試論財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理模式優(yōu)化

鄭建寧 鄒麗梅 林樹(shù)宏 王晶

摘要：針對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理模式中存在的問(wèn)題，如組織機(jī)構(gòu)中存在的問(wèn)題、核算流程中存在的問(wèn)題、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題等進(jìn)行全面分析，并簡(jiǎn)要介紹了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理模式優(yōu)化的必要性，提出針對(duì)性較強(qiáng)的優(yōu)化措施，希望能夠?yàn)橛嘘P(guān)人員提供良好借鑒。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心；管理模式

在企業(yè)的財(cái)務(wù)管理當(dāng)中，財(cái)務(wù)共享服務(wù)占據(jù)特別重要的地位，由于企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式的不斷創(chuàng)新，加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理模式優(yōu)化至關(guān)重要，為了能夠有效滿足企業(yè)發(fā)展需求，本文重點(diǎn)研究財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理模式的優(yōu)化要點(diǎn)。

1財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理模式優(yōu)化的必要性分析

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)全面、持續(xù)發(fā)展的今天，跨國(guó)家、跨地域經(jīng)營(yíng)企業(yè)數(shù)量越來(lái)越多，企業(yè)中的財(cái)務(wù)職能越來(lái)越高級(jí)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理模式的出現(xiàn)，不僅能夠提高企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)水平，而且真正實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的共享。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中，摒棄了常規(guī)的會(huì)計(jì)記賬與結(jié)賬等模式，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員通過(guò)開(kāi)展集中管理與核算，并對(duì)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理流程進(jìn)行優(yōu)化，保證企業(yè)中的各項(xiàng)資源得到高效配置。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理模式在運(yùn)行的過(guò)程當(dāng)中，仍然存在一定問(wèn)題，伴隨企業(yè)發(fā)展規(guī)模的不斷加大，該管理模式將會(huì)面臨越來(lái)越多的挑戰(zhàn)，為了保證財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理模式能夠更好的適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求，對(duì)該管理模式進(jìn)行科學(xué)的優(yōu)化勢(shì)在必行[1]。

2財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理模式優(yōu)化措施分析

2.1組織機(jī)構(gòu)中存在的問(wèn)題與優(yōu)化措施

在企業(yè)當(dāng)中，其內(nèi)部的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心主要為其他企業(yè)提供服務(wù)，不能夠領(lǐng)導(dǎo)其他企業(yè)，在這種情況之下，企業(yè)之間的財(cái)務(wù)任務(wù)溝通問(wèn)題越來(lái)越多，如果財(cái)務(wù)任務(wù)溝通問(wèn)題得不到合理解決，再加上責(zé)任分配不合理，沒(méi)有人承擔(dān)責(zé)任，會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)峻后果。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)管理中心當(dāng)中，通常在核算與復(fù)算環(huán)節(jié)采用“任務(wù)池管理模式”進(jìn)行管理，主要將任務(wù)進(jìn)行分配。有關(guān)的業(yè)務(wù)單位完成相應(yīng)的審批手續(xù)時(shí)，業(yè)務(wù)將會(huì)送入“任務(wù)池”。“任務(wù)池”將任務(wù)分配好后，財(cái)務(wù)人員對(duì)各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的核算與整理。

采用上述模式，能夠保證財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的核算效率得到更好提升，企業(yè)中的管理人員能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)管該流程。雖然運(yùn)用該管理模式具有眾多優(yōu)勢(shì)，但是，該管理模式具有局限性，企業(yè)對(duì)其他業(yè)務(wù)單位的賬套缺乏足夠了解，員工在辦理不同的業(yè)務(wù)時(shí)，業(yè)務(wù)溝通會(huì)受到影響，使得企業(yè)中的財(cái)務(wù)核算風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率增大。一個(gè)財(cái)務(wù)人員可能同時(shí)面對(duì)多個(gè)單位，財(cái)務(wù)溝通成本不斷增加[2]。

為了保證企業(yè)組織機(jī)構(gòu)中存在的問(wèn)題得到解決，有關(guān)人員可以采取以下措施：

（1）賦予財(cái)務(wù)共享服務(wù)更多的管理職能。企業(yè)可結(jié)合財(cái)務(wù)管理高層服務(wù)中心的負(fù)責(zé)人員的工作情況，安排其做好財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的監(jiān)管工作，并主動(dòng)與當(dāng)?shù)仄髽I(yè)溝通，發(fā)送相應(yīng)的郵件，讓當(dāng)?shù)仄髽I(yè)將服務(wù)中心的情況進(jìn)行上報(bào)，為企業(yè)為財(cái)務(wù)服務(wù)中心提供更好的數(shù)據(jù)支持。

（2）提高各個(gè)分公司財(cái)務(wù)管理部門的監(jiān)管能力。與常規(guī)的會(huì)計(jì)核算模式相比較，現(xiàn)有的財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)更為先進(jìn)，結(jié)合企業(yè)財(cái)務(wù)核算管理當(dāng)中存在的問(wèn)題，例如，分企業(yè)與財(cái)務(wù)共享中心之間的責(zé)任推卸問(wèn)題等，企業(yè)要不斷提升分企業(yè)財(cái)務(wù)管理部門的監(jiān)管水平，保證財(cái)務(wù)管理權(quán)責(zé)得到更好劃分。

（3）將各個(gè)分企業(yè)的財(cái)務(wù)管理要求進(jìn)行詳細(xì)化處理。比如，在應(yīng)付賬款階段，不同地區(qū)的分公司要核查發(fā)票，當(dāng)任務(wù)量比較大時(shí)，各個(gè)分公司需要主動(dòng)溝通，制定高效的解決措施，保證發(fā)票掃描速率真正得到提升。

