房地產企業檔案管理研究

劉夢迪

摘 要：隨著社會主義市場經濟的發展，房地產企業檔案管理由原來的倍受忽視到如今已經引起了人們足夠的重視；但在此期間，房地產企業的檔案管理還是存在諸多不妥之處。本文簡單介紹了房地產企業檔案的定義；重點分析了房地產企業檔案管理現狀及存在的問題以及管理對策；本文的創新之處在于較為體系的闡述了房地產企業的檔案管理；為房地產企業開發利用檔案提供了依據。

關鍵詞：房地產企業；企業檔案；檔案管理

近年來，隨著我國企業改革的不斷深化，現代企業在信息技術的支持下，他們的管理理念、管理方法、管理模型、業務流程都發生了深刻變化，企業的發展越來越需要檔案管理技術的配合與支撐。而現下房地產企業的蓬勃發展，勢必會產生數量龐大的檔案，如果不能有效地對這些檔案加以開發利用，就會對企業的發展造成阻礙，導致企業效益下降。因此，科學化、現代化、規范化、制度化管理房地產企業檔案就變得尤為重要。那么，什么是房地產企業檔案？

我們知道企業檔案是指企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件[1]；房地產企業本質上也是企業的一種，但是又有著不同于企業的特征；廣義的來講，房地產企業檔案就可以簡單概括為房地產企業在開發、銷售和管理活動中形成的有保存價值的各種載體形式歷史記錄；這個范圍比較客觀、抽象的概括了房地產企業檔案。狹義的來講，房地產企業檔案就是指房地產企業從前期事務、項目設計、項目施工、項目竣工一直到項目銷售和項目交接過程中直接形成的有保存價值的歷史記錄[2]；這個范圍從房地產企業具體活動出發對檔案進行總結，比較具體，也好理解。

1 房地產企業檔案的特點

房地產企業檔案具有企業檔案一般的特點，但是又不同于企業檔案。房地產企業生產活動的特殊性和局限性決定了房地產企業檔案具有以下特點：

1）專業性較強。房地產企業在各種生產活動中形成的文件多為圖紙、合同文本、法律文書、專業證書，這些文件中所涉及到的內容專業術語比較多，而且法律文件、規章制度也是比較專業的資料[3]，這就決定了房地產企業檔案專業性較強的特點。

2）內容來源廣。由于房地產企業活動比較頻繁和集中，性質也特殊，主要都是房地產的開發，因此房地產檔案的數量龐大，比如房屋的建造、開發、管理、使用、維修等等都有文件材料的形成，來源特別廣，而且形成的種類復雜。

3）涉及范圍多。由于房地產企業所從事的各項活動涉及到的領域特別多，所以產生的文檔資料也是各種各樣。房地產企業是一個龐大的系統，它不僅直接涉及房屋開發管理使用的人和單位，還有與之相關的價格體系、法制建設、金融體系、房產監察等部門。拿建設工程檔案來說，僅僅在項目前期階段的立項審批、招投標、勘察、初步設計等就涉及到發改委、土地、規劃、房屋等多個政府管理部門和金融投資企業。因此，房地產企業檔案涉及的范圍很多。

2 房地產企業檔案管理現狀及存在的問題

1）集中統一管理弱、重視度不夠。房地產企業檔案管理工作十分重要，在企業內部，單憑檔案管理員一個人的能力，這項工作是無法完成的，最主要的是公司領導的重視。大多數人都沒有意識到檔案的重要性，公司的檔案也大都是各部門單獨整理、保管；而且人事檔案、財務檔案這類機密檔案更是單獨存放，這就導致了檔案在不集中統一管理這方面較薄弱。

2）歸檔文件不完整。任何單位的歸檔文件對于企業活動來說都具有重要的憑證作用。由于房地產企業檔案種類多、數量龐大，因此歸檔工作也比較復雜，不認真的話就會出現有些文件光有正本找不到副本，有些文件的批復和請示不完整。還有一些不正式的文件，如公司領導開會時的講話、活動策劃，歸檔時容易忽略；一些關于公司重要活動的照片和錄音這類特殊資料也沒有及時整理保存；房地產企業數量最多的是基建檔案，因此在這一塊很容易出現不是缺少施工資料，就是缺少了房屋開發利用合同等等，導致歸檔的文件不完整。

