如何做好新時期事業單位人事檔案管理工作

蔡成奎

摘 要：人事檔案成了人才信息的重要承載，也是人才信息的源泉。人事檔案能夠十分清晰地反映出人才的個人經歷、工作表現、獎懲情況和行為軌跡，是人才選舉的重要途徑。在人事檔案管理的過程中，完善人事檔案管理工作，對人才資源開發產生了十分重要的作用。在人事制度改革力度不斷加大的背景下，事業單位人事檔案管理變得越來越重要。從人事檔案管理工作開展的必要性出發，優化其工作的具體策略，可以為提升人事檔案管理工作的水平提供穩定的基礎。

關鍵詞：事業單位；人事檔案管理；措施

1 事業單位人事檔案管理的必要性

1.1 人事檔案的基礎性價值和意義

在事業單位進行人才聘用的過程中，能夠提供相應的幫助。同時，在實際管理中也可以結合員工的實際工作情況開展評判工作。在對個人人事檔案的分析過程中，會對以往工作經歷進行分析和研究，隨之開展綜合性分析。由此，事業單位才會合理地運用人才。

1.2 人事檔案在決策中的作用和價值

在事業單位發展的過程中，要從績效考核、員工考核等層面出發，這些內容和職工的利益存在很緊密的聯系。一般來說，在人事檔案之中會對職工業績和工作成效進行詳細記錄，事業單位在對這些內容進行調閱的時候，就會從客觀性的角度對職工進行評價。由此，事業單位的決策就會變得更加科學和合理。事業單位中的人事檔案對職工的不同階段進行全面的記錄，不管是事業單位工作內容的變更還是信息的變換都可以成為重要的依據。尤其是在單位進行干部選拔的過程中，能夠獲得真實和有效的信息。

1.3 人事檔案在職工成長跟蹤中的作用

事業單位通過人事檔案就會對職工的成長有一個清晰的了解，在其中找出職工的優點。這樣，人才在培養和分配上才會有效，職工人才價值才會得到有效的彰顯。事業單位對人事檔案進行合理的管理和運用，就會實現人力資源的合理優化，對人力資源信息進行共享，讓人才進行合理的流動。

2 當前事業單位人事檔案管理工作存在的問題分析

2.1 對人事檔案管理不夠重視

因為受傳統理念影響較大，之前事業單位人事檔案管理工作相對較片面，只重視個人政治面貌、受教育程度、家庭背景以及社會關系等基本資料收集，這些已無法滿足當前社會發展的新需求。目前部分企業對人事檔案管理工作依舊認識不全，未意識到該項工作的重要性，認為檔案管理工作不過是資料收集和歸檔工作，未給予信息化建設高度重視，上述這些都會影響我國人事改革的進程，不能滿足新時期背景下的管理需求。

2.2 人事檔案神秘性嚴重

一直以來，事業單位人事檔案管理都秉承封閉式管理原則，過度強調人事檔案管理的保密性與政治性，未重視人事檔案管理的其他作用，如社會化作用。另外，事業單位檔案管理意識缺乏，思想保守，沒有積極宣傳檔案管理的服務性，不能為企業員工提供有效服務。在工作中會發生檔案查閱難的問題，為此事業單位內部員工對人事檔案充滿了敬畏感與神秘感，不能便利地獲取個人檔案。

2.3 信息化建設力度不足，未實現信息共享

目前，事業單位在信息數據庫建設方面缺少資金投入，在實際建設中還有數據錄入不全、更新不及時、檢查不到位的問題。此外，因為網絡的不穩定性，部分計算機病毒、網絡犯罪還會影響檔案數據庫的整體安全。另外，人事檔案數據同網絡建設形式不一致，導致人事檔案管理的規范性不強，使人事檔案信息共享受阻，嚴重制約檔案信息化建設的步伐。