2.2核算流程中存在的問(wèn)題與優(yōu)化措施

2.2.1應(yīng)付賬款問(wèn)題與優(yōu)化措施

因?yàn)橐恍┢髽I(yè)的財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)量比較大，有關(guān)管理者不能夠及時(shí)掌握付款情況，或者跟蹤調(diào)查不及時(shí)，客戶不了解貨款的收到情況，往往花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行相應(yīng)查詢，在一定程度上降低了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作質(zhì)量。一些業(yè)務(wù)人員只對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行掃描，沒(méi)有及時(shí)記賬，針對(duì)掃描單據(jù)不進(jìn)行詳細(xì)檢查，一旦發(fā)票送到財(cái)務(wù)管理部門，特別容易出現(xiàn)嚴(yán)重錯(cuò)誤，使得企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平下降，付款的時(shí)間不斷延長(zhǎng)[3]。

結(jié)合應(yīng)付賬款問(wèn)題，企業(yè)可以運(yùn)用以下優(yōu)化對(duì)策：

（1）提高初步檢測(cè)水平，有關(guān)業(yè)務(wù)人員在掃描發(fā)票時(shí)，要重點(diǎn)檢查發(fā)票是否規(guī)范，檢查發(fā)票是否有缺頁(yè)現(xiàn)象，采用該方法，有效降低企業(yè)之間的財(cái)務(wù)溝通成本。

（2）及時(shí)處理財(cái)務(wù)票據(jù)相關(guān)問(wèn)題，付賬款組的有關(guān)人員要全面了解各項(xiàng)材料的采購(gòu)、入庫(kù)情況，并將貨物發(fā)票掃入到系統(tǒng)當(dāng)中，將發(fā)票直接上傳至財(cái)務(wù)共享中心。如果發(fā)票處理不及時(shí)，很容易出現(xiàn)過(guò)期現(xiàn)象，系統(tǒng)采用郵件發(fā)送的方式通知有關(guān)人員。

（3）企業(yè)財(cái)務(wù)人員需要與業(yè)務(wù)單位的各級(jí)財(cái)務(wù)人員保持良好聯(lián)系，對(duì)于各級(jí)單位的財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)，要明確對(duì)應(yīng)付款的實(shí)際情況，例如，何時(shí)能夠付清等，并結(jié)合各筆賬款的截止日期，合理安排付款時(shí)間，業(yè)務(wù)單位與財(cái)務(wù)人員經(jīng)過(guò)認(rèn)真的審核，沒(méi)有任何錯(cuò)誤之后，方可完成后續(xù)的付款[4]。

2.2.2費(fèi)用報(bào)銷流程效率低下問(wèn)題與優(yōu)化措施

財(cái)務(wù)共享平臺(tái)每個(gè)月需要接收很多報(bào)銷單據(jù)，報(bào)銷組工作任務(wù)比較繁重，報(bào)銷組當(dāng)中的工作人員為了追趕進(jìn)度，經(jīng)常不按照嚴(yán)格的報(bào)銷流程進(jìn)行工作，降低了企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷的正確率。在財(cái)務(wù)審核小組當(dāng)中，審核人員要與不同部門負(fù)責(zé)人員溝通，獲得負(fù)責(zé)人員的簽字，審核流程較為復(fù)雜，在具體的審核環(huán)節(jié)，如果遇到難題，審核小組還要與部門負(fù)責(zé)人員溝通，其工作效率較低。

為了保證費(fèi)用報(bào)銷流程效率低下問(wèn)題得到更好解決，審核小組人員可以運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，在企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)共享中心服務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中增添報(bào)銷申請(qǐng)模塊，該模塊具有良好的公平公正性。申請(qǐng)報(bào)銷人員可以進(jìn)入該報(bào)銷模塊，查詢費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)展。

2.3財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題與優(yōu)化措施

由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心核算模式比較特殊，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題時(shí)常發(fā)生，財(cái)務(wù)共享中心將各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理完畢后，會(huì)計(jì)核算與實(shí)際的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)存在脫節(jié)現(xiàn)象，中心財(cái)務(wù)人員不能夠完全了解各級(jí)業(yè)務(wù)單位的具體情況，降低了企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性。

結(jié)合上述問(wèn)題，企業(yè)可以財(cái)務(wù)以下優(yōu)化措施進(jìn)行優(yōu)化：

（1）加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)單位的復(fù)審，針對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)單位的實(shí)際工作情況，提供的會(huì)計(jì)核算信息進(jìn)行全面復(fù)查。

（2）采取抽查崗方法，對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)復(fù)查崗工作實(shí)施全面抽查[5]。

（3）加強(qiáng)季度自查，在業(yè)務(wù)復(fù)查與抽查的基礎(chǔ)之上，實(shí)施相應(yīng)的抽查。

此外，企業(yè)中的質(zhì)量檢驗(yàn)部門還要做好指標(biāo)分析工作，并將各項(xiàng)分析結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)計(jì)，加強(qiáng)管理，針對(duì)日常管理當(dāng)中遇到的問(wèn)題，要將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，真正做到懲罰分明。

3結(jié)束語(yǔ)：

綜上，通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理模式優(yōu)化措施進(jìn)行全面分析，如組織機(jī)構(gòu)中存在的問(wèn)題與優(yōu)化措施、核算流程中存在的問(wèn)題與優(yōu)化措施、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題與優(yōu)化措施等等，能夠保證財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理模式得到更好運(yùn)用，有效提升了企業(yè)的整體效益。

參考文獻(xiàn)

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（作者單位：福建億力電力科技有限責(zé)任公司）