淺談企業(yè)人事檔案管理

亓海燕

【摘 要】人事檔案是指記述和反映某人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況的具有保存價(jià)值的歷史記錄。包括人力資源管理所形成的檔案和干部、工人人事檔案。由于人事檔案真實(shí)地記載和反映個(gè)人經(jīng)歷、政治思想，品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等，是個(gè)人自身成長(zhǎng)歷史的真實(shí)記載，能為企業(yè)的組織工作、人事工作的決策提供可靠的依據(jù)，能為企業(yè)合理分配使用人力資源提供可靠的信息參考。隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展，不論是在國(guó)有企業(yè)單位，還是一些私企單位中，人事檔案管理工作都起著重要的作用。筆者結(jié)合幾年來(lái)人事檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，就企業(yè)人事檔案的管理工作淺談幾點(diǎn)體會(huì)。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；人事檔案；管理

一、檔案管理含義

所謂檔案管理就是對(duì)企業(yè)和個(gè)人的信息，檔案有序的存放，管理等工作。不僅包括企業(yè)、單位的各項(xiàng)信息，還包括了員工個(gè)人的信息，一般說(shuō)來(lái)企業(yè)的檔案管理中主要是對(duì)職工的經(jīng)歷進(jìn)行記錄，進(jìn)而更好地反映個(gè)人的狀態(tài)，充分發(fā)揮企業(yè)的檔案管理工作，從而服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

二、企業(yè)人事檔案的功能

企業(yè)的人事檔案管理是企業(yè)對(duì)人才的基本情況進(jìn)行了解和掌握的基本依據(jù)。對(duì)于企業(yè)而言，把好人才的進(jìn)出關(guān)、做到人才的選用工作、全面了解員工特長(zhǎng)，通常采取的辦法就是通過(guò)查閱人事檔案，對(duì)人事檔案材料中所記錄的個(gè)人素質(zhì)、思想品行、業(yè)務(wù)水平等基本情況進(jìn)行了解，然后進(jìn)行用人分析和確定。而在企業(yè)的內(nèi)部考核上，企業(yè)可以通過(guò)對(duì)員工的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等情況的檔案材料匯總，來(lái)作為考核的重要依據(jù)。人事檔案管理可以為企業(yè)制定用人計(jì)劃和發(fā)展戰(zhàn)略提供支持。所以說(shuō)，企業(yè)認(rèn)真做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠?yàn)楝F(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠?yàn)槠髽I(yè)的人事數(shù)據(jù)和信息管理提供依據(jù)，進(jìn)而為企業(yè)的人力資源規(guī)范化管理提供基礎(chǔ)保障。

對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，不管是調(diào)動(dòng)工作、評(píng)定職稱(chēng)、調(diào)整工資，還是入黨或者離職等，所有手續(xù)和證明都會(huì)以檔案的形式進(jìn)行保存，并成為其審核的重要依據(jù)。企業(yè)的人事檔案就是每位員工的歷史實(shí)踐證明，并通過(guò)職業(yè)生涯進(jìn)行不斷的補(bǔ)充。人事檔案是伴隨每位企業(yè)員工一生的重要材料，且能夠在其人生中發(fā)揮重要的作用。

三、人事檔案管理存在的問(wèn)題

內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。一是檔案材料內(nèi)容填寫(xiě)前后不一。“三齡兩歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、履歷）記載多樣。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開(kāi)辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙，證明材料的用紙也是五花八門(mén)，致使有的表格印制超過(guò)裝訂線(xiàn)，有的需要重新粘貼，給立卷歸檔工作帶來(lái)了麻煩。三是材料歸類(lèi)不準(zhǔn)確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒(méi)有及時(shí)歸檔。四是檔案材料短缺。記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，表彰和處分材料、反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容少，這些都會(huì)直接影響到案卷質(zhì)量。

使用上，技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率較低。在整理檔案過(guò)程中，有的單位沒(méi)有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。

四、人事檔案管理的建議

1、實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。企業(yè)應(yīng)該做好人事檔案管理的收集、整理和鑒別工作，進(jìn)而完善其管理體制。人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對(duì)收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別。要制定嚴(yán)格的材料鑒別和調(diào)查制度，確保每份資料的真實(shí)性；對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，保證材料齊全、目錄清晰和層次的分明；另外，人事管理部門(mén)還應(yīng)該做好人事檔案的利用和轉(zhuǎn)遞工作，嚴(yán)格執(zhí)行工作任務(wù)，使企業(yè)的人事檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2、改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，提高檔案管理的信息化。為提高效率，對(duì)于人事檔案的檢索可考慮采取以英文字母的順序號(hào)進(jìn)行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時(shí)，為提高檔案管理水平，可以采用計(jì)算機(jī)管理人事檔案信息，使查檔人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸檔案的前提下查閱人事檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時(shí)也有利于干部人事檔案的保密性和安全性。

3、利用現(xiàn)代化管理手段。為了提高企業(yè)人事檔案管理的工作效率，應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和管理方法，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)化、程序化和規(guī)范化。利用現(xiàn)代的管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)信息化管理，使人事檔案管理數(shù)據(jù)能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行記錄、存儲(chǔ)、查詢(xún)、分析。采用先進(jìn)的存儲(chǔ)設(shè)備的管理軟件，以保證人事檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。積極借鑒先進(jìn)的管理方法，使人事檔案管理更加科學(xué)、合理，保證人事檔案管理與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)。使現(xiàn)代科技能夠在人事檔案管理中得到高效應(yīng)用。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上，加強(qiáng)企業(yè)的人事檔案管理，不但是企業(yè)內(nèi)部人事管理的需要，也是企業(yè)謀求長(zhǎng)期發(fā)展，提高核心競(jìng)爭(zhēng)力的需要。要從根本上加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，更新檔案管理理念，提高檔案管理人員素質(zhì)并積極轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，使人事檔案管理進(jìn)一步趨于完善化和科學(xué)化，檔案管理工作才能更好地服務(wù)于員工和企業(yè)的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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