信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

孫麗筠

摘 要：隨著時代的快速發(fā)展，信息化水平逐漸提高，檔案管理工作作為當前非常基礎(chǔ)的一項內(nèi)容，推動檔案管理的信息化發(fā)展具有重要意義。下面文章主要從信息檔案管理存在的問題出發(fā)，探討具體的應(yīng)用對策。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；信息化；管理問題

在建設(shè)檔案信息管理過程中加快步伐，一方面可以推動我國現(xiàn)代檔案管理信息化的進程，另一方面還能使檔案管理朝更加有序和規(guī)范的方向發(fā)展。而實踐表明，檔案管理信息化的流轉(zhuǎn)方式，現(xiàn)如今已變成檔案管理向更遠處發(fā)展的一種趨勢，而這也是提升生產(chǎn)效率的重要手段之一。

1 檔案管理向信息化發(fā)展的重要意義

信息化時代的到來，使得信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用已經(jīng)成為大勢所趨。當前信息技術(shù)已經(jīng)在社會的各個行業(yè)中取得了廣泛而長足的應(yīng)用，為人們的日常生活、工作和學習帶來了巨大的變革和改善。另一方面，會計檔案往往并不只包括簡單意義上的機械化文件搜集及整理工作，在其管理的過程中，它還代表了相關(guān)檔案管理人員勞動與智慧的結(jié)晶。將信息技術(shù)大規(guī)模的應(yīng)用在檔案管理工作中，不僅可以有效提升檔案管理工作的效率和水平，還可以減少工作人員的工作量，將勞動力解放出來，從而取得經(jīng)濟效益上的進步。同時采用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案管理進行文件收集和整理等管理工作，還可以避免重復勞動，造成人力浪費；可以節(jié)約物資成本，將成本降到最低，還能保證檔案管理工作的質(zhì)量。此外，在對檔案管理進行數(shù)據(jù)分析的同時，還有可能產(chǎn)生新產(chǎn)品的靈感，有利于新產(chǎn)品的研發(fā)，從而獲得更好的經(jīng)濟效益和社會效益。

2 檔案信息化存在的問題

2.1 檔案管理人員信息化意識薄弱

在全面建成小康社會的今天，越來越多的崗位比以往更需要知識性人才。檔案管理工作也不例外，如今的檔案管理絕對不是簡單的收集檔案，擺放檔案這么簡單。一方面，部分檔案管理工作人員的年齡普遍偏大，信息化意識有待提高，缺乏檔案管理的有關(guān)電子信息知識；另一方面，部分檔案館確實相應(yīng)的提高了硬件設(shè)備，優(yōu)化了電子化、信息化的質(zhì)量，卻忽略了對其員工的信息化意識和技能的培養(yǎng)，專業(yè)的信息化咨詢與分析人才也很稀少，致使管理人員普遍存在信息化意識弱、信息化專業(yè)知識不足、服務(wù)意識和技能落后有待進一步提高，不能很好的提供更快捷、高效、優(yōu)良的檔案服務(wù)，嚴重阻礙了許多檔案館信息建設(shè)的發(fā)展步伐。

2.2 管理信息的體制及規(guī)劃的落后

首先，我國檔案管理在體制方面較為落后。在空間分布方面檔案資源是互相分離的。他被權(quán)限和資金所限制，從而不能在全國范圍內(nèi)進行統(tǒng)一規(guī)劃和設(shè)計。其次，檔案信息化存在相當程度的不確定性，我國的檔案數(shù)字化正處于不斷變化和發(fā)展的建設(shè)當中，如此也就導致，在對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進行設(shè)計時存在諸多問題，進而導致我國信息化檔案不夠全面和真實。

2.3 電子檔案鑒定責任不清

電子檔案鑒定指的是通過鑒定內(nèi)容判斷檔案的價值。檔案的鑒定在檔案管理中是一項艱巨的任務(wù)。對于電子檔案的鑒定，需要相關(guān)部門共同完成，這項工作耗時耗力，具有一定難度。然而，對于電子檔案的管理還不成熟，對于鑒定責任不夠明確，使得的電子檔案鑒定工作不能得以實施，一直保持停滯不前的不利狀態(tài)。在這樣的情況下，造成需要鑒定的檔案越來越累積，使得管理難度愈加明顯。

3 信息時代檔案管理的提升對策

3.1 加強工作人員對檔案管理信息化建設(shè)的認識和責任意識

檔案的信息化管理具有效率高，時效性強等優(yōu)點。因此面對其帶來的雙重影響，需要檔案管理員具備極強的工作責任心和任務(wù)感。相關(guān)單位部門要加強檔案管理員信息化建設(shè)意識，將檔案管理建設(shè)工作擺在一個突出地位，抓好并監(jiān)督其實施的全過程。其次，對于相關(guān)單位領(lǐng)導來講，要從自身做起，提高自己的信息化建設(shè)意識，關(guān)注本單位檔案管理發(fā)展的實時動態(tài)，同時了解國內(nèi)外最先進管理技術(shù)與經(jīng)驗，敢于接受新技術(shù)，在提高自身能力的前提下，重視相關(guān)工作團隊的意識培養(yǎng)和能力鍛煉。最后，要提高對檔案管理工作人員的思想認識，不斷革新，開發(fā)自身，嚴格按照最新規(guī)定辦事，確保相關(guān)工作順利開展。