2.4 人事檔案管理者的綜合素養有待提高

在互聯網迅速發展的背景下，人事檔案管理慢慢實現了信息化處理，這便需要檔案管理者的綜合素養提升到新高度。從整體看，企業人事檔案管理隊伍的綜合素養還相對低下，管理人員的業務能力與道德素養都亟需加強。因為缺少應用型檔案管理人才，加上對檔案管理者的培訓力度不夠，導致事業單位具備計算機技能與專業知識的人才少之又少，無法滿足新時期事業單位人事檔案管理的需求。

3 加強事業單位人事檔案管理工作的措施

3.1 強化制度建設，不斷提升事業單

位人事檔案管理工作的規范性和信息化建設水平進一步理清事業單位人事檔案管理工作的具體目標、任務和要求，針對如何優化人事檔案管理機制，積極學習和借鑒先進組織等方面的經驗，結合政策和事業單位自身實際情況，建立清晰完善的人事檔案管理制度體系。對各類資料如何進行信息采集、歸檔整理、人事檔案資料如何填寫等方面嚴格把關，建立分類整理、動態歸集機制，切實夯實人事檔案管理臺賬，做好備份管理，提升科學化規范化管理水平。同時要積極借助現代信息技術，建立完善的人事檔案數據庫體系，加強紙質檔案和電子檔案的有效銜接，借助現代掃描設備等建立完善的人事電子信息檔案，進一步完善信息化基礎設施建設，優化人事檔案管理網絡化平臺，實現資源全面共享。要明確職責分工，確保各級有關部門有專人負責，全員聯動，還要考慮人事檔案管理電子軟件的兼容性和連續性以及安全性，加強數據安全動態防護，提高人事檔案管理安全化智能化管理水平。

3.2 加強政策宣傳，提高對人事檔案管理工作的重要性認識

要加強國家有關政策的深入研究和宣傳，結合事業單位自身的實際情況，針對如何做好人事檔案管理工作進行全員意見征集和研究，提高各級領導對人事檔案管理工作的科學認知，將人事檔案管理工作納入到事業單位日常行政管理工作的一部分來進行部署和落實，同時要加大對人事檔案管理工作扶持力度，加大基礎設施投入，加強對日常人事檔案管理工作的檢查、指導和監督考核，征集干部職工針對如何健全人事檔案管理體系，提高人事檔案利用價值的舉措和建議，激發全員積極參與意識，共同營造良好的工作格局，為不斷完善和健全人事檔案形成整體合力。

3.3 提高檔案管理人員的專業素質

隨著社會的不斷進步，事業單位的人事檔案管理工作也應該順應時代的發展潮流，不斷進行改革和創新，在此過程之中，就需要提高檔案管理人員的專業素質，加強人事檔案管理的專業隊伍建設，不斷增強檔案管理人員的實際操作能力。除此之外，還要加強對檔案管理人員的專業培訓，幫助他們更好的了解和掌握檔案管理工作的內容和流程，逐步掌握現代化的檔案管理手段，從而不斷的提高檔案管理工作的質量。

3.4 加強人事檔案管理工作的信息化建設

在時代不斷進步、社會快速發展的今天，對人事檔案數據信息的需求也隨之增加。現階段我國人事檔案的數據信息數量呈現的是不斷增長趨勢，急需相關人士與事業單位建立以電子檔案為主的信息化管理系統。詳細一點來講也就是，在事業單位中應該全面實施人事檔案在計算機輔助下的管理機制，以利用先進技術與先進設備將匯總好的檔案管理數據信息輸入計算機中并將其存儲其中。在事業單位需要時可以在此利用計算機將所需資料通過視頻或圖片的形式將其展示出來，以達到高于紙質檔案查找與應用的效果。同時也可以實現數據檔案與紙質檔案并存的目標。

4 結束語

綜上所述，對于事業單位長遠發展來講，加強人事檔案管理十分重要，其不但能夠保證人事檔案的實效性，還能提高事業單位整體工作效率。基于此，相關人員需加大人事檔案管理力度，讓其存在的價值在事業單位日后發展中發揮出最大化。

參考文獻

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