淺析Excel函數在考勤管理中的應用

張連橋

【摘 要】考勤管理是每個企業必不可少的一項日常管理工作，考勤管理分為日常出勤記錄和加班記錄兩項內容。本文介紹了員工考勤管理工作薄的建立及單元格區域名稱的定義，闡述了使用COUNTIF函數統計員工考勤的做法等內容，有效地規范了員工考勤管理工作。

【關鍵詞】Excel；函數；考勤管理；應用

日常出勤記錄主要是記錄員工每天的出勤情況。分為“正常出勤”、“加班”、“夜班”、“休”、“輪休”、“年薪假”、“病假”“事假”、“產假”、“工傷”、“探親假”、“婚假”、“喪”、“息工”、“培訓”、“陪護”、“值班”、“離崗”等幾種情況，滿一個月后，要統計出該月每個員工的出勤天數，病假天數、事假天數等。加班記錄等主要是記錄員工在額定工作時間以外加班情況，具體分為“延長工作時間加班”、“公休日加班”和“法定節假日加班”。考勤和加班制度是否合理將直接影響員工的工作積極性，為了做到公平、公正、統一標準，一般地，各單位員工在年休假期間享受與正常工作期間相同的工資收入，對于“病假”“事假”“曠工”要扣除相應比例的“基本薪酬”；而對不同情況加班都要給予一定的獎勵；扣除比例和獎勵金額由各單位在不違反政策、法規的前提下根據不同崗位自行制定，不同的單位扣除比例與獎勵金額也各不相同。用Excel進行員工考勤管理工作，根據員工出勤及加班記錄情況，自動計算出各類捐款項目和獎勵項目并計算相應的扣款金額和獎金。

一、員工考勤管理工作薄的建立及單元格區域名稱的定義

首先依據本單位的員工考勤相關規章制度建立員工考勤管理工作薄，并利用Excel的輸入技巧及格式設置技巧建立相應的工作表，如《員工XXX年考勤表》、《XXX單位加班費申報表》

員工的出勤類型依據相關規章制度分為“√”為員工正常出勤，“加”為員工加班，“夜”為員工夜班，“休”為員工正常休息，“輪”為員工輪休，“年”為員工帶薪年休假，“病”為員工休病假，“事”為員工事假等共計18類。

同時為了便于在表間進行數據引用方便，首先在各表中定義單元格區域名稱如下：在《員工XXX年考勤表》中定義單元格區域D5：AG10為考勤區域；在《XXX單位加班費申報表》中定義單元格區域C3：M9為加班個數統計區域。

二、使用COUNTIF函數統計員工的考勤

（一）關于COUNTIF函數

COUNTIF函數是一個自動統計函數，用于實現計算包含數字以及包含參數列表中的數字的單元格的個數。

格式：COUNTIF（range，criteria）

功能：計算指定區域中滿足給定條件中的單元格的個數

參數說明：range即計算區域，為需要計算其中滿足條件的單元格數目的單元格區域；criteria即統計條件，為確定哪些單元格將被計算在內的條件，其形式可以為數字、表達式或文本。

（二）實例應用

在《員工XXX年考勤表》中單擊單元格AH5，輸入公式“=COUNTIF（D5：AG5，"√"）+COUNTIF（D5：AG5，"培"）+COUNTIF（D5：AG5，"年"）+COUNTIF（D5：AG5，"喪"）+COUNTIF（D5：AG5，"夜"）”，統計該員工本月的實際出勤天數。在《員工XXX年考勤表》中單擊單元格AQ5，輸入公式“=COUNTIF（M5：AP5，"病"）”，統計該員工本月的實際病假天數。在《員工XXX年考勤表》中單擊單元格AI5，輸入公式“=COUNTIF（M5：AP5，"培"）”，統計該員工本月的培訓天數。

