提高辦公室檔案管理工作效率的策略分析

楊瑞華

摘 要：在縣政府工作當中，辦公室檔案管理屬于十分重要的工作內(nèi)容。通過對辦公室檔案的有效管理，能夠保證縣政府工作的正常有效實施。近年來，電子信息技術(shù)高速發(fā)展，辦公室檔案管理也迎來了全新的時代。將電子信息技術(shù)運用于辦公室檔案管理當中，能夠有效提升檔案管理效率與質(zhì)量。因此，本文首先分析了新時期辦公室檔案管理中存在的問題，然后探究提升新時期辦公室檔案管理有效性的策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案管理；效率；策略

辦公室檔案管理與辦公室工作緊密相連，其管理工作的開展效率就在一定程度上決定了整個辦公室工作的有序進行。但是，隨著科技技術(shù)的不斷更新，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理方法已無法適應(yīng)當前辦公室的發(fā)展需求。因此，我們就應(yīng)對辦公室檔案管理工作方法進行合理創(chuàng)新，這樣才能提高整個檔案保存的完整性，以此來實現(xiàn)辦公室檔案的高效利用和管理。

1 現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作中存在的問題

1.1 工作人員的管理意識較為薄弱

檔案管理工作人員作為檔案管理工作的主要組織者和策劃者，其管理意識的強弱就影響著整個檔案管理工作的正常展開。但是，就針對當前辦公室檔案管理工作人員而言，其大多都不是專業(yè)的管理人員，有的工作人員甚至是臨時工，這樣就嚴重影響了工作人員做事的規(guī)范性。此外，有的企業(yè)并沒有對檔案管理工作人員進行定期的培訓，這樣就導致工作人員對檔案管理工作展開的重要性沒有形成正確的認識，進而在展開相應(yīng)的管理工作時往往會出現(xiàn)較多的漏洞。

1.2 工作人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升

辦公室領(lǐng)導對檔案管理工作開展意識的淡薄，就導致工作人員對管理工作的開展存在一定的認知偏差，這樣就影響了整個檔案管理工作的開展效率。此外，由于大部分的管理工作人員都是臨時性的，其專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)都較為缺乏，這樣就使得辦公室大量的檔案得不到及時的整合和管理，從而也就影響了檔案價值的有效發(fā)揮。此外，隨著社會的不斷進步，辦公室的內(nèi)容變得越來越復雜，這也就對工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。倘若工作人員工作能力存在著不足，就會影響整個檔案管理工作的開展效率。

2 提高辦公室檔案管理工作效率的對策

2.1 對現(xiàn)有檔案管理方法進行變革

1）創(chuàng)新新時代檔案科學化管理理念。傳統(tǒng)管理檔案方法形式單一，與新時代檔案管理工作的要求存在較大的差異，對老舊傳統(tǒng)的檔案管理方法變革是大勢所趨，是現(xiàn)階段管理檔案工作的首要任務(wù)，必須提高檔案管理科學化水平，樹立現(xiàn)代科學化的檔案管理理念。2）提供資金保障，購置管理設(shè)施。管理辦公室檔案科學化水平的提高，對檔案管理的設(shè)備也提出了較高的要求，根據(jù)檔案管理科學化的需求，配置硬件和軟件，提供資金支撐。按照檔案管理庫房標準建設(shè)各項防護設(shè)施功能完備專用檔案儲存室，在檔案管理室配置檢索專用的計算機和打印機設(shè)備等。

2.2 建立科學的規(guī)章制度

在影響新時期辦公室檔案管理工作質(zhì)量的因素當中，規(guī)章制度不完善屬于重要因素之一。因此，想要有效提升新時期辦公室檔案管理的有效性，首先需要建立科學的規(guī)章制度，從而確保辦公室檔案管理工作能夠順利、有效地開展。在建立科學規(guī)章制度時，不能模仿或者復制原有的規(guī)章制度，需要結(jié)合新時期發(fā)展規(guī)律與現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，確保規(guī)章制度的完整性與創(chuàng)新性。同時，為了更好地保證縣政府辦公室檔案管理工作效率，還需要保證規(guī)章制度細致與明確，確保其具有可行性。完成規(guī)章制度的建立之后，縣政府管理層需要將其落實下去，在實行過程中，不能隨意更改。管理人員也應(yīng)該充分發(fā)揮出其監(jiān)督管理的職責，確保辦公室檔案管理工作不會流于形式，保證工作效率與工作質(zhì)量。

