關于信息化背景下設計院檔案管理創新機制的相關研究

王姍姍

摘要：隨著信息化時代的來臨，傳統的設計院檔案管理模式已經無法滿足當前社會的需要，在信息化的大背景時代下，必須改變原有的檔案管理模式。本文主要討論了我國設計院傳統檔案管理的主要特點、信息化環境背景下設計院檔案管理的創新方法和策略，希望內容以上內容能對有關單位和企業有所幫助。

關鍵詞：設計院；檔案管理；信息化；策略

一、前言

企業檔案管理分為很多部門，其中設計院檔案管理就是其中的一個分支，設計院檔案管理也是企業檔案管理信息化的眾多領域之一，近些年，我國經濟開始迅猛發展，城市化建設工程也是有目共睹的，設計院的主要工作就是進行產品設計以及技術的研發，為社會中各個行業的眾多企業進行產品項目設計、開發以及應用，從而制造出了許多品質較高、種類豐富的設計成果。在設計院進行設計工作的同時，工作人員也積累了豐富的設計經驗以及各行各業的設計文本和信息資料。隨著經濟的發展，我國在科學技術領域也有著驚人的突破，怎樣把這些新的信息技術運用到信息資料的管理當中，這些問題也是當前市場經濟體制之下設計院檔案管理所要面臨的嚴峻問題，設計院應對自身的檔案管理進行不斷的改革創新，這也是完善自身檔案管理、優化企業發展的重要決定因素。

二、我國設計院傳統檔案管理的主要特點

（一）歸檔種類繁雜，文檔數量較多

設計院的檔案資料是由原始文件、計算書、圖紙、電子光盤以及圖標等等各種類型的資料組成，其中包括設計過程中所產生的圖紙等等，由于一些項目或著產品設計的時間較久，從而積累收集了設計過程中的所有文檔，且數量十分龐大，這也造成了文檔資料在入檔的時候會有很復雜的步驟流程，同時歸類分類也十分麻煩。例如：某工程的設計檔案包括：紅線批復圖、談判文件、設計任務書、合同書、政府部門的批復許可證、委托書等等各個階段的準備材料，還包括設計人員在進行設計時所使用的資源分析、選址、地區經濟情況書、項目選址等一系列的參考類資料，這些文件在種類、階段、用途等各方面都有所不同，這也就造成了設計院的檔案資料種類眾多、數量巨大、內容豐富的特點，但也正是因為這些特點給設計院的檔案資料管理造成了極大的挑戰。

（二）材料變更較快，跨時間較長

設計院的設計活動是由專業的設計人員來進行完成，而設計院的檔案資料也就是這些專業設計的精華所在，許多項目的建設跨度時間較長，在這過程中的設計圖紙的數量也會隨著時間的跨度而大大的增加。許多設計院還按照傳統的人工整理檔案的方式來進行檔案管理，人工歸檔這種方式要花費許多時間來進行分檔的工作，效率極其低下。而且還有一些項目工程在建設的過程中由于資源環境的改變、政府政策的調動、建設后期資金短缺等原因的影響，導致工程項目出現中途停工或者負成果的現象，因此，設計院對于這些項目的設計文件一定要完好的保存。

（三）用戶范圍覆蓋較廣，應用程度高

設計院中的設計檔案主要是設計人員在進行設計時的一個科技活動的記錄，而這些記錄當中包含著許多的專業知識，具有極強的實用價值以及借鑒價值，并且普遍的存在于現實生活的應用中。這些檔案資料之所以存在著共享的可能主要是由檔案的適用性原則決定的，無論一個項目是在其設計、施工、甚至于竣工的階段，在對方需要時設計院都要將設計成果及時的提供給對方作為參考資料。在實際的實踐過程中，有些項目在完工之后還會再次的進行后續的設計施工，例如：一些民用建筑的項目在項目竣工以后需要得到各個方面的認可才能夠真正的完工。但是在實際過程中一些居民樓建設還要在后期為業主等進行維修、裝修等工作。因此，設計院的檔案需要在日常生活中隨時被調出來參考然后再歸檔，而這種頻繁使用檔案資料的現象也大幅度的增加了設計院管理人員的工作。

三、信息化環境背景下設計院檔案管理的創新方法和策略

（一）積極推進創新觀念

一是要注重順應時代發展潮流，準確的認識當今社會的發展為自身檔案管理帶來的機遇以及新的挑戰，將信息化的技術全方面的應用到檔案的管理工作中，利用發達的科學技術建立起一個能與企業信息化相適應的文檔管理模式。二是不斷的完善自身的相關制度，根據自身的實際情況建立健全相關的規章制度，當然最重要的就是建立起一套完整的信息化檔案管理體系，對電子圖紙的流轉、形成、監控、鑒定、接收、歸檔等等進行高效的強化，同時落實安全責任制度，加強對檔案的管理，保證電子檔案的真實性以及科學性。三是主動提高認識，在信息化高度發展的今天，信息化的發展給檔案的傳統存儲方式帶來了嚴峻的挑戰，因此，企業要認識到深化改革檔案信息化建設的重要性，企業要強化相關工作人員采用信息化的方式進行檔案存儲的理念。

（二）積極推進創新管理方式

對于國家檔案局推出的檔案信息化建設的相關規定要認真的落實到位，堅決執行國家的相關規定，將信息化應用到檔案的管理中，大力的推進管理方式的改革與創新。一是對管理的內容進行創新，一方面要對檔案的信息化建設進行加強，積極的將國內外的專業研究制度以及相關期刊上的優秀設計成果進行收集整理，尤其是與本企業工作相關的設計理念和科學技術，做到為我所用。二是加強對特色檔案信息化的建設，企業可以根據設計院以往優秀的設計成果，圍繞著實用性強、效益顯著、技術先進等方面，對優秀的設計項目進行宣傳以及推廣。三是對企業中的設計資料較深度的分析及應用，根據實際工作的需要，對檔案進行一體化的管理，從而提升設計院檔案管理的服務效率。

（三）積極推進監管創新

對于設計成果，企業一定要注意其保存的持久性，采取相應的措施減少檔案儲存的風險性。對此企業可以對檔案進行備份，同時建立數字檔案登記中心進行檔案的備份，對設計院中重要的設計稿件進行相應的登記備份，這樣能夠極大程度的減少檔案的損壞，實現防患于未然。除此以外，企業還可以建立檔案主管領導責任制，制定完善相關的規章制度，并嚴格的落實到位。

四、結束語

通過以上內容我們可知：本文主要討論了我國設計院傳統檔案管理的主要特點、信息化環境背景下設計院檔案管理的創新方法和策略，希望可以幫助相關單位。

參考文獻

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（作者單位：天津市交通建筑設計院）