信息化條件下的檔案管理與服務創新

丁小劍

摘 要：近年來，科學技術在不斷發展進步，計算機技術的普及對各行各業都產生了一定的影響。在信息化的條件下，我國的檔案管理工作若要保障提供給人們的服務質量，必須要加大對信息化檔案工作的管理力度。隨著科學技術的不斷創新，計算機的運用范圍不斷擴大，傳統的檔案管理與服務已經不能滿足人們對檔案服務的需要，也難以跟上現代化發展的步伐，因此為了提高服務的質量，應該將檔案管理與信息化條件相結合，實現檔案管理的現代化和專業化。本文對信心化條件下的檔案管理與服務創新進行了簡要分析。

關鍵詞：信息化；檔案管理；服務創新

1 信息化檔案管理的優勢

1.1 電子文件管理問題

信息化條件下的檔案建立大多數是以電子文件的形式呈現的，這種文件形式主要是通過數字化方式來進行記錄的文件，從電子文件的本質上來看，其與傳統的紙質文件存在著明顯的差異性，因此管理形式也需要進行改變，檔案管理過程中需要給予足夠的重視，更好地適應信息化發展為行業形式所帶來的變化，滿足社會發展的客觀要求。實現由傳統的模擬形式向著數字化進行轉變，在信息化檔案管理的進程中需要解決三個問題：一是電子文件具有一定的復雜性，這一特性主要體現在編碼格式、載體材料和讀寫方法上，這也讓電子文件的保存面臨著很大的風險；二是電子文件所具有的法律效力問題，數字化信息的真實性存在著風險，想要實現對管理方式的創新，需要結合獲取到的信息內容來實現可行性的要求；同時數字化信息的檔案建立主要通過編碼形式來形成的，所以人們在進行信息處理、傳輸的過程中，需要完成數字化信息存儲的根本目標。為了實現這一要求就要充分運用好信息技術設備來進行編碼處理，數字化信息的發展，主要是依賴源數據內容的整理，結合數據的具體格式，通過軟件、硬件設施進行系統化地處理，實現存儲和顯現的雙重要求。

1.2 電子文件管理措施

為了實現電子文件數字化信息內容的真實性，能夠長期進行保存，隨時通過網絡的便利性進行查詢，在管理工作開展的過程中，做到以下幾個層面：首先需要結合當前的相關法規規定來對電子文件的格式和類型進行合理的劃分，并且在這一過程中要盡可能地選擇一些便于通行的文件格式，能夠從根本上降低格式種類的復雜性，全面提高電子文件保存時長。相關管理人員要做好對電子文件系統的規范化管理，對整個流程進行合理化控制，并以此作為依據提高電子文件應用的真實性，建立系統化的數據管理形式。全面提高電子材料的使用壽命是完成電子文件管理、存儲、傳遞的基礎性要求，結合信息化應用的軟硬件環境來對數字化的信息內容進行備份。電子文件的主要載體是光盤，光盤具有記錄密度高，信息存儲量大的特點，能夠實現非接觸式的記錄，數據傳輸的效率高，存取和閱讀的速度快，文件內容更具有安全性，保存好的文檔不會被修改，但是要應用這種儲存形式就要建立優秀的管理機制。

2 檔案信息化工作中遇到的問題

2.1 重視程度不夠，思想觀念滯后

檔案管理信息化與傳統檔案管理模式相比，在工作內容與形式上呈現出新的特點和規律，檔案管理應與時俱進、更新觀念，力爭與信息化建設發展保持步調一致。目前一些單位在檔案管理中沒有引起足夠重視，只是把檔案管理信息化視為檔案存儲、使用方式的改變，沒有將檔案信息化建設作為一個綜合系統工程來思考謀劃，導致未能有效發掘和充分發揮檔案管理信息化服務職能的作用。

2.2 財力投人不夠，基礎設施落后

信息化基礎設施建設是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提。要加強檔案管理信息化建設，應首先具備一定的硬件條件，配備服務器、計算機、路由器、掃描儀、打印機等信息化設備。但是有些單位在這方面資金投人不足，出現硬件設施配備不全，或是規格不同不能互相兼容，導致其信息共享和信息服務的質量不高。

2.3 隊伍建設較弱，人員素質較低

檔案管理信息化對檔案管理人員能力素質要求較高，不僅需要具備專業的檔案管理知識，還需要熟練掌握計算機技術。但目前各單位檔案管理人員參加業務學習培訓較少，缺乏專業知識，且知識面窄，致使檔案管理人員隊伍整體素質在低層次徘徊，影響了檔案信息化建設的步伐。

