淺談國(guó)外電子文件管理模式的優(yōu)勢(shì)

于麗

摘 要：電子文件管理模式為電子文件管理確定了基調(diào)及整體框架，它是電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略的核心組成部分。從某種意義上來說，對(duì)國(guó)外電子文件管理模式的認(rèn)識(shí)實(shí)際上就是對(duì)UBC模式和Pitt模式的把握。

關(guān)鍵詞：國(guó)外電子文件；管理模式

電子文件管理模式為電子文件管理確定了基調(diào)及整體框架，它是電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略的核心組成部分。從國(guó)際范圍來看，已經(jīng)出現(xiàn)了具有代表性、影響較大的電子文件管理研究項(xiàng)目，如加拿大英屬哥倫比亞大學(xué)主持的“保護(hù)電子文件的完整性”項(xiàng)目，以及以此為基礎(chǔ)開展的“永久保護(hù)真實(shí)的電子文件”國(guó)際項(xiàng)目；美國(guó)匹茲堡大學(xué)主持的“文件保管的功能需求”項(xiàng)目。而已為國(guó)際檔案界普遍認(rèn)可的電子文件管理兩大模式——哥倫比亞模式（下簡(jiǎn)稱UBC模式）與匹茲堡模式（下簡(jiǎn)稱Pitt模式）正是分別建立在上述研究基礎(chǔ)之上。因此，從某種意義上來說，對(duì)國(guó)外電子文件管理模式的認(rèn)識(shí)實(shí)際上就是對(duì)UBC模式和Pitt模式的把握。

1 對(duì)國(guó)外電子文件管理模式

對(duì)兩大模式的態(tài)度從最初“一種聲音”轉(zhuǎn)變?yōu)椤岸喾N聲音”的過程中，反思和批判的“不和諧”之音值得我們關(guān)注。維多利亞公共檔案館的《維多利亞電子文件管理戰(zhàn)略》指出，從檔案的角度看，Pitt模式和Duranti模式（即UBC模式）沒有什么差別；僅僅從實(shí)施的角度來看，Pitt模式更容易執(zhí)行。兩大模式的反對(duì)者指出，盡管兩大模式存在差異，但是兩者共性居于主導(dǎo)地位。在他們看來，UBC模式和Pitt模式如同“皇帝的新衣”，那種認(rèn)為“新衣”能夠提升檔案職業(yè)地位的想法僅僅是種幻覺，它只能使檔案群體在文化上、社會(huì)上變得更“貧瘠”，并且從智力支持上來說更“裸露”。

國(guó)外學(xué)者的反思之聲也促發(fā)了筆者對(duì)國(guó)外電子文件管理模式的思考，筆者認(rèn)為，真正理解兩大模式不僅需要把握它們的內(nèi)容，還需要在其他幾個(gè)方面深入研究。首先，需要嘗試對(duì)產(chǎn)生不同模式的國(guó)家的文件、檔案管理實(shí)踐作“局內(nèi)人”的審視，因?yàn)椤熬滞馊恕备舭队^火式的觀察，只能是對(duì)特定模式理解的“隔靴搔癢”。同樣是電子文件管理為什么在這里產(chǎn)生的是如此的模式，而不是反之？該國(guó)檔案?jìng)鹘y(tǒng)、文件管理實(shí)踐對(duì)電子文件管理模式產(chǎn)生了什么影響？ 其次，還需要對(duì)兩大模式提出者的思想作分析。理論的構(gòu)建和構(gòu)建者密切相關(guān)，就電子文件管理而言，尤其需要考察電子文件管理研究的領(lǐng)頭羊———露西安娜·杜蘭蒂和戴維·比爾曼的思想。其中兩者的教育、專業(yè)背景以及對(duì)檔案理論的不同認(rèn)識(shí)對(duì)電子文件管理模式的構(gòu)建產(chǎn)生了什么影響？這些影響是消極的，還是積極的？最后，評(píng)價(jià)電子文件管理模式優(yōu)劣的重要標(biāo)準(zhǔn)就是看兩大模式在實(shí)踐中的運(yùn)用情況，事實(shí)上國(guó)外已經(jīng)開展了許多電子文件實(shí)踐項(xiàng)目來檢驗(yàn)兩大模式，比如檢驗(yàn) Pitt模式業(yè)已實(shí)施的項(xiàng)目有印第安納大學(xué)電子文件管理項(xiàng)目、特拉華州檔案館和費(fèi)城文件管理項(xiàng)目。因此為了客觀評(píng)價(jià)電子文件管理模式，需要對(duì)上述項(xiàng)目執(zhí)行情況作全面考察。