2.3 提升管理人員業(yè)務(wù)水平

想要提升辦公室檔案管理工作有效性，還需要注重提升管理人員的業(yè)務(wù)水平。首先，需要轉(zhuǎn)變管理人員的思想觀念。縣政府可以通過思想教育等方式，讓辦公室檔案管理人員充分認識到檔案管理工作的重要性，從而更加認真細致地對待檔案管理工作，提高其責任心。尤其是一些機密文件的管理，管理人員的保密意識與責任意識十分關(guān)鍵。其次，新時期辦公室檔案管理當中，計算機的運用十分廣泛，因此，提升管理人員的業(yè)務(wù)水平還需要注重提升其計算機運用水平。縣政府可以開設(shè)專門的計算機培訓班，對管理人員進行專業(yè)化培訓，有效提升其管理水平，使其更加適應(yīng)新型辦公室檔案管理工作。最后，注重綜合性人才的培養(yǎng)。當前社會對綜合性人才的需求越來越高，因此，在提升管理人員業(yè)務(wù)水平時，還需要注重人才轉(zhuǎn)變，確保辦公室檔案管理人員具備多專多能，更好地提升辦公室檔案管理有效性。

2.4 電子化檔案與原始紙質(zhì)類檔案相結(jié)合

電子化檔案的管理和使用隨著科技的進步必將越來越多，對紙質(zhì)檔案管理提出新的挑戰(zhàn)。檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)化檔案與紙質(zhì)類原始材料相結(jié)合的管理方法，提高了檔案使用效率。當前網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境極其復雜，對電子數(shù)據(jù)化檔案加強安全管理。對電子化數(shù)據(jù)檔案的數(shù)據(jù)進行加密儲存，堅決杜絕由于網(wǎng)絡(luò)安全漏洞等造成電子化數(shù)據(jù)檔案的損毀和丟失等問題的發(fā)生。按期對計算機服務(wù)器等電子管理設(shè)備進行垃圾清理和病毒的查殺，防止因網(wǎng)絡(luò)病毒侵入、垃圾文件堆積等原因造成檔案的丟失和管理系統(tǒng)中毒事件發(fā)生。

2.5 全面增強管理檔案人員的責任意識

管理檔案人員要具備高度的職業(yè)感，站在對歷史負責的高度做好本職工作，科學規(guī)范地管理好每一份檔案。在新時代背景下，作為管理檔案人員，要改變對傳統(tǒng)檔案管理工作的認識，采取積極主動的措施改變傳統(tǒng)檔案管理工作中的缺陷，增強責任意識，準確發(fā)現(xiàn)問題的癥結(jié)，向領(lǐng)導匯報存在問題的情況并提出切實可行的解決辦法。為領(lǐng)導科學決策提供依據(jù)，全面規(guī)范檔案管理工作，提高工作效率。增強管理檔案人員工作意識的主要做法是：專門進行管理制度規(guī)范化的培訓。專業(yè)培訓要采用靈活多樣的方式進行，本著在學中練、練中學的原則，加強管理檔案人員交流工作經(jīng)驗和方法，取人之長補己之短，應(yīng)側(cè)重于培訓效果，增強管理檔案人員的責任意識。

3 結(jié)語

辦公室檔案管理工作對于每個單位來說都至關(guān)重要，必須將辦公室檔案管理工作擺在重要的位置上，全面提高管理檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和責任意識，加強檔案管理的科學化、實現(xiàn)一體化管理檔案新模式，做好相關(guān)的統(tǒng)籌規(guī)劃和安排，提高本單位辦公室檔案管理工作的效率。

參考文獻

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