3.2 有效利用檔案，強化利用檔案信息資源的水平

有效利用檔案，是發(fā)揮檔案價值的重要體現(xiàn)。檔案管理部門通過將檔案資料數(shù)字化，利用網(wǎng)絡(luò)形成檔案管理的網(wǎng)站，而檔案使用者借助網(wǎng)絡(luò)，經(jīng)過查詢、辦理相應(yīng)手續(xù)后可獲取所需的檔案信息資源。這樣便于檔案管理部門不僅可以滿足檔案使用者的需求，還能提升管理人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。為強化檔案信息的利用水平，管理人員應(yīng)構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)平臺，在配置各種硬件與軟件設(shè)施的基礎(chǔ)上積極研制適應(yīng)管理系統(tǒng)的軟件，還要將檔案信息的錄入、整理分類等工作規(guī)范化、標準化，并對各種電子文件進行整合，便于使用者查詢。為保證檔案信息的安全性，管理人員需將室藏文件設(shè)置一定的瀏覽、查閱等使用權(quán)限，還要對查閱者的身份進行網(wǎng)上驗證，同時在檔案管理過程中懂得如何挖掘檔案信息數(shù)據(jù)，并不斷更新網(wǎng)絡(luò)化管理手段。

3.3 拓寬檔案管理服務(wù)的范圍，創(chuàng)新管理服務(wù)

在信息化時代下，對檔案管理進行創(chuàng)新，就應(yīng)該拓寬管理服務(wù)的范圍和途徑。首先便要求檔案管理的有關(guān)部門要基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，拓展一個查詢功能，以方便管理部門的人員可以直接通過該功能進入服務(wù)渠道，繼而獲取自身所需的檔案信息和數(shù)據(jù)。此外，針對信息化基礎(chǔ)的應(yīng)用，檔案管理部門還應(yīng)該設(shè)置一個完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并在確保網(wǎng)頁內(nèi)容和結(jié)構(gòu)的設(shè)置都科學合理的基礎(chǔ)上投入檔案管理使用，這樣一來更有利于檔案管理部門的人員以及科研工作人員通過該網(wǎng)絡(luò)有效的查詢所需的信息數(shù)據(jù)。由此看來，這種服務(wù)功能的拓展為檔案管理人員帶來了極大的便利性。此外，在拓寬檔案管理服務(wù)范圍的同時，也不要忽視對相關(guān)法律法規(guī)的重視程度，在建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的過程中應(yīng)該嚴格遵守相關(guān)規(guī)定，在內(nèi)容和結(jié)構(gòu)的設(shè)置上確保合理與合法性。

3.4 建立健全信息化檔案管理體系

規(guī)范化信息檔案室建設(shè)標準與要求，明確數(shù)字檔案資源建設(shè)、檔案實體與信息安全、質(zhì)量管控及數(shù)據(jù)驗收等方面的任務(wù)和要求，不斷健全信息化檔案管理體系及其相關(guān)管理制度，在實現(xiàn)檔案信息完整性、真實性和可讀性的前提下，不斷加強檔案載體的多樣化、信息收集方式的多樣化、檔案服務(wù)的標準化和人性化，擴充檔案管理工作的內(nèi)涵。

3.5 提升硬件水平

檔案管理部門必須認識到：信息化工作離不開硬件支持，因此，各地檔案管理部門必須提升自身硬件水平，如為檔案管理室安裝中央空調(diào)、抽濕機等，以此來確保檔案管理室的室內(nèi)條件達標。同時，檔案管理部門還必須為工作人員配置性能卓越的計算機，以便滿足檔案信息化工作的需要。此外，為建立健全檔案安全管理工作機制，預(yù)防重大自然災(zāi)害和突發(fā)性事故的發(fā)生，做好應(yīng)對災(zāi)害引起危害的應(yīng)急處置措施準備，加強檔案的安全保障和救災(zāi)能力，檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合本單位檔案工作的實際情況，制定檔案安全管理應(yīng)急預(yù)案。

4 結(jié)語

總而言之，隨著信息技術(shù)的融入，人類社會發(fā)展對信息資源的需求越來越迫切，己經(jīng)成了不可多得的戰(zhàn)略性資源，檔案管理信息化建設(shè)還有很多方面需要改進，它內(nèi)容廣泛、體系龐大，在應(yīng)用中還需要不斷的完善與創(chuàng)新，制定與之相關(guān)的制度體系，提高我國檔案信息化的整體水平。

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