淺談當(dāng)前國(guó)企檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策

王恩蘭

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的日益激烈，檔案管理在國(guó)有企業(yè)發(fā)展中的重要性日益突出。這不僅有助于國(guó)有企業(yè)總結(jié)過(guò)去的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，而且為今后的發(fā)展提供真實(shí)可靠的參考。近年來(lái)，隨著我國(guó)國(guó)有企業(yè)改革的不斷深化，特別是國(guó)有企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)管理體制后，企業(yè)的管理效能和效率有了明顯的提高。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，一些國(guó)有企業(yè)檔案管理仍存在諸多問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案管理的發(fā)展和新形勢(shì)下國(guó)有經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。因此，研究和探討如今國(guó)有企業(yè)檔案管理工作中的問(wèn)題，并根據(jù)實(shí)際問(wèn)題提出針對(duì)性的解決對(duì)策，提升新形勢(shì)下國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量，為促進(jìn)國(guó)有企業(yè)的發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：國(guó)企檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策

1國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案信息來(lái)源于生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等多個(gè)方面，真正記錄了企業(yè)的成長(zhǎng)和發(fā)展。企業(yè)檔案信息不僅是歷史記錄，也是衡量企業(yè)發(fā)展成果和管理水平的一個(gè)尺度，具有很高的歷史價(jià)值。隨著當(dāng)今科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案的類型和內(nèi)容逐漸呈現(xiàn)多樣化趨勢(shì)。不僅有傳統(tǒng)的文本文件，還添加了音頻、視頻和圖片等電子文件，詳細(xì)記錄了企業(yè)的所有歷史活動(dòng)，對(duì)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展具有重要的參考意義。例如，在國(guó)有企業(yè)的行政管理工作中，管理者可以根據(jù)以往的管理經(jīng)驗(yàn)，仔細(xì)查閱相關(guān)檔案資料，制定管理方案和管理措施，從而提高行政管理的科學(xué)性和有效性。為提高行政工作的效能和效率創(chuàng)造良好條件；在國(guó)有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和管理中，管理者可以根據(jù)以往的財(cái)務(wù)檔案，制定科學(xué)合理的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范方案，確保國(guó)有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)、財(cái)務(wù)安全和穩(wěn)定。在制定國(guó)有企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和發(fā)展戰(zhàn)略時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者和高級(jí)管理人員要充分考慮企業(yè)發(fā)展歷史上的成就和失敗，制定科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的優(yōu)化配置。總之，加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)檔案管理，不僅有利于建設(shè)科學(xué)高效的企業(yè)管理體制，而且有利于促進(jìn)國(guó)有企業(yè)資源配置。

2國(guó)有企業(yè)檔案管理工作存在問(wèn)題及原因

2.1管理組織不完善

新時(shí)期新的市場(chǎng)環(huán)境加快了國(guó)有企業(yè)改革的步伐。與過(guò)去相比，國(guó)有企業(yè)的管理模式也發(fā)生了巨大的變化。許多企業(yè)的檔案部門相繼被取消，一些被降級(jí)。甚至許多企業(yè)都不再設(shè)立專門的檔案管理部門和專職管理人員。檔案管理被同時(shí)分成不同的部門。這種組織管理形式嚴(yán)重影響了國(guó)有企業(yè)檔案管理的效率，使檔案管理處于無(wú)序狀態(tài)。

2.2檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

在國(guó)有企業(yè)的日常管理中，檔案管理不是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，管理質(zhì)量與企業(yè)利潤(rùn)價(jià)值之間沒有直接的聯(lián)系。這導(dǎo)致檔案管理員額的職能被忽視，工作業(yè)績(jī)得不到承認(rèn)。此外，檔案管理部門已成為國(guó)有企業(yè)的“閑置工作”。經(jīng)理大多是從其他部門調(diào)來(lái)的。這些調(diào)職人員沒有檔案管理經(jīng)驗(yàn)，也沒有接受過(guò)職前培訓(xùn)，甚至有些人員以前從未接觸過(guò)檔案管理。這樣的人事質(zhì)量和檔案管理崗位結(jié)構(gòu)往往導(dǎo)致管理能效低、缺乏專業(yè)管理、工作隨意性高，難以真正發(fā)揮國(guó)有企業(yè)檔案管理的作用。

