檔案管理在地方衛生監督所中的問題和對策

彭效平

摘要：當下我國縣級市衛生監督工作中著一系列問題，需要不斷的加強衛生監督檔案管理，采取有效的管理措施。在實際的工作當中，要提高對衛生監督檔案管理工作的重視，加強檔案管理工作人員專業素質的培養，完善管理制度，學習先進的管理知識技能。切實的投入工作中。從而有力的推動衛生監督事業朝更新更好的方向發展。

關鍵詞：檔案管理；地方衛生監督所；措施

前言

衛生監督機構承擔著醫療衛生、傳染病防治、飲水衛生、環境衛生、學校衛生等多方面的工作內容，每年產生的檔案數量非常多，且監督、管理專業分類也較復雜。為有效地保管和發揮衛生監督員工作成果的載體—檔案，衛生監督檔案管理工作就需要不斷探索與完善，從業務實際出發，尋找與衛生監督檔案性質更加符合的管理方法與策略，使衛生監督檔案獲得標準化、規范化、專業化的長足發展，促進衛生監督機構工作質量的不斷提升。

1現衛生監督檔案管理工作中的問題所在

1.1缺乏對衛生監督檔案管理工作的重視度

部分縣級市衛生監督部門認為檔案管理是不重要的，執法工作才是工作的重點。在實際工作中也是顯的比較隨意，缺乏規范性，時常會出現檔案沒有及時歸檔的情況，致使檔案的利用率也較低，再者，檔案管理工作的工作量大，任務中，也較為繁瑣。再加以重視不足，則出現失誤的概率就相對較高。因此檔案失真的現象也不無可能發生。那檔案原有的價值和存在的意義也就是失去了，并且也浪費了人力與物力。

1.2高素質的，專業的檔案管理人員的缺乏

在一些縣級市衛生監督部門，因著沒有足夠的重視度，所以在對檔案管崗位配備相關工作人員的問題上也是存在著方方面面的問題。其一：在人員配備量上的問題，在工作量與工作人員數量上是完全不成比例，不科學的。在工作量大，任務重的情況下，人員配置少，就極大的降低了工作質量，及檔案管理工作的真實性嚴禁性。其二：高素質專業的管理人員的缺乏，檔案管理工作對職業技能與職業素養的需求也是較高的。但很多時候一些部門因著重視度不夠，會聘用一些臨時人員，或是從別部門抽調人員。兼任檔案管理的工作。使檔案管理工作無法科學有效嚴謹的開展。

1.3衛生監督檔案管理相關制度的缺漏

還有一部分縣級市衛生監督部門的檔案管理工作的制度不完善，現用的也是較為滯后的管理方法及規章制度。長期使用較為陳舊的工作制度及管理方案，使之很多的管理弊端無法及時查知。也有一些衛生監督部門更新了管理設備，提升了現代化技術。但還是會因為相應的管理制度的缺漏無法改變管理水平低下的根本問題。不僅如此，制度體系的不更新不完善，許多不規范，不正確的行為也將會大量的存在檔案管理的工作中。致使檔案信息的真實性，可靠性，可操作性大大降低。也失去了檔案所應有的價值。

1.4檔案材料的混亂與殘缺

衛生監督執法工作的復雜性是必然的，種類的繁多，數量的龐大，管理難度較高這也是監督檔案管理工作的特點，這就是為什么需要高素養且專業的工作人員的原因。但由于縣市級衛生監督部門的條件環境制約的情況，使得衛生監督管理工作中出現歸檔沒有系統性，歸檔延遲，信息的不完整，不嚴謹等問題。相應的檔案資料價值不高，檔案管理工作的效率較低，檔案內容不嚴謹。最終檔案的使用率也較低。從而不能很好的及時有效的幫助衛生監督執法。

2提高衛生監督檔案管理工作效率的有效措施

2.1強化地方衛生監督的檔案管理意識

針對地方衛生監督所檔案管理工作中存在的問題，我們應結合地方衛生監督所的工作實際，對衛生監督所檔案管理工作人員的工作意識和檔案管理重要性進行加強和培訓。首先，要在地方衛生監督所內組建檔案管理領導小組，對地方衛生監督檔案進行系統化和數字化管理，進一步強化相關部門領導對檔案管理工作重要性的認知，同時，將衛生監督檔案管理工作納入到衛生監督管理工作體系當中，要求相關工作人員嚴格規劃落實相關工作。其次，要在衛生監督所內部大力宣傳檔案管理工作的重要性，加強檔案管理的業務學習和培訓，提高衛生監督管理所對檔案管理重要性的認識。

