醫院文書檔案管理的現狀及改進措施探討

摘要：本文針對醫院文書檔案管理存在的問題，給出了醫院文書檔案管理工作的改進措施，醫院需要制定完善的文書管理制度、制定完善的檔案歸檔制度、檔案管理部門需要加強與職能部門的溝通，從而實現文書管理工作和檔案歸檔的有效結合，并積極開展醫院文書檔案管理信息化建設，提高醫院文書檔案管理水平。

關鍵詞：醫院? ?文書檔案? ?檔案歸檔

醫院文書檔案具備顯著的保密性及規范性特征，再加上醫療責任到舉證制度的實施，醫院需要保障文書檔案的真實性及完整性。但是在實際的醫院文書檔案管理工作中，存在文書格式不規范、文書質量偏低以及工作人員缺乏文書歸檔意識等問題，文書檔案的信息化水平普遍偏低，導致醫院文書檔案出現缺失，對醫院的可持續發展造成不利影響。因此，對于醫院文書檔案管理的分析是很必要的。

一、醫院文書檔案管理的現狀

（一）文書管理工作和檔案歸檔存在脫節

對于醫院文書檔案管理而言，文書管理工作和檔案歸檔工作的銜接是其基礎，會對文書檔案管理工作質量產生直接的影響。在實際的醫院文書檔案管理工組中，文書管理工作及檔案歸檔工作存在較為嚴重的脫節現象，該問題主要由以下幾方面體現：

第一，文書格式不規范，常見的文書格式不規范問題包括發文不具備簽發審核，導致歸檔文件不完整;文書中應用的主題詞引用錯誤;文書字跡模糊難以辨認;文書文件排序裝訂不滿足標準要求以及文書附件缺失等問題。

第二，缺乏對文書質量的重視，醫院文書涉及到患者的病歷及隱私等信息，具備較強的特殊性，還能夠用來進行醫療行為鑒定，所以醫院在進行文書檔案管理時，明確規定的文書歸檔的數量。但是在實際文書檔案管理工作中，需要歸檔的文書數量非常多，工作人員的工作強度相對較大，難以保障文書檔案的質量。

第三，不具備文書檔案歸檔意識，醫院中存在一定數量的特殊文書檔案，如醫療設備添置的過程文書、醫院小修的施工圖紙等檔案資料，由于這類文書檔案資料不會為醫院帶來顯著的經濟效益，所以大部分醫院的檔案管理人員都缺乏文書檔案歸檔意識，導致醫院文書檔案出現缺失。

（二）缺乏對文書管理信息化發展緩慢

在實際的醫院運行中，檔案管理人員需要將醫院的臨床記錄、醫囑信息以及護理記錄等數據信息進行整合，并形成相應的文書，醫院數據中心會進行文書的流轉，為各科室應用文書提供便利，在完成患者臨床信息共享之后，文書會進行歸檔，轉變為文書檔案。但是在文書形成到文書歸檔的過程中，醫院檔案部門需要花費大量的人力及物力。因此，醫院需要開展信息化文書檔案管理工作，減輕工作人員的負擔。但是在實際的信息化發展過程中，醫院紙質文書檔案的數字化水平偏低，對醫院文書檔案管理信息化發展造成了阻礙[1]。

二、醫院文書檔案管理的改進措施

（一）促進文書管理工作和檔案歸檔的結合

文書處理水平會對文書檔案管理質量產生影響，醫院文書檔案管理質量會對醫院管理及發展產生影響。因此，醫院檔案管理人員需要提高文書處理水平，實現文書管理工作和檔案歸檔的有效結合，從而提升文書檔案管理質量。一般來說，檔案管理人員可以從以下幾方面實現文書管理工作與檔案歸檔的有效結合。

第一，制定完善的文書管理制度，醫院管理人員需要針對文書管理工作，制定完善的管理制度，在制定中明確文書管理工作內容及相關規范，保障文書檔案管理工作的標準化及規范化發展。首先，制度中需要明確指出文書檔案管理中文書的格式，如公文文書需要遵循公家公文書寫格式規范;醫療文書需要遵循《病歷書寫規范》;然后，制度中需要明確指出文書流轉規范，醫院的文書檔案需要嚴格按照規范審批流程進行流轉，流轉制度要與醫院層級管理職責相符;其次，制度中需要明確指出文書檔案的查閱規范，因為醫院文書檔案涉及到病人的隱私，所以醫療人員需要經過授權才可以查閱文書檔案，而制度中需要體現醫療人員的查閱權限;最后，制度中需要明確文書存檔規范，包括醫院文書的存檔流程、存檔類別、歸檔時限等內容，從而保障醫院文書檔案的規范性及完整性。