2.4 安全防護較弱，數據庫利用率偏低

檔案管理信息化建設進程中，隨著互聯網技術的飛速發展，計算機病毒種類也不斷増加，其破壞性、頑固性、生存性都很強，甚至有些電腦黑客專門攻擊信息化建設相對滯后的網絡，非法獲取個人信息，檔案信息安全面臨嚴峻的考驗。檔案管理信息化建設中，雖然各單位也建了一些數據庫，但是由于缺乏專業技術的維護支撐，沒有嚴格按照國家規定標準進行規范，導致使用者不愿不想使用，數據庫利用率偏低，制約了檔案管理信息化建設進程。

3 信息化時代檔案管理工作的創新途徑

3.1 對信息化檔案管理的理念進行創新

對信息化檔案理念進行創新，可以給檔案管理工作人員提供良好的指導思想，使其養成健康理念，促使我國檔案管理往更為現代化、數字化以及質量化等方向去發展。這就要求在日常的檔案管理工作當中，工作人員要以發展觀作為其主要指導思想，要高度重視檔案信息化管理工作，要深刻領會信息化時代所帶給檔案管理工作的重要機遇。與此同時，還要求工作人員具有勇于拼搏的精神和敢于創新的意識。

3.2 創新檔案服務手段

首先，在對檔案進行上傳及收集等方面，需實施自動化。在信息化時代，我國檔案管理工作核心環節為錄入和收集信息，同紙質檔案資源相比較，信息化檔案資源則主要是依靠人工上傳及下載，而在此過程中假如出現問題便會極大程度地影響信息資源的真實性，因此，工作人員需要借助信息技術和程序軟件等方式，以便保證信息檔案的真實有效。其次，實現資源在線查詢服務。隨著信息技術的到來，人們的生活得到了很大的提升，人們的工作效率也得到了相當程度的提高。以往，人們若要查詢檔案資料，需要去檔案館進行實地查閱，且查詢的整個過程也較為繁瑣。此外，所查詢的資料也往往存在不完整性，因此在整個查詢資料的過程中，人們往往被消耗了很大的時間和精力，而檔案管理的信息化能讓人們在查詢檔案資源的同時最大限度節省時間和精力，且真實性和完整性也能得到保障，從而提升了人們的工作效率。

3.3 提升我國檔案管理工作人員的整體素質

首先，所有勞動人員均須具備職業道德，因此，檔案工作人員須當具備一定職業道德方能在工作中積極投入的同時主動去總結自身的工作經驗，并且在工作過程中發現問題后能及時解決問題，從而推動我國檔案管理工作的創新及發展。其次，要求檔案管理工作人員具有專業性。工作人員須具備一定程度的信息技術以及專業知識方能適應未來檔案工作的不斷發展以及社會的不斷變遷，如此方能使信息時代檔案管理工作得以發展及創新。

3.4 技術方面

大數據發展背景檔案儲存，只有創造更大的空間，對儲存方式積極改變，才能容納更多的數據信息。安全問題也是關注的話題，特別是數據系統、電氣設備等，存在的安全問題十分明顯。在整個環節下，都需要專業技術給予支持，加強防火墻的設立，以免檔案信息被損壞。因此，引進先進技術，能在更大建設下加強大數據管理模式的應用。

3.5 國家政策

當前，各個國家都重視信息資源的建設工作，在一些發達國家，構建了相關政策，比如：美國發布的《大數據研究和發展倡議》，和澳大利亞發布的《公共服務大數據戰略》。我國在的這種情況下未給予大數據具體的明確方向和策略，相關機構在積極引導方式下，還需要制定符合我國國情的發展的戰略，從而為各個行業的現代化建設提供強大保障。

4 結束語

在信息化條件下，檔案管理工作可以適當借鑒國外較先進的檔案信息化管理工作體系，同時結合自身需求，建設出符合我國國情的檔案信息化管理體系，使檔案管理更科學，從而實現檔案資源的優質共享，為人們提供更好的服務。

參考文獻

[1]王巖.提升事業單位檔案管理信息化建設的措施分析[J].現代商貿工業，2018，39（16）：65-66.

[2]蘇繼紅.事業單位檔案管理信息化建設有效策略淺述[J].江西建材，2017（15）：262-263.

[3]史向云.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].內蒙古師范大學學報（哲學社會科學版），2015，44（05）：166-168.

[4]蘇紅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）：127-128.

[5]項靜瑤.淺談事業單位檔案管理信息化建設[J].科技資訊，2013（30）：214+216.

[6]粟盛民.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業文化，2013（16）：128-129.