三、使用ISERROR函數用來檢驗數值或引用類型

（一）關于ISERROR函數

ISERROR，檢測所要的數或值是否正確，檢測值可以是一個單元格、公式或是一個數值的名稱，用TRUE或是FALSE表示。

格式：ISERROR（expression）

功能：主要用于判斷運行結果是否錯誤，常用于一些出錯的公式中。ISERROR（expression）判斷值是否為任意錯誤（#N/A、#VALUE！、#REF！、#DIV/0！、#NUM！、#NAME？或#NULL！），若參數（expression）錯誤，則函數表示TRUE，反之為FALSE。

四、使用IF函數執行邏輯判斷

（一）關于IF函數

IF函數是Excel中最常見的函數之一，它可以對值和期待值進行邏輯比較。

格式：IF（logical_test， alue_if_true，value_if_false）

功能：IF函數可用于計算文本和數值。還可用于計算錯誤。不僅可以檢查一項內容是否等于另一項內容并返回單個結果，而且還可以根據需要使用數學運算符并執行其他計算。還可以將多個IF函數嵌套在一起來執行多個比較

參數說明：IF語句可能有兩個結果。第一個結果是比較結果為True，第二個結果是比較結果為False。內容為True，則執行某些操作，否則就執行其他操作。

五、使用VLOOKUP函數查找添加各項內容

（一）關于VLOOKUP函數

VLOOKUP是Excel中的一個縱向查找函數，給定一個查找的目標，它就能從指定的查找區域中查找返回想要查找的值。

格式：VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）

功能：用于在給定的查找區域第一列中查找指定的值，并由此返回查找區域當前行中指定列處數值。其中FALSE或省略或0，則返回精確匹配值，如果找不到，則返回錯誤值#N/A；選TRUE或1，要求查找區域必須按第一列升序排列且返回近似匹配值，即找不到精確匹配值，則返回小于查找值的最大數值。

參數說明：lookup_value查找目標，可以是數值、文本字符串或引用。Table_array查找區域，可以從一個單元格區域中查找，也可以從一個常量數組或內存數組中查找；查找目標一定要在該區域的第一列并且該區域中一定要包含要返回值所在的列。Col_index_num返回值的列數，即查找范圍區域的列數，是一個整數值。Range_lookup精確或模糊查找，精確即完全一樣，模糊即包含的意思，取值FALSE或0表精確查找，取值為1或TRUE時則表示模糊查找。

（二）實例應用

在《員工XXX年考勤表》中選擇單元格AK5輸入“=IF（ISERROR（VLOOKUP（$B5，加班費申表！$C：$M，7，0）），"0"，VLOOKUP（$B5，加班費申報表！$C：$M，7，0））”以獲得員工的公休日加班個數；選擇單元格AN5輸入“=IF（ISERROR（VLOOKUP（$B5，加班費申報表！$C：$M，10，0）），"0"，VLOOKUP（$B5，加班費申報表！$C：$M，10，0））”以獲得員工的法定節假日加班個數；選擇單元格AO5輸入“=IF（ISERROR（VLOOKUP（$B5，加班費申報表！$C：$M，11，0）），"0"，VLOOKUP（$B5，加班費申報表！$C：$M，11，0））”以獲得員工在延長工作時間的加班個數。

在上述獲取員工公休日加班個數等公式中使用了嵌套函數。其中ISERROR函數，用來檢驗數值或引用類型，ISERROE（value）判斷值是否為任意錯誤（#N/A、#VALUE！、#REF！、#DIV/0！、#NUM！、#NAME？或#NULL！）。IF函數用來執行邏輯判斷，它可以根據邏輯表達式的真假，返回不同的結果，從而執行數值或公式的條件檢測任務。

六、總結

Excel軟件作為一種功能強大的數據處理工具，在企業辦公中的應用日益廣泛，而Excel提供的函數功能強大，對于解決繁瑣而復雜的日常工作有著事半功倍的作用。以上通過一些簡單的實例介紹了考勤管理中一些常用的函數，但是在實際應用要，需要把各種函數綜合起來相互嵌套。只要根據以上所舉實例的方法對其進行適當的修改，能使之適合不同的數據統計和考勤管理的需求。管理考勤的人員要對其進行深刻的理解和靈活的應用，提高數據統計的處理能力，確保考勤管理的統計更加及時和準確，是現在從事考勤管理作必備的技能。