如何推行中學檔案工作的規范化標準化

摘 要：檔案管理是學校管理工作的一項重要內容，通過對檔案的管理有助于提升校園管理效益，挖掘檔案資源，推動學校的發展?；诖?，本文先是分析了中學檔案管理的現狀，其次提出了推動規范化、標準化檔案管理工作的有效策略。通過展開規范化檔案管理工作，讓學校檔案得到更完整的保存，為學校管理提供檔案支持，為學校長遠發展建立基礎。

關鍵詞：中學管理；檔案管理；規范性；標準化管理

檔案管理是一項復雜的工作，規范化和標準化的檔案管理可以更完整的保護中學檔案資料，讓學校檔案可以發揮出更大的作用，提高檔案管理的規范性有助于提高管理工作效率，提高檔案完整性，提升學校的管理能力。因此，研究檔案管理的規范化和標準化具有重要的意義，在校園管理工作中展開規范化檔案管理，有利于簡化管理程序，提高學校管理能力有輔助作用。

1 中學檔案管理現狀

目前中學檔案管理并沒有規范的管理制度，本校檔案工作參考的《廣州市學校檔案工作規范》為內部文件，國家缺少統一的標準和制度。領導對于檔案管理工作不夠重視，沒有建立規范管理制度的意識。由于缺少管理制度的規范，檔案管理工作缺少參照標準和規則，管理工作十分混亂。學校領導在管理學校上，更加重視教學質量，重點管理教育教學工作，沒有認識到檔案的重要價值，讓檔案中有重要價值的信息資源被擱置浪費。

另外，中學檔案管理使用工具落后，管理人員素質水平有限。目前學校的管理人員并不是專業人員，雖然參加過檔案業務培訓，但對檔案管理的全面工作不太熟悉，只是當做辦公室文職工作進行管理[1]。工具和人才的缺乏導致檔案管理效率低下。如今很多先進的檔案管理信息技術和信息系統被應用在管理中，但是中學并沒有及時引進，仍然使用紙質檔案，以人工方式進行管理。如果出現人工操作失誤，或者檔案丟失，會給學校帶來巨大損失。

2 推動標準化檔案管理工作的有效策略

2.1 注意對檔案管理工作的領導和重視

學校檔案是教學科研工作中形成的有保存價值的各種文字、圖片、聲像材料，具有憑證作用和參考作用。推行檔案規范化和標準化管理，學校領導要加強對檔案管理的重視和領導，讓檔案管理工作成為管理的重要內容。學校領導需要以檔案管理標準要求管理工作，在宏觀層面對管理工作進行引導，和教學工作結合起來，共同展開管理。在中學中，要招聘檔案管理專業人員帶領管理人員，保證檔案管理的專業性。學校加強對檔案管理工作的重視，安排專業的檔案管理人員加入檔案管理工作，從而讓檔案管理進入到規范工作的軌道中，讓檔案管理效率得到明顯提高。中學只有在大方向上加以領導，提高學校領導和管理人員對管理工作的重視程度，才能把控檔案管理工作的方向，讓檔案管理工作可以提高工作標準和工作規范性。

2.2 以培訓提高檔案管理部門工作能力

中學檔案管理工作涉及到學校行政檔案、教學檔案、黨群檔案，以及相關基建檔案和聲像檔案等，管理內容繁多，管理工作繁瑣，人工管理方式已經難以滿足當前檔案管理的要求[2]。因此，中學需要積極提高管理部門能力，優化檔案管理工作，提高管理人員的素質水平。首先中學需要引進信息化工具，將檔案積極轉化為電子檔案，使用計算機工具進行編目歸檔。中學可以引進先進信息管理系統，利用規范化的管理系統進行規范化管理。其次中學要注意對檔案管理人員的培訓，提高管理人員素質水平是推動規范化檔案管理的關鍵，安排管理人員進行專業檔案管理培訓，保證管理人員可以掌握必要的專業知識。

例如：中學借鑒國內大企業的管理經驗，引進信息管理系統，使用信息管理工具進行檔案的管理。將重要的紙質檔案進行電子化處理，在系統中保存起來，在后期學校直接生成電子檔案。在信息系統中，學校要將電子檔案進行備份處理，避免檔案丟失，同時利用訪問權限保證檔案私密性。學校要定期組織管理人員進行培訓，針對檔案管理標準，對管理人員進行培訓， 保證管理人員對于管理規范十分熟悉，在工作中嚴格執行檔案管理規范。為了規范管理工作，中學可以對管理人員展開考評制度，根據規范制度的落實情況、檔案工作的開展情況以及管理效果，對管理人員進行評價，評價結果將納入管理人員的績效考核中，從而維護檔案管理的規范性效果。

2.3 建立規范標準的中學檔案管理制度

一個規范標準的檔案管理制度可以讓檔案管理工作具備一個統一的標準，減少使用檔案過程中出現的使用權限、借用手續、使用方式以及使用要求上存在的矛盾。在中學檔案管理制度中，包括保密原則、借用程序、崗位責任以及歸檔取用操作等內容，制定規范管理制度之后，需要要求管理人員按照規范制度執行，保證檔案管理工作達到標準化水準。例如：要求學校在立卷歸檔時，要保證檔案內容可以完整的記錄校園的實際情況，可以反映出學校真實的教學情況、科研情況以及管理工作，準備完整的手續，保證文件材料可以得到長期保存。在建檔完成后，要根據檔案對于學校的價值，確定檔案材料的保密級別，制定文件保存期限。檔案內文件的排列順序需要按照標準，文字材料在最前面，圖樣在文字之后，正文在文稿之前，將文件順序目錄和頁碼張貼在右上角。學校檔案文件中，文件排版格式、標題格式、批注、簽名、報表等格式都需要使用統一的標準進行制定，從而進行規范化管理。

2.4 積極支持檔案管理開發和科研工作

中學檔案是學校建設發展過程的記錄，教師的教學和科研活動形成的寶貴資料，中學檔案直接反映著校園的特色和面貌。通過檔案可以了解一個學校的行政管理標準、校園歷史和發展規劃，檔案作為一個學校校園文化的積淀，是學校的寶貴財富。中學想要推動規范化檔案管理，需要大力支持檔案開發和科研工作，讓標準化檔案管理獲得發展的動力。通過對學校檔案的開發利用，推動校園文化的建設，創建健康積極的校園環境。對檔案展開科研工作，將學校檔案中重要的信息作為科研資源，推動學?？蒲谢顒拥恼归_。例如：中學可以舉辦科研競賽，鼓勵教師使用檔案資料展開研究，針對學校管理和發展提出研究結論，從而為學校的發展提出建議。這樣可以讓檔案資料發揮出更大的價值，體現出規范化管理的效果，讓校園檔案管理工作可以形成良性循環。

3 結論

綜上所述，本文基于中學檔案管理的現狀，提出了推動檔案管理工作提高規范性的有效對策。首先中學要注意對檔案管理工作的領導和重視，主動投入更多的精力在檔案管理工作中；其次要以培訓提高檔案管理部門工作能力，對管理人員展開培訓，引進更先進的信息管理系統；再者要建立規范標準的中學檔案管理制度，以制度約束管理工作，提高管理工作規范性；最后要積極支持檔案管理開發和科研工作，讓學校檔案發揮更大的價值。

參考文獻

[1]程蕾.試析中學檔案管理工作問題與工作效率提升方式[J].辦公室業務，2018（11）：122.

[2]陳雁如.新形勢下中學檔案管理的主要問題與優化策略[J].辦公室業務，2018（01）：119.

作者簡介

張倩（1985-），女，漢，湖北省漢川人，本科，二級教師。