檔案精細化管理在檔案管理中的應用

何淑貞

摘 要：在社會經濟快速發展時代背景下，傳統檔案管理方式已經無法滿足人們對于檔案信息資源的要求，因此逐漸出現了新型檔案管理方式。當前企事業單位檔案管理逐漸朝著精細化管理方向發展，然而此種管理方式在實際應用期間也存在較多問題，需要管理人員做好管控工作。此次研究主要是探討分析檔案精細化管理在檔案管理中的應用，希望能夠對相關人員起到參考性價值。

關鍵詞：檔案精細化管理；檔案管理

檔案主要是記錄了企事業單位歷史發展，人員變動的紀實性材料。因此在實施檔案管理時不僅需要關注存儲管理，還需要為企業職工提供參考價值，保證各項工作的順利有效開展，從上述分析能夠看出檔案管理工作對企事業單位發展的推動作用。基于以上方面，對于檔案管理人員來說，應當采用有效措施全面提升檔案管理效率。

1 精細化管理思想在檔案管理中的應用分析

由于檔案管理工作具有非常強的系統性特征，需要深度開發和應用檔案信息，管理檔案資料，應用現代化信息技術提升檔案管理效果，并且實現檔案安全管理。因此將精細化檔案管理思想應用到檔案管理工作中具有顯著作用，可以確保管理人員具備先進的管理理念，并且可以在管理制度上為管理流程提供更加完善的體系，實現專業化和現代化管理措施，促進檔案管理工作早日實現精細化管理目標。按照精細化管理理念的實際應用可以看出，我國還沒有將該項管理措施納入到相關法律法規當中。然而從本質上看，部分檔案管理工作在具體實施時已經充分結合企業實際情況，并且落實和執行了具體的檔案管理措施。比如某地區事業大內在檔案管理工作中制定了詳細的管理細則和辦法，明確說明檔案資料歸檔問題，存儲問題，管理問題和應用問題，使內部檔案資料流通更加具備合理性和有效性。

2 檔案管理工作存在的問題分析

2.1 缺乏完善的規章制度

由于企事業單位在實施檔案精細化管理時缺乏詳細地規章制度，再加上現有制度無法滿足精細化管理要求，因此在開展檔案管理工作時所應用的制度只能起到參考價值，再加上企事業單位沒有注重檔案精細化管理工作的重要性，比如檔案管理制度沒有詳細標注檔案管理主體，規格與形式等，并且不具備檔案實例分析，存在較多干擾因素，因此無法提升檔案管理工作的實效性，降低檔案存儲質量。

2.2 檔案信息化管理水平低下

企事業單位在檔案精細化管理中不注重應用信息化水平，管理人員所掌握的技術手段不滿足相關標準要求，影響檔案工作的進展。首先，部分企業由于資金等問題缺乏檔案管理設備，當前所應用的檔案管理系統無法提升檔案管理水平，對檔案管理效率和質量造成極大影響，無法深度挖掘檔案資源。其次，企事業單位在投入檔案管理設備時不具備規劃性，不注重設備的日常管理與維護，因此管理系統開發能力比較低，導致系統軟硬件達不到使用要求。

2.3 檔案資源利用率比較低

由于當前檔案管理工作不具備健全的檔案管理體系，再加上多數工作無法通過標準化措施實施，這樣就降低了檔案精細化管理效率。由于存在以上原因，企事業單位檔案資源利用率不高，并且在實施管理改革時不注重提升利用率，并且現行管理措施無法滿足檔案服務需求。比如當前部分企事業單位檔案管理功能不明顯，使整個管理理念比較落后，無法充分展現出檔案管理人員的作用，對檔案利用效率造成影響。此外，檔案管理流程不合理問題也比較突出，采用傳統檔案信息傳導方式會對檔案供給效率造成極大影響，無法確保檔案部門獲得有效信息。企事業單位在實施檔案精細化管理時需要具備針對性管理手段，但是我國多數企業在檔案服務方面的發展能力不足。

