電子檔案數據丟失的原因及處理措施

鐘柳

摘 要：當今社會各行各業都離不開互聯網，人們利用互聯網儲存電子信息，并形成電子檔案加以儲存。然而計算機與各企業的融合時間并不長，很多企業無法合理的儲存和管理電子檔案，造成了很多電子檔案數據丟失。究其原因，無外乎是檔案的完整度低、對電子檔案數據的保密度不足以及管理軟件缺乏統一性這三點。現本文通過闡述電子檔案數據丟失的原因，找尋解決策略，以促進檔案信息化建設全面的、科學的發展。

關鍵詞：電子檔案數據；丟失原因；恢復方法

信息技術的迅速發展和廣泛應用，使人類生活發生了翻天覆地的變化。電子存儲方便快捷的用時，又節約人力物力財力，深受各界人士喜愛。隨著計算機進一步發展，它與各項工作的結合更加緊密，傳統的紙質資料被電子數據全方位代替。由此，產生的新的門類，即電子文件和電子文件的管理。盡管電子數據可以給人類的工作生活帶來極大的便利，但是電子檔案信息的缺點，仍然不可忽視。

1 造成電子檔案風險的主要原因

1.1 檔案的完整性不高

自人類進入信息化時代，大部分企業將工作的重點設定為建立健全文件信息處理體系。工作之初，企業將過去紙質的原始文檔信息直接轉化為數字信息。但由于原始文檔儲存時間過長，信息更新慢，部分信息已經失真，這就導致錄入的原始信息并不完整，甚至存在大量錯誤。加之，我國數字化程度并未達到頂峰，一些企業沒有完整的信息錄入流程，致使資料信息缺東少西。一旦出現緊急情況需要精確查找文件，計算機系統就會自動顯示文件缺失。加之，電子信息通過網絡彼此傳遞，個人對于信息的價值衡量標準不同，就會主觀的修改個人認為無用的信息。再者，很多信息管理者不會主動調查信息的真偽度，也不在乎信息的更新，使得很多電子檔案存在錯誤信息，并且長久的等不到改變。以上種種行為都致使電子檔案在完整度方面存在問題，這也就造成了電子檔案有很多隱藏的危險。

1.2 檔案內容的保密性不高

由于數字化是開放的、互聯的，如果很多電子資料不刻意的加以保護，就會很容易在網上曝光。加上我國目前電子檔案數據相關法案和規章制度并不健全，就會讓不法分子有可乘之機。檔案內容的保密度是影響企業生存與否的關鍵， 電子信息由于流水化工作，在不經意間就會泄露或者丟失信息。一般來說，泄漏和損失信息的原因可以歸結為無意識泄露和有意識泄露。所謂無意識泄露，是指在存儲和刪除文件時，文件被計算機系統周圍的其他系統察覺到，系統自動接受儲存。所謂有意識泄露則剛好相反，部分工作人員在沒有監督和管理的情況下，因經濟因素或者其他利益驅使，內心定力不強，將機密信息向熟人、朋友、顧客等泄露。此外，還有其他情況，例如不法分子通過高科技、遠程監控屏幕等手段竊取信息。總之，這些情況通常是由于缺乏保密性或管理者的責任造成的。

1.3 管理軟件缺乏統一性

由于電子文件和電子文件的非物質性和不穩定性，檔案工作者很難將注意力從自身轉移到電子文件和電子文件。因此，電子文件的原創性、完整性和真實性難以保證。但通過實地調查，發現許多組織仍在使用傳統的紙質文檔進行信息儲存，錄入信息流程不分前后，內容隨機而定，這使得信息在最初階段就存在缺失的危險。一些企業雖然進行了電子信息錄入，但是后期管理不當，信息不匯總、個人隨意管理。信息錄取不具備針對性，電子信息又采取分散管理的方式，這必然是造成電子檔案信息丟失。個人的計算機所具備的風險度不同，一旦風險來臨，根本無法控制局勢蔓延。當然，我國電子檔案管理也一直都存在著缺乏制度保障的問題。一方面，電子檔案的安全管理在實施過程中缺乏系統和標準的保障。在實施過程中沒有具體統一的操作程序可以實施。操作過程具有很強的隨意性。這就使得再風險發生的幾率大大增加。另一方面，國家對電子檔案的管理缺乏相應的法律法規管理。在早期電子信息技術傳播進入我國時，并沒有相關的法律法規來約定束縛網絡黑客，相關的管理措施也是空白的。在近10年，我國信息化程度越來越高，出現了相關的規定，但也只是留于表面，雖然有所進步，但仍然沒有達到讓不法分子望而卻步的境界。因此，無論是企業內部需要集中管理電子檔案，專業人士專人負責。國家也要應制定統一的，高層次的管理規定，從內到外，規范整個行業。