2.3管理意識(shí)薄弱

進(jìn)入新時(shí)期以來(lái)，國(guó)有企業(yè)不斷進(jìn)行管理改革，引入現(xiàn)代企業(yè)管理制度，激發(fā)了企業(yè)的活力。然而，許多國(guó)有企業(yè)在日常管理中過(guò)分注重財(cái)務(wù)和管理，過(guò)分注重企業(yè)資金和效益的管理，而檔案的管理與企業(yè)的利潤(rùn)和收入沒有直接關(guān)系。因此，管理層普遍缺乏對(duì)檔案管理的應(yīng)有重視。與國(guó)有企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)創(chuàng)新相比，檔案管理發(fā)展緩慢，還沒有建立完善的管理流程和管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)檔案在管理上物理上不系統(tǒng)、落后。

3國(guó)企檔案管理的策略

國(guó)企檔案管理是國(guó)企管理過(guò)程中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，國(guó)企檔案管理人員只有充分意識(shí)到工作中存在的問(wèn)題，并在工作中給予檔案管理足夠的重視，才能從根本上提高檔案管理水平，真正實(shí)現(xiàn)國(guó)企檔案的規(guī)范化管理。

3.1加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員的專業(yè)水平直接影響到國(guó)有企業(yè)檔案的管理效果，進(jìn)而影響企業(yè)的發(fā)展。國(guó)有企業(yè)檔案管理人員既是檔案管理的參與者，又是檔案管理的監(jiān)督者。因此，國(guó)有企業(yè)檔案人才的培養(yǎng)應(yīng)放在國(guó)有企業(yè)檔案工作的首位。國(guó)有企業(yè)檔案人員能力培養(yǎng)的重點(diǎn)是不斷提高人員的檔案管理意識(shí)，使工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并通過(guò)廣泛、持久的檔案管理宣傳和教育，提高員工的檔案意識(shí)和管理水平。可以進(jìn)行各種形式的培訓(xùn)。在培訓(xùn)內(nèi)容中，從業(yè)人員的實(shí)際情況是注重實(shí)用性和針對(duì)性，培訓(xùn)內(nèi)容與實(shí)際工作相結(jié)合。讓從業(yè)人員真正掌握檔案管理的基本知識(shí)，提高對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)。除了接受相應(yīng)地培訓(xùn)之外，檔案管理人員要加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的學(xué)習(xí)，要加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)的力度，不僅要具備各種檔案管理知識(shí)，職業(yè)道德，還應(yīng)該要具備法律意識(shí)，在復(fù)雜的業(yè)務(wù)中保持操作的謹(jǐn)慎性和規(guī)范性。

3.2加強(qiáng)檔案信息化管理

信息化管理是國(guó)有企業(yè)檔案管理過(guò)程中一個(gè)非常重要的發(fā)展方向。信息化管理首先需要更新國(guó)有企業(yè)檔案信息資源管理的傳統(tǒng)觀念。定期公布各類先進(jìn)的檔案信息資源管理知識(shí)和國(guó)有企業(yè)概念。在不知不覺中改變?nèi)藗兊乃枷胫饾u實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，為國(guó)有企業(yè)檔案信息資源的整合奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，在國(guó)有企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，要積極加強(qiáng)基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，為信息管理提供一定的條件。由于檔案管理的特殊性，在國(guó)有企業(yè)檔案資源的整合、保存和管理過(guò)程中，需要建立一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)。國(guó)有企業(yè)檔案歸檔時(shí)，還需要加強(qiáng)保密措施的運(yùn)用，確保各種信息的安全。另外，在對(duì)國(guó)企檔案進(jìn)行公開的時(shí)候，應(yīng)該要加深身份驗(yàn)證，使得國(guó)企檔案可以得到有效地管理，以防一些不法分子對(duì)國(guó)企檔案進(jìn)行利用。

