淺談家庭檔案的分類、歸檔、整理

家庭是社會的細(xì)胞，是構(gòu)建和諧社會的重要基礎(chǔ)，家庭檔案是社會檔案的重要組成部分，是見證生活變遷的重要憑據(jù)。隨著我國改革開放的不斷深化和國民經(jīng)濟的快速發(fā)展，人們的生活水平和生活質(zhì)量有了很大的改善和提高，家庭生活日益豐富多彩，家庭形成的檔案材料也越來越多，內(nèi)容和形式越來越豐富。因此，把家庭成員在家庭生活和社會活動中形成的具有利用價值的各種檔案材料收集齊全，并分門別類地整理保存，對于提高家庭生活質(zhì)量、管理家政事務(wù)、見證社會發(fā)展具有很好的作用。

1 家庭檔案的分類

所謂家庭檔案，是指一個家庭內(nèi)的各個成員在工作、學(xué)習(xí)、社交等社會活動和從事家庭事務(wù)過程中形成的對家庭具有保存和查考使用價值的各種門類和不同載體的歷史記錄。如文字、聲像、電子、實物等各種形式的檔案材料。家庭檔案的分類應(yīng)以家庭全部檔案為對象，結(jié)合檔案的內(nèi)容及其形成特點，并根據(jù)檔案材料的多少，適當(dāng)分類，以便于檔案的整理保管和查找使用。目前對一般家庭來講，其檔案可以大致分為：家史類、證件類、經(jīng)濟票據(jù)類、成果類、家電設(shè)備類、醫(yī)療健康類、信件類、聲像和電子類、實物類、子女成長類等。

2 家庭檔案的歸檔范圍

凡是反映家庭生活、家政事務(wù)處理和家庭成員基本面貌的，對家庭有查考利用價值的各種材料都應(yīng)收集歸檔。具體包括：

1）家史類：主要有家史、家譜、族譜、自傳、家庭日記等。

2）證件類：包括身份證、學(xué)生證、畢（結(jié)）業(yè)證、學(xué)位證、工作證、結(jié)婚證、離婚證、戶口簿、土地證、房產(chǎn)證、上崗證、會員證、駕駛證、專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證及聘任書等。

3）經(jīng)濟票據(jù)類：主要包括工資卡（單）、銀行存（匯）款單、保險單、股票債券、購物發(fā)票、繳費單據(jù)及家庭經(jīng)濟收支情況登記簿等。

4）學(xué)術(shù)成果類：在各級各類報刊雜志上發(fā)表的論文、通訊、消息、詩歌、散文、小說及手稿，出版的圖書及手稿，發(fā)明專利等工作成果。

5）家電設(shè)備類：主要包括家庭購買的汽車、摩托車、電動車、微機、空調(diào)、電視機、手機、照相機、攝影機、抽油煙機等設(shè)備和家用電器使用維護手冊、說明書、電路圖、保修單等。

6）醫(yī)療保健類：包括疾病診斷書、門診和住院病歷、化驗單、體檢表等。

7）信件類：包括信函、明信片、賀年卡、生日卡、請柬、電報等。

8）聲像和電子類：包括有紀(jì)念意義的照片、錄音帶、錄像帶和以數(shù)碼形式存儲的磁帶、磁盤、光盤等。

9）榮譽實物類：主要包括獎?wù)隆ⅹ劚ⅹ勁啤s譽證書、古玩、字畫、紀(jì)念幣、郵票、門票等有價值的物品。

10）子女成長類：主要有出生證、獨生子女證、防疫證、入托證、入學(xué)通知書、學(xué)生證、學(xué)習(xí)成績單、畢業(yè)證書、學(xué)位證書、獲獎證書等。

3 家庭檔案的整理

家庭檔案的整理應(yīng)本著簡便、易行、切合實際，保持檔案之間的有機聯(lián)系、方便保管利用的原則，分門別類的進(jìn)行整理。具體做到：

1）收集齊全，及時歸檔。要把有保存、查考、使用價值的家庭檔案材料收集齊全，并及時整理歸檔，確保檔案的齊全完整。

2）分門別類，規(guī)范整理。應(yīng)按照檔案形成的年度、類別，采取案卷級裝訂或按件整理的模式進(jìn)行組合整理。家史類、經(jīng)濟票據(jù)類、成果類、醫(yī)療健康類、信件類可采用案卷級裝訂方式進(jìn)行整理，寫好卷內(nèi)目錄和頁號；證件類、實物類檔案以“件”為單位進(jìn)行整理；家電設(shè)備（電器）類應(yīng)以每個設(shè)備為單位按“件”整理；照片檔案應(yīng)按時間順序排列，照片和底片分別整理，并配上文字說明，裝入影集和底片冊；錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等以“盤”為單位整理，標(biāo)上文字說明。同時，對紙張大小不一的材料要進(jìn)行折疊和粘貼，使其達(dá)到A4或B5紙張的標(biāo)準(zhǔn)，對破損的材料要加工裱糊，以保證檔案材料的完整和規(guī)范。

3）編制檢索工具，專櫥（柜）存放。對整理歸檔后的家庭檔案，要認(rèn)真做好登記，編好案卷目錄，有條件的還可錄入計算機，實行微機化管理。同時，要有專櫥（柜）存放檔案，并注意防火、防蟲、防鼠、防潮濕、防高溫、防光等，以確保家庭檔案的安全保管和有效利用。

作者簡介

秦好奎，男，54歲，山東省臨朐縣人力資源服務(wù)中心。