3）相關制度不齊全。因為房地產企業是改革開放以后的一個新興行業，所以有關這方面的專門管理制度還不夠齊全。一些制度在建設方面存在對檔案管理理解不到位的現象，并且對檔案的歸檔范圍界定的不夠明確，致使不能及時對檔案進行歸檔保管，不能有效的開發利用檔案。這些問題對房地產企業檔案管理工作的開展造成了很大的阻礙，嚴重影響了公司對檔案資源的有效利用，對公司的發展產生了影響，使企業經營管理與檔案管理嚴重脫節。

3 房地產企業檔案的管理對策

在新的市場經濟條件下，競爭越來越激烈，因此，做好企業的檔案管理工作是企業生存和發展必不可少的；同時企業檔案管理工作的難度也增加了，要求也更高了。在這種情況下，結合目前房地產企業檔案管理中存在的實際問題，對如何做好房地產企業檔案管理工作提出以下幾點建議：

1）實現檔案集中統一管理。檔案的集中統一管理不僅能方便檔案整理與保管，更可以有效的對檔案進行開發利用，更大的發揮檔案的價值。要想做好房地產企業檔案的集中統一管理，首先最重要的是加強企業領導對檔案的重視，認識到檔案是公司發展的不可缺少的保證，把檔案管理作為公司日常工作中常態的日程，在公司內部成立檔案專職部門，對各部門檔案及時收集整理，最終達到集中統一管理，這是企業經營管理重要的環節，必須加強。

2）加強檔案管理工作建設。房地產企業要想做好檔案管理工作，就必須做好檔案管理工作建設，例如成立檔案管理專職部門，并配備檔案專職人員；建立企業檔案室，并做好檔案室內基本保管設施；完善房地產企業檔案管理辦法。只有這樣，才能做到檔案管理有章可循、有據可依，才能實現檔案的規范管理、標準管理、法制管理。

3）完善相關法律制度規范。房地產企業檔案的管理不是只憑借以往經驗或者領導的指示，它是有一定的規章制度約束的，在檔案管理實際工作中，不僅要依據各項法律法規，還要結合房地產企業檔案的特殊性做出及時更改，并及時與檔案主管部門交流有關房地產企業檔案管理工作的問題，積極學習與檔案管理有關的法律法規、政策辦法，為提高檔案管理效率創造條件。

4）深化企業檔案開發利用。房地產企業檔案不僅有文書檔案，也有科技檔案、專業檔案、聲像檔案、實物檔案等，企業發展的形勢要求檔案人員不斷創新服務方式、轉變服務手段。房地產企業對檔案的利用也不僅僅局限于對檔案原件的閱讀，還要求提供不同載體檔案的修復、保護等服務。傳統的摘抄已經不能滿足檔案利用者的需要，廣大檔案工作者不僅要在思想上高度重視，在行動上也要主動探索，對如何更好、更徹底的利用檔案提出自己的見解，更要在實踐上不斷創新，打破常規管理和服務機制，使檔案能夠更好地得到利用。

4 結束語

房地產企業的檔案管理，歸根結底是制度的建立與貫徹落實。不管房地產企業產生的檔案數量有多龐大，內容有多復雜，只要建立健全的檔案管理制度，依照這個章程，結合檔案本身的特點，靈活對檔案進行管理，就能快速、有效的做好房地產企業的檔案管理。檔案管理的最終目的都是為企業服務，為企業的發展提供依據，只有做到檔案管理的準確性、高效性，才能對最終的利用起到作用，否則，檔案管理工作就是毫無意義的、無用的工作。

參考文獻

[1]覃兆劌.企業檔案的價值和管理規范.第1版.上海：世界圖書出版公司，2010（340）.

[2]耿堯.房地產企業檔案管理探討[J].圖書與檔案，2012（14）.

[3]焦凡力.房地產企業管理類檔案分類研究[D].天津：天津師范大學，2010.