2.2健全衛生監督檔案管理制度

合理有序的開展地方衛生監督所得檔案管理工作應結合地方衛生監督工作的實際，對相關衛生監督的檔案管理進行科學性條理性的歸檔，同時根據我國相關檔案管理法律法規要求，對衛生監督所的檔案管理歸檔、保管、移交、銷毀等業務工作的具體制度進行完善。其次，要規范地方衛生監督所檔案管理的各個環節，如衛生檢查、相關報告等都要及時歸檔，根據日期建立相關臺賬管理制度，對衛生監督檔案進行統一的制度要求和管理，進而確保檔案管理工作的整體性和系統性。

2.3加強衛生監督檔案管理的硬件升級

針對當前地方衛生監督所檔案管理中存在硬件簡陋問題，各個敵方單位需要增加硬件資金投入，實現硬件的提檔升級，進一步改善衛生監督檔案管理的硬件條件。首先，要根據地方衛生監督所的工作實際，完善衛生監督檔案管理的庫房，在庫房內應當配備除濕機等相關的設施設備，從而確保衛生監督檔案管理的完整存放。其次，根據衛生監督的檔案管理需要，添加照相機、掃描機、攝像機等相關硬件和軟件系統等，實現地方衛生監督所的進一步完善。

2.4完善衛生監督檔案管理人員隊伍建設

首先，進一步完善衛生監督檔案管理人員隊伍，在衛生監督所的檔案管理中可以考慮建立兼職輪崗和專人專責相結合的檔案管理機制，由于地方衛生監督所的人員構成復雜，因此，堅持此項工作機制比較符合衛生監督管理的實際，在此基礎上，實現專人專責也是避免出現檔案管理疏漏的重要手段。其次，加強對衛生監督檔案管理人員的素質培訓，進一步強化檔案管理人員的專業技術水平。

2.5提高衛生監督檔案的利用率

地方衛生監督所的檔案管理工作現階段僅僅停留在紙質版檔案保管階段，這就需要地方衛生監督所加大對衛生監督檔案資料和信息的利用效率，例如通過地方衛生監督所的檔案編寫衛生監督工作的發展信息、同時為衛生監督所的管理和發展提供進一步借鑒和參考，進而提升衛生監督所的檔案利用效率，更好地發揮衛生監督相關檔案信息的效能。

2.6注重對衛生監督檔案的開發與利用

衛生監督管理機構需要制定一套科學完善的檔案利用機制，對檔案具體的利用范圍以及利用程序等進行明確規定，對單位內部的檔案利用工作給予鼓勵。管理部門還需要獲得檔案管理人員及相關業務人員的配合，積極展開衛生監督檔案的編研工作，從衛生監督管理機構的實際的職能活動出發，詳細編寫全宗介紹、基礎數字匯編、組織沿革、專題文件、大事件等的資料類型，使這些檔案資料能夠為衛生監督管理及衛生行政執法工作提供更多的幫助與借鑒。

2.7促進衛生監督檔案管理的信息化發展

利用先進的信息網絡技術去進行衛生監督檔案的管理，不僅可以對各種檔案資料進行及時有效的匯編，使得衛生簡短檔案資料更加快速地收集起來，而且還能夠使衛生監督檔案的檢索利用效率得到提高。在衛生監督檔案管理信息化發展進程中，需要對檔案管理信息化內容的全面性提供保障，應該包含文書檔案、影音圖像資料、專業檔案等；傳統的檔案逐漸轉換為電子檔案的形式；在檔案的儲存上應選擇大容量的存儲設備，還應做好資料的備份。通過智能化的管理軟件實現檔案的實時查閱，并且要根據檔案標準要求，建立健全專業的信息化平臺，使得檔案的查詢檢索、編研能實現網絡化的發展。

3結語

現階段地方衛生監督檔案管理的問題較多，需要結合新時代數字化管理的技術，從地方衛生監督所的實際出發，從管理理念、相關制度、隊伍建設、檔案利用方面進行優化，不斷完善地方衛生監督所的檔案管理工作，提升檔案管理的利用效率。

參考文獻

[1]張永杰，許長旭，陳超.公共衛生監督執法檔案的數字化管理問題探討[J].中國衛生產業，2018，15（26）：154-156.

[2]李騫.淺析衛生計生監督機構檔案管理工作的創新發展思路[J].文存閱刊，2018（14）：16.

（作者單位：山東省鄄城縣衛生局衛生監督所）