3 檔案精細化管理的有效措施

3.1 建立和完善檔案管理制度

由于企事業單位檔案管理工作具備特殊屬性，所以需要按照企業內部實際需求做好分類管理。對于企業相關檔案來說則需要設置獨立的檔案管理條例，在深入分析不同檔案特征之后需要做好分類整合工作，并且按照不同類別分派專業人員進行收集存儲。對于檔案自身問題來說，部分檔案具備規定的格式，因此也需要單獨存放。此外，全面評估檔案資料管理質量和效率，建立一套完整的評估體系，對檔案信息的真實性和有效價值進行判斷，建立針對性地檔案管理指標體系。

3.2 建立檔案信息服務中心

檔案信息服務中心主要是對企事業內部人員開放，因此需要將其建設為具備開放特點的服務機構。檔案信息服務中心下屬職能部門主要包括檔案查詢服務，整理服務以及存儲服務等部門，因此可以有效整合不同部分的服務功能。由于企業不同職能部門在運作期間會產生較多檔案資料，因此管理人員需要將具備開發價值的檔案進行整理，實現綜合統一開發，增加信息資源的價值。之后將檔案信息分發到查詢部門，為信息需求者提供咨詢服務。最后還需要做好檔案信息反饋服務，整合使用者的建議并以此作為檔案信息開發依據，不斷擴充檔案信息服務中心的功能。

3.3 提升檔案管理人員的綜合能力

隨著社會發展速度不斷加快，信息化技術也在快速發展當中。因此合理應用信息化技術可以有效落實和執行精細化管理理念。對于現代檔案管理工作來說，需要全面分析信息化管理特點，充分發揮出網絡大數據集成和節點傳播方式對檔案管理問題的特點進行分析，有利于制定出詳細的管理計劃。此外，按照檔案管理信息化特點明確崗位職責，采用精細化標準要求每一位檔案管理人員，這樣可以有效滿足檔案管理的職業需求。其次，為了更好地落實精細化管理理念，企業應當注重培養檔案管理人員的組合技能。可以通過專職培訓方式對檔案管理人員的工作能力進行測試和考核，包括檔案資料收集能力，網絡安全管理能力，硬件檢查和監督能力。按照不同管理人員的技術掌握情況實行針對性的培訓教育，全面提升檔案管理人員的工作水平，加強檔案管理質量。

3.4 注重宣傳檔案服務

為了實現精細化檔案管理要求，不能僅僅依賴管理人員，而是需要企業所有部門人員共同努力。因此不管是檔案管理人員還是其他員工都需要全面注重檔案管理工作，在應用檔案資料時可以提出自身需求。基于以上方面，檔案管理部門應當大力宣傳檔案管理服務，并且為員工提供檔案查閱和調取服務，全面提升檔案資料的利用率。

3.5 檔案管理信息化建設

企事業單位檔案管理信息化建設工作需要按照自身特點建立管理機制，并且按照國家相關要求實施標準化和規范化信息建設，在實際工作實踐中驗證信息化建設標準的規范性，有利于建立系統體系。在企事業單位檔案管理工作中最重要的就是質量與效率，因此在信息化建設期間需要充分應用科學技術，能夠應用計算機和網絡做好檔案管理工作。對于檔案管理人員來說，盡量實行無紙化檔案存儲，應用計算機和掃描儀及時更新檔案內容，做好圖片資料，音頻資料和視頻資料存儲工作。

4 結束語

綜上所述，在信息化時代背景下，檔案精細化管理才能夠符合社會對檔案管理工作的要求。所以在開展檔案管理工作時必須從建立和完善檔案管理制度、建立檔案信息服務中心、提升檔案管理人員的綜合能力、注重宣傳檔案服務以及檔案管理信息化建設等方面入手，這樣才能夠從根本上提升檔案管理精細化水平。

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