3.3加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理的重視

如果檔案管理人員對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案工作的認(rèn)識(shí)還停留在傳統(tǒng)的意識(shí)水平上，對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化有很大的制約和影響。在國(guó)有企業(yè)檔案管理過(guò)程中，要不斷加強(qiáng)概念創(chuàng)新，充分認(rèn)識(shí)電力企業(yè)檔案管理在整個(gè)企業(yè)乃至整個(gè)行業(yè)發(fā)展中的重要作用，不斷調(diào)整國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的戰(zhàn)略方針。促進(jìn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化和可持續(xù)發(fā)展。

3.4規(guī)范文書檔案管理。

收集和管理文檔文件是作者工作的重要組成部分。國(guó)有企業(yè)將在日常經(jīng)營(yíng)管理中產(chǎn)生大量的文件檔案。這些文件雖然微不足道，但對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有一定的指導(dǎo)意義。文檔文件具有數(shù)量龐大、內(nèi)容繁瑣、項(xiàng)目眾多的特點(diǎn)。為了保證管理質(zhì)量和管理效率，作者將嚴(yán)格要求文件的整理、排版和裝訂，內(nèi)容必須清晰。檔案的收集、整理和鑒定等工作，必須嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行。只有按規(guī)定處理文件，才能從根本上保證文件的科學(xué)、有序管理。制度是保證工作正常進(jìn)行的先決條件，我們現(xiàn)在已經(jīng)找到了檔案管理信息一體化系統(tǒng)這一現(xiàn)代化的檔案管理方式，國(guó)有企業(yè)還要根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合系統(tǒng)需要建立一套完整的檔案管理制度。建立健全檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，完善檔案調(diào)查（閱）流程，規(guī)范檔案按照不同部門、不同期限整理歸檔就顯得尤為重要了。

3.5創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力。

隨著國(guó)有企業(yè)檔案管理數(shù)字化程度的提高，國(guó)有企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和相應(yīng)的理論水平也有待提高。根據(jù)檔案管理工作多為兼職人員，很少有專門的人事管理，筆者認(rèn)為企業(yè)應(yīng)首先選擇或招聘相關(guān)的專業(yè)人才，然后建立檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制，進(jìn)行進(jìn)一步的培訓(xùn)。各單位應(yīng)根據(jù)自身情況建立合理的培訓(xùn)機(jī)制，培訓(xùn)專業(yè)檔案管理人員，以適應(yīng)廣大員工的需要，主要實(shí)施網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)的方式進(jìn)行補(bǔ)充，在對(duì)經(jīng)理的基本知識(shí)培訓(xùn)水平上，為了增強(qiáng)員工的學(xué)習(xí)激情，公司可以開展“專業(yè)技能競(jìng)賽”的活動(dòng)，給予優(yōu)勝者一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。還可以將競(jìng)爭(zhēng)結(jié)果與當(dāng)年的月份或季度聯(lián)系起來(lái)，使他們能夠不斷提高技能，更好地為檔案管理作出貢獻(xiàn)。

結(jié)束語(yǔ)

國(guó)有企業(yè)檔案管理是企業(yè)整體管理的一個(gè)重要因素，要求企業(yè)管理層盡快轉(zhuǎn)變檔案管理理念，重視檔案管理的現(xiàn)代化，并在設(shè)施和人員建設(shè)方面提供更多的支持。為了進(jìn)一步提高檔案資源的應(yīng)用價(jià)值，尤其需要加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)的步伐，使檔案工作真正服務(wù)于企業(yè)的服務(wù)和管理。

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（作者單位：大唐觀音巖水電開發(fā)有限公司）