紙質檔案數字化前整理工作現狀探索

蘇曉蓉

摘 要：隨著社會科學技術的發展，電子政務和互聯網政務已經成為政府發布信息的主要渠道。檔案館通過對館內大數據分析處理和增值完成各項工作。在此背景下，紙質檔案如果想要發揮自身的作用就必須要進行數字化、信息化處理。本文從紙質檔案數字化前整理工作的實際情況出發，探索整理工作中遇到的各種問題并提出合理的解決方法，希望能夠推進我國紙質檔案的數字化整理進程。

關鍵詞：紙質檔案；數字化；整理工作；探索

1 紙質檔案數字化處理前經常遇到的問題

1.1 紙質檔案中存在頁碼重編、漏編以及頁碼不連續等現象

翻看和整理檔案館內現存的紙質檔案，很多檔案中都存在的許多頁碼編輯錯誤的問題。有的檔案頁碼進行了重編，一張有多個頁碼；有的甚至整個檔案都沒有進行編碼；有的檔案中頁碼不連續，檔案混亂無序。在進行數字化整理時，頁碼問題會造成掃描錯誤，使得工作效率降低，增加勞動成本。

1.2 紙質檔案卷內文件目錄漏編、錯編的問題

紙質檔案經常存在的另一個問題句式卷內文件目錄的編輯錯誤問題，通常有以下兩個方面：一是目錄缺失的情況。打開檔案對照文件目錄，只有第一個文件中的內容是與檔案目錄相符合，剩下的其他文件的內容與檔案目錄毫無關聯。也就是說其余與文件目錄相對應的文件沒有進行正確的歸檔整理。二是檔案目錄數據中著錄項目與現存的檔案不能夠進行吻合。如檔案標題對于文件材料內容的表述不足、責任者、文號、成文時間等不準確。紙質檔案卷的這兩種文件目錄錯誤會檔案降低檢索的差速率和查準率，增加工作人員的勞動成本。

1.3 紙質檔案自身質量問題

紙質檔案在進行數字化整理時遇到的最多的問題還是紙質檔案自身的問題。一是檔案中霉變、字跡擴散、破損、蟲蛀等現象。很多檔案由于建立的時間比較長，之前的保管條件不善以及書寫不規范，導致檔案受到了損壞，無法進行掃描。二是檔案內容不完整。將檔案內容進行整理時，通過對目錄、頁碼、內容進行比對，部分檔案的內容不完整，存在缺失的現象。三是紙質檔案內容混亂。由于工作人員的疏忽，經常會把檔案的排序弄錯，導致檔案中的內容次序顛倒。四是紙質檔案中的金屬器件造成的損壞。之前的檔案裝訂都是采用的訂書釘、大頭針、曲別針等金屬器件。這類金屬隨著時間會發生氧化現象造成檔案的損壞。五是在紙質檔案中有的內容涉及到了一些敏感的信息，如國家利益、個人隱私、敏感事件等。

2 紙質檔案數字化處理前問題的解決方法

2.1 頁碼編輯錯誤的處理

面對紙質檔案中的頁碼編輯錯誤的問題，整理人員要及時處理。針對早期裝訂錯誤導致的頁碼混亂，則需要按照頁碼順序重新進行整理和排序。如果遇到了檔案頁碼的編輯錯誤，如錯編、漏編等，就需要依據《紙質檔案數字化技術規范》對出現問題的紙質檔案卷的全部內容進行重新的頁碼編輯。

2.2 文件目錄編輯錯誤的處理

2.2.1 文件目錄漏編的解決方法

如果在整理時發現文件目錄存在漏編的問題，整理人員首先根據檔案的內容把目錄進行分件整理，然后按照《檔案著錄規則》把該文件的目錄重新編寫，最后把重新編輯好的文件目錄增加到機讀目錄中。

2.2.2 檔案卷內目錄編輯錯誤的問題的解決方法

1）文件題目的錄入錯誤。有時文件的題目會出現一些錯別字，如“農業”錄入成“農頁”，或者是出現一些不規范的簡化字，如“副書記”錄入成“付書記”。另外一種情況時文件的題目名稱與文件的內容不相符。例如，某些檔案的題目是“通知”、“會議記錄”、“黨組會議”等，過于簡單并且不包含具體信息，影響檢索效率；有的人事任免文件、干部調動等，并沒有把全部涉及到的人事干部都標注上，指標注了部分人的信息；還有的部分檔案中文件的題目不能夠準確地表達和總結概括全文的意思，如有的檔案包括了請示和批復，但是在文件的題目中只包含了請示。面對上述這幾種情況，整理人員需要根據檔案中文件的實際情況把所有的著錄重新檢查一遍，發現錯誤后把卷內目錄和機讀目錄都進行修改。

2）同一責任者名稱錯誤問題。根據檔案錄入的要求，對于責任者應當錄入全稱或者簡稱，并要保持同一。在實際錄入中經常會出現簡稱和全稱摻雜使用的現象。還有的檔案中，錄入人員把單位名稱作為每份文件的責任者，這是不符合規章制度的。錄入人員必須提高自身的責任感，嚴格按照檔案著錄規則錄入責任者名稱。

3）文號錄入錯誤。一個是在錄入時沒有錄入完整的文號，有的是只錄入文號的年度和發文順序號，有的對于聯合發文的一文多號情況錄入不全。另一個是文號的錄入錯誤，有的是出現文字錯誤，有的則是時間錯誤。錄入人員要嚴格按照《檔案著錄規則》進行處理，增加漏錄的文號，修改錯誤的文號。

2.3 紙質檔案自身質量問題的解決方法

1）紙質檔案中出現破損、蟲蛀、字跡擴散、霉變等問題的解決方法。整理人員首先要對檔案進行檢查，把問題進行歸類處理。對于檔案破損輕微的，可以進行簡單的修復；對于折皺不平的檔案，進行壓平處偶理后再對其進行掃描。檔案破損嚴重并且無法進行掃描的，整理人員需要在機讀目錄中注明“本檔案破損嚴重，未數字化”。

2）紙質檔案缺失的解決方法。在對進行紙質檔案進行檢查時發現了檔案的缺失時，要仔細確認缺失情況。如果是裝訂錯誤導致的順序顛倒只需要按照正確順序從新裝訂即可。一旦確認檔案缺失，整理人員必須要把實際情況在機讀目錄中給予注明。

3）紙質檔案中內容排序混亂問題的解決方法。紙質檔案在進行數字化管理前，整理人員需要將檔案的目錄與檔案的內容進行比對，發現排序混亂的情況后，先將檔案進行重新整理排序，然后編制新的頁碼。

4）紙質檔案中有金屬氧化物問題的解決方法。紙質檔案中的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬氧化物發生氧化后會對檔案造成破壞，在解決這些破損時為了降低對檔案的破損，需要在不破壞檔案的情況下盡量拆除。如果拆除金屬裝訂物會對檔案造成破壞，那么則禁止拆除，交由專業人員進行拆除，然后再進行數字化管理。

5）對紙質檔案中內容涉及敏感信息問題的解決方法。如果整理人員在對檔案數字化時發現檔案內容涉及到了敏感信息，那么切勿掃描全文，要把未掃描全文的原因記錄到機讀目錄的附注項中。

3 結語

本文探索了紙質檔案在數字化整理時遇到的各種問題，如目錄錯誤、頁碼錯誤、內容錯誤，提出了每種問題的解決方法。目前，全國各地都在開展紙質檔案的數字化整理工作，希望本文能夠給予整理人員幫助，提高勞動效率。

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