第二，制定完善的檔案歸檔制度，為了保障醫院文書檔案管理工作的規范性及有效性，醫院管理人員需要制定完善的文書檔案歸檔制度，通過分管領導負責制以及部分檔案負責制的實施，要求醫院的職能部門進行文書檔案的管理工作。與此同時，醫院管理人員可以根據職能部門的檔案歸檔職責，制定相應的考核制度，對于表現優秀的職能部門，給予一定的物質激勵，從而激發醫院工作人員的歸檔積極性，提升文書檔案歸檔的效率。

第三，加強與醫院職能部門的溝通，通過上述分析可知，醫院職能部門需要與檔案室進行配合，共同開展醫院文書的歸檔工作，檔案管理人員需要結合醫院的實際狀況，明確醫院的發展重點，加強與職能部門的溝通，定期進行文書資料的收集工作，確保醫院文書檔案的完整性[2]。

（二）促進文書管理的信息化發展

對于醫院文書檔案管理工作而言，信息化發展主要是通過數字化手段開展醫院文書檔案管理工作，實現醫院文書檔案的網絡接收及數字化管理。具體而言，醫院文書檔案的數字化管理涉及到文書文件的鑒定及選擇、數字化轉換以及元數據的收集等工作，能夠有效提升醫院文書檔案管理工作的有效性，為用戶提供更為便捷的檔案服務。在進行醫院文書檔案信息化建設之前，檔案管理人員需要對醫院文書檔案的形成方及管理方進行調研，明確兩者對醫院文書檔案的需求，以此提高醫院文書檔案管理的針對性。與此同時，檔案管理人員需要嚴格按照標準規范進行文書檔案信息管理系統的構建，確保信息管理系統具備較高的安全性及規范性，比如，國家衛生計生委頒布的六級電子病歷建設標準。另外，在開展文書檔案的信息化管理時，檔案管理部門需要做到以下幾點：

第一，明確醫院文書檔案管理流程，檔案管理部門可以借鑒其他行業的文書檔案信息化管理成功經驗，結合醫院文書的特點及實際發展狀況，制定完善的文書檔案信息管理方案，促進醫院文書檔案管理信息系統和醫院辦公的有效連接，實現電子文書的自動歸檔及檔案信息共享的目標。

第二，促進軟件與硬件的建設，在進行醫院文書檔案管理信息系統建設時，技術人員需要充分利用醫院的現有資源，加強硬件設備的投入，并購進完善成熟的軟件，避免軟件重復開發，提高軟件與硬件建設的效率，降低建設成本，確保醫院文書檔案管理系統中的檔案數據庫、電子文書歸檔及移交系統、數字化檔案信息利用系統等子系統的統一，為醫院文書檔案管理工作的信息化發展奠定良好的基礎。與此同時，醫院管理人員需要提升檔案管理人員的信息化水平，確保檔案管理人員掌握文書方案信息化管理流程，明確信息管理系統的操作要點，保障文書檔案管理工作的有序開展[3]。

三、結語

綜上所述，醫院檔案管理人員需要提高對文書檔案的重視，積極開展信息化文書檔案管理工作。通過本文的分析可知，醫院檔案管理人員需要明確文書檔案管理流程，檔案管理部門需要加強軟件及硬件建設，為醫院文書檔案管理的信息化發展營造良好的環境。希望本文可以為醫院開展文書檔案管理工作提供幫助。

參考文獻：

[1]孫芳麗.醫院文書檔案質量管理PDCA理論應用研究[J].蘭臺內外，2018，（04）：67-68.

[2]劉文文.醫院文書檔案雙軌制管理對醫療文書的管理價值[J].影像研究與醫學應用，2018，（15）：201-202.

[3]鄭越文.信息文化背景下醫院文書檔案管理工作轉型研究[J].蘭臺內外，2018，（03）：68-69.

（作者簡介：曹燕禎，本科，助理會計師，作者單位：惠州市職業病防治院;研究方向：檔案專業館員（醫療機構）。）