關于信息時代衛生院檔案管理工作的探討

古麗米拉·托倫的

【摘 要】檔案信息是醫院現代化管理的重要手段之一，在信息化時代顯得更加重要。這一點不僅對現代化醫院至關重要，也是基層衛生院的規范管理，提升水平的重要方向之一。本文從信息時代衛生院檔案管理工作的特點出發，深入分析當前衛生院檔案管理中存在的問題并針對問題提出當前信息時代檔案管理的具體建議與改方式。

【關鍵詞】信息時代；衛生院；檔案管理

隨著社會的發展，各行各業對信息的搜集與管理愈加成熟。檔案作為醫院尤其是基層衛生院重要的信息資料，在信息化時代進行科學規范的管理尤為重要。當前信息化時代下，衛生院檔案管理工作呈現出以下特點。

一、信息時代衛生院檔案管理工作的特點

首先，檔案信息的來源由以往的單一紙本方式變為更為多樣[1]。傳統醫院尤其是基層的衛生院在過去很長一段時間內都是依賴紙質檔案，由于紙質檔案本身的特性給檔案信息的搜集整理以及存放帶來非常多的不便，許多珍貴重要的檔案信息資料也沒有發揮其應有的作用。在當前的時代，檔案信息的來源變得多樣，并且仰賴信息技術的發展，檔案信息的存儲，搜集與使用變得更加便捷，檔案信息在規范的管理的管理之下能在各個單位之間進行有效的流通，并在醫療過程中發揮巨大的作用。

其次，檔案信息的處理要求更加迅捷。信息化時代檔案信息管理的來源更加多樣也就意味著相對以往，衛生院接收到的檔案信息量迅速增加，并且隨著檔案信息的流通速度增加，檔案管理工作勢必也會成倍的進行增加。這就要求信息化時代的檔案管理工作更加具有時效性，更夠更加快捷的處理接收到的檔案信息，更加迅速的應對各個單位部門之間對檔案信息的需求。

因此，基層衛生院在應對當前檔案管理工作的新特點時應當更加積極主動，運用新的工具與工作方式，將檔案管理工作當成是基層衛生院管理工作規范化與現代化的轉機與基礎，積極的改變在檔案管理工作中存在的各種問題。

二、衛生院檔案管理中存在的問題

基層衛生院一般空間有限，加之長久以來對檔案管理工作的重視程度不夠，因此檔案管理的場所一般比較狹小，不能達到檔案管理的標準。另外，隨著檔案來源的豐富性與存儲方式的多樣化，陳舊的檔案管理設備也日漸不能滿足信息化時代下檔案管理工作的需求，這些都限制檔案管理工作規范化與現代化發展。

檔案管理工作內容模糊，范圍混亂。這一點在基層的衛生院尤為嚴重[2]。長久以來，整個醫療系統對檔案管理工作并沒有建立明確的規范，界定統一的管理內容與管理標準，并且對整個醫療系統的檔案信息缺乏統一的整合，導致各個醫院尤其是基層的衛生院的檔案管理工作十分的混亂，也未能發揮檔案在醫療系統中的重要作用。

檔案以及檔案管理工作的受重視程度不高。因過去檔案管理工作的種種缺陷，過去對檔案的利用率不高，檔案在醫療系統中的重要性被嚴重低估，甚至有很多醫院，尤其是基層衛生院并沒有設立獨立的檔案管理工作項目[3]。這也就直接造成了檔案管理現狀嚴重滯后于時代的發展，更加無法發揮其應有的作用，形成惡性循環。

因此，整個醫療系統應當充分認識到檔案以及檔案管理工作的重要性，利用信息化時代發展的重要契機，提升檔案管理的重要程度以及管理水平，在現代醫療環境中發揮其應有的作用。

三、信心化時代衛生院檔案管理的建議和方式

信息化時代檔案管理工作的基礎是計算機網絡的建設。在此基礎上，基層衛生院的管理層以及領導首先應當對檔案管理工作重視起來。

（一）從管理層提升對檔案管理工作的重視程度

檔案信息是醫療系統的重要組成部分，雖然相對醫療業務并沒有直接的效益，但是完善的檔案信息是管理層決策的基礎，也是醫院寶貴的智慧財產，完善的檔案信息能直接體現醫院的醫療水平以及管理水平。尤其是在基層的衛生院，接觸到的往往第一手基層的病例，最為直接的體現當地的醫療狀況以及衛生防疫狀況。因此，基層的衛生院領導以及管理層應當更加重視衛生院的檔案管理工作，調整對檔案管理工作的投入，改變傳統的紙質檔案模式，利用現代的管理手段與管理技術，將檔案管理工作的計算機網絡搭建起來，完成檔案管理工作的信息化與系統化。并逐步的提高層次與角度，與上一級醫院接軌，整合共享檔案信息資源，提升檔案信息的使用率與重要性。只有首先從管理層提升對檔案管理工作的重視程度，檔案管理工作才能開始有改變。

（二）提升檔案管理人員的素質與技能

管理層的改變是關鍵，檔案管理人員的改變是基礎。對檔案管理工作的重視程度應當是從上至下的。基層的檔案管理人員應當認清形勢，充分了解當前檔案管理工作的變化，認識到檔案管理工作的重要性，并積極的提升自身的計算機水平與管理水平，努力學習，才能在當前的檔案管理工作中得心應手。檔案管理工作人員不僅僅需要具備醫療常識，并且還應當具備扎實的計算機水平，最重要的是具備開放積極的心態，能擁抱新鮮事物，不斷學習工作中所需要的新技能。檔案管理人員素質與技能的提升是檔案管理工作提升的重要基礎。

（三）檔案管理工作的規范化與標準化

如上所述，醫療系統對檔案管理工作長久以來缺乏統一的整合與規范，造成檔案管理工作范圍與內容模糊。在此基礎上，檔案管理工作是無法有效推進的。計算機網絡要求管理工作的標準化與規范化。因此，整個醫療系統應當將檔案管理工作的內容與形勢進行標準化的制定。在此之前，基層衛生院應當從本身的實際狀況出發，逐條梳理自身檔案管理工作的流程，結合檔案信息的使用，用發展的角度，創建自身的檔案管理工作規范。這樣才能在后續的整合中最大化的利用自身的有限資源，發揮基層衛生院檔案信息獨有的優勢。

四、結論

綜上所述，當前基層衛生院的檔案管理工作作為當地醫療信息以及衛生防疫信息的基本來源尤為重要。衛生院應當從領導層開始重視檔案管理工作，提升檔案管理人員的素質與技能，利用信息化時代發展的契機，搭建自身檔案管理的規范化工作流程與標準化平臺，發揮檔案信息在醫療系統中的重要作用。

【參考文獻】

[1]董穎莉， 楊雙娥. 信息化時代醫院檔案管理工作探討[J]. 辦公室業務， 2017（1）：66-66.

[2]李洪濤. 信息時代衛生院檔案管理工作之思考[J]. 辦公室業務， 2018（1）：124-124.

[3]王艷峰. 大數據對醫院檔案管理工作的影響研究[J]. 企業改革與管理， 2017（19）：210-210.