2 新時期加強電子檔案管理的措施

2.1 加強檔案管理人員的培養

各級檔案管理部門必須培養一批既懂檔案業務，又懂計算機技術的專業人才。以此同時，在對全體員工進行計算機知識培訓時，還要有選擇的提拔培養高層次人才。在招聘時，應盡可能地選擇計算機管理應用的高精尖人才，盡量讓其在進入職場之前，就具備電子信息處理、軟件開發等能力。入職后，讓此類人才掌握檔案科學的基礎理論知識和檔案管理知識的同時，還必須掌握建立現代化的系統的能力。并且，努力讓專業人士培訓非專業人士，傳授相關專業知識，提高企業總體的信息處理能力。良好的工作環境加之以專業人才操作，必然使得電子檔案信息化建設工作事半功倍，并且使信息丟失等隱患從根本消除。

2.2 完善電子檔案的管理措施

在電子文件的形成、處理、存檔過程中，信息自然會發生變化。即使有完善的信息安全技術，也必須有相應的管理措施，也難以阻止信息失真、信息丟失等隱患。電子文件和電子檔案信息保護的管理措施必須涵蓋整個過程，從最初的電子文檔的形成、累積，再到電子文檔識別、存檔，整個過程，必須有一套完整的管理體系和應對特殊情況的管理措施。在電子文檔管理的全過程中，信息安全管理措施可以包括以下幾個方面。首先，要建立和完善相關的法律制度。例如，黑客盜取密碼、制造病毒軟件、惡意攻擊他人計算機等行為進行法律層面的制裁；對情節較輕的行為，處以道德教育和警告。通過制定法律法規，讓人們知道計算機犯罪的嚴重性，有效的防止計算機犯罪。其次，要建立安全管理體系。由于電子文件由人工制作，其存儲、檢索、傳輸等處理均按照人們的意愿進行，主觀性過于強。因此，必須建立客觀的安全管理系統來規避漏洞。安全管理體系實施過程中，要求每一個環節的參與人員，必須本人簽字、錄音，對相關工作進行登記說明。建立此系統，可以在電子信息出現丟失、錯誤時，直接找到此信息的處理人員，無關人員不能承擔他人的責任。這樣大大的提高了電子信息儲存的安全性。

2.3 保證電子檔案的完整性

電子文檔的大量累積，使得建立一套科學嚴謹的電子文件管理錄取、儲存的工作模式迫在眉睫。電子檔案錄入時，工作人員應有一套完整的信息收集流程。在錄入信息后，應有依據的將各個信息進行分類，再將電子信息進行存檔，形成電子檔案，最終進行信息加密和信息備份。這就使得電子檔案從一開始就能科學、有序的被錄入，在后期有可以規范地進行管理。但是，電子文檔和電子文件具有在線傳輸的特點，就是使得信息可以在全網范圍內共享，且極容易被增加或減少。一旦某一部分信息被修改，就可能導致企業整體電子信息出現問題，甚至出現運行危機。因此，要嚴格管理接觸電子信息的人員，定期輪換，避免電子文件和電子文件的信息收集在其過程中不被偽造，丟失和被盜，保證信息的完整度和安全性。

3 結語

電子檔案的安全性直接影響單位或組織的利益和安全，甚至影響一個國家的文明的繼承與發展。雖然國內檔案界采用的電子文件安全保護措施尚有缺陷，但是只要找到問題并合理的解決問題，必然會讓電子信息技術蓬勃發展。以現在的國內趨勢看，此項工作任重而道遠，這就需要廣大檔案管理工作者和信息處理人員一起探索，共同努力，爭取在短時間內讓中國電子檔案數據儲存技術更上一層樓。

參考文獻

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