嚴謹意識，有利于員工對檔案信息進行管理操作時，減少操作失誤，保證信息的準確性。

5 結語

事業單位為順應時代發展需要，必須提高檔案管理的效率，大數據技術是時代的產物，在檔案管理工作時合理科學的對大數據進行使用，是事業單位順應時代背景，加強現代化企業建設的重要選擇。運用大數據技術，有利于促進事業單位檔案管理工作的提高，有利于促進事業單位信息化的建設，有利于事業單位檔案管理工作的效率提升。

參考文獻

[1]高昂.基于大數據背景下事業單位檔案管理工作的創新研究[J].辦公室業務，2018（23）：72.

[2]申波，閔彥娟.大數據背景下事業單位檔案管理工作的創新[J].中國市場，2018（32）：179+181.

[3]戴麗紅.大數據技術在事業單位檔案管理中的應用研究[J].中國管理信息化，2018，21（18）：180-181.

[4]李霞.大數據背景下事業單位電子檔案信息化管理探討[J].中國管理信息化，2018，21（04）：161-162.

[5]朱珠.大數據背景下事業單位人事檔案管理面臨的危機與契機[J].人力資源管理，2017（06）：350-351.