2 對(duì)我國(guó)電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略的啟示

1）對(duì)目前兩大電子文件模式不能盲目信仰，在學(xué)習(xí)和借鑒之前需要全面、深刻認(rèn)識(shí)兩大模式形成的特定文件檔案管理傳統(tǒng)、模式代表人物思想、模式實(shí)踐運(yùn)用的狀況。理論本身的有待完善性及中外實(shí)踐的不同，決定了我們對(duì)待國(guó)外電子文件模式應(yīng)該抱著“拿來主義”的科學(xué)精神。現(xiàn)有的電子文件管理模式無論是其理論構(gòu)建還是實(shí)踐檢驗(yàn)，都證明了它們?nèi)匀淮嬖谥毕荨Ａ硪环矫妫c西方一些國(guó)家相比，我國(guó)有“重檔案管理、輕文件管理，重保管、輕利用”的檔案?jìng)鹘y(tǒng)，我國(guó)電子文件管理模式如何體現(xiàn)和適用于這種實(shí)踐？ 借助于制定我國(guó)電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略、構(gòu)建我國(guó)電子文件管理模式的契機(jī)，如何在一定程度上扭轉(zhuǎn)和改變?cè)袑?shí)踐模式，體現(xiàn)電子文件管理模式作為一種新模式的合理張力？新模式如何在被動(dòng)適應(yīng)與主動(dòng)改變中取得平衡？

2）需要重新認(rèn)識(shí)電子文件管理模式與傳統(tǒng)檔案理論、檔案實(shí)踐的關(guān)系，及前者對(duì)后者的潛在影響。研究不僅要解決“燃眉之急”，更要“未雨綢繆”，短視、實(shí)用主義的研究往往會(huì)使我們 “只見樹木，不見森林”。具體就電子文件管理模式而言，關(guān)注模式是否能夠直接指導(dǎo)實(shí)踐固然重要，探究其背后隱含的東西以及在更廣闊背景下的含義同樣十分重要。例如，檔案管理中的鑒定，從傳統(tǒng)文件“至下而上”到電子文件的“至上而下”的鑒定方法，這種變化是否意味著對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方法的否定？盡管說新模式顛覆傳統(tǒng)模式為時(shí)過早，有武斷之虞，但是這種管理方法上的轉(zhuǎn)變卻不可否認(rèn)，這種轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理意味著什么？新模式對(duì)檔案職業(yè)/檔案工作者的生存和發(fā)展產(chǎn)生了什么影響？對(duì)實(shí)際工作者和研究者提出了哪些新要求（如知識(shí)、技能結(jié)構(gòu)、團(tuán)隊(duì)構(gòu)建、合作者的選擇等）？這些要求和變化反過來又是如何影響和重塑檔案專業(yè)的呢？

3）電子文件管理模式的選擇可能并不是非“此”即“彼”，學(xué)習(xí)和借鑒外已有的電子文件管理理論的同時(shí)，應(yīng)基于“檔情”選擇和改造適合我們的模式。國(guó)外對(duì)電子文件管理模式認(rèn)識(shí)的發(fā)展和轉(zhuǎn)變，也從一個(gè)側(cè)面說明了無論是UBC模式還是Pitt模式均存在著缺陷，兩者作為電子文件管理模式的合法性受到了質(zhì)疑。我國(guó)電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略之電子文件管理模式的選擇必然要將國(guó)外已有的理論研究成果和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)“為我所用”，但是并不是“全盤照抄”或者是簡(jiǎn)單的“改頭換面”，而是基于正視我國(guó)“檔情”和對(duì)兩大模式“一分為二”態(tài)度之上的學(xué)習(xí)。事實(shí)上，國(guó)外電子文件管理模式選擇上也反映了基于“檔情”，澳大利亞更多是以Pitt模式為基礎(chǔ)，而美國(guó)更傾向于以UBC模式為基礎(chǔ)。

4）電子文件管理模式不是空洞的，它不僅僅是框架和理念層面的，需要全面反映在宏觀層面（目標(biāo)定位、總體規(guī)劃、框架）、中觀層面（管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)）和微觀層面（功能需求、管理系統(tǒng)開發(fā)等），微觀層面尤其不能忽視。很多人認(rèn)為電子文件管理模式主要還是著眼于宏觀層面，因此微觀的電子文件管理相關(guān)問題與模式關(guān)聯(lián)不大，其實(shí)不然，好的模式必須能夠?yàn)榈讓釉O(shè)計(jì)和具體問題的實(shí)施指明方向和提供指導(dǎo)。因此，從這個(gè)意義上來說，電子文件管理模式又是具體的。比如目前現(xiàn)有的電子文件功能需求和軟件設(shè)計(jì)均突出體現(xiàn)了兩大模式對(duì)于文件作為“證據(jù)”及憑證價(jià)值的關(guān)注，而對(duì)文件/檔案文化、歷史、社會(huì)價(jià)值的考慮基本缺失，因而在設(shè)計(jì)中被忽略了。功能需求不能僅以反映和維護(hù)文件證據(jù)性為主要目標(biāo)，如何通過新模式強(qiáng)調(diào)文件的后者價(jià)值并在功能需求中加以體現(xiàn)，是值得我們思考的問題。