基于供方協同一體化的采購控制管理體系

顧偉

摘 要： 當前，科學技術迅猛發展，經濟全球化不斷加速，供應鏈管理能力是國家、企業核心競爭力的重要組成部分，對更好地推動國民經濟持續、健康和穩定發展具有重要的意義。供方協同能力和物資采購控制水平是供應鏈管理的核心環節，是決定企業獲利的重要因素，是保證產品質量的關鍵，是提升產品競爭力的重要手段，密切關系到企業發展戰略的實現和轉型升級的成功。本成果就如何全面高效推進基于供方協同一體化的物資采購控制管理體系建設進行研究和實踐。

關鍵詞： 供方協同;采購控制;集中采購

本文重點介紹如何以供應鏈管理、客商關系管理、采購精益管理、過程管理和績效管理理論為依據，探索螺旋上升不斷升級完善的基于供方協同一體化的物資采購控制管理體系實現方法。打造物資集采商業模式，同重要供方建立合作共贏的戰略伙伴關系，加強采購鏈路管控，獲得供應鏈優勢資源地位，減少中間環節，實施高效優質采購;基于互聯網協同管控供方，深度融合采購及相關業務系統數據，通過移動商務、看板管理和預警提醒等方法，全景展現采購進程，實現物資采購協同一體化管理;建立物資信息庫，規范采購需求，實現目標價管理模式，完善產品和價格目錄，為價格稽核、成本計算提供數據支持，保證物資價格合理性。通過業務制度化、制度信息化和信息流程化，實現了供應鏈高度集成化，推動物資采購管理從傳統的按單分散采購反饋控制模式向規模化、一體化、網絡化、服務化轉型發展。

一、基于供方協同一體化的物資采購控制管理的主要做法

（一）高效優質—建立物資集采商業模式

二十八所以項目為主線的物資采購特點是批量小、品種多、時間緊、質量要求高，梳理常用的電子設備、計算機、連接器、大小五金、機電配套、工具、辦公設備等產品清單，匯聚采購需求，運用集中采購方式提高企業的議價能力，不斷降低采購成本。

二十八所積極響應集團公司的號召，依據全所業務布局路徑并結合自身對外合作發展戰略的部署，積極與華為、曙光、浪潮、聯想、戴爾、惠普等國內計算機及網絡設備知名品牌合作探索集中采購的途徑和方法，提出了相關方案并獲得集團公司的認可，成為了中電科技集團公司計算機及網絡設備的集中采購平臺。

1、建章立制，規范集中采購過程

成立集中采購辦公室，落實管理職責。發布《計算機與網絡設備集中采購辦法》，明確所內集采和所外銷售的工作流程，識別集采過程風險點，并提出控制措施。發布《二十八所及下屬公司計算機及網絡設備集中采購目錄》，要求本所和下屬公司項目投標或選型應優先選擇納入集團以及所集采目錄范圍內的物資，通過集采平臺統一實施采購。

向成員單位發布《計算機及網絡設備集中采購指南》，宣傳集采平臺運營模式和平臺定位，安排專人對接需求，提供專業的售前服務、技術指導等，為集團整體采購成本的降低夯實基礎。

2、雙向激勵，堅持源頭采購

集采平臺與計算機和網絡設備原廠簽訂框架協議。框架協議中明確集采合作模式、價格約定、降本目標、供貨期、付款賬期、標準化服務范圍等。建立雙向激勵機制，雙方共同解決市場爭取、技術開發、產品質量、成本控制和到貨進度問題，根據項目進度要求協調廠家排產計劃以實現準時化采購，最終使供應鏈延伸到生產過程，與銷售過程實現雙贏。

堅持源頭采購，獲取最優價格，減少中間環節，確保價格有效性，實現降本目標。對于確定品牌的采購申請，集采平臺直接獲取出廠價格。對于不確定品牌的采購申請，集采平臺主動介入產品選型，獲取同類產品出廠價格，與使用部門共同做好價格分析并確定品牌及型號。

3、鏈路管控，實行屬地化管理

集采平臺定位于供應鏈的前端，立足行業總代地位，供應鏈路是：生產廠家（全國總代）—集采平臺（行業總代）—代理商（根據用戶的實際需要并推薦）—使用部門。鏈路中安插任何代理環節需有明確的書面說明并經過審批。

成員單位或使用部門根據項目實際情況，結合賬期、現場安裝、調試服務等因素推薦屬地代理商提供服務，推薦的代理商應在其合格供方名錄內，并具有相應的資質及服務能力，為客戶提供良好的本地服務。

（二）協同一體—建立供方協同管理系統

1、制定管理規范，建立溝通機制

二十八所發布了《物資采購過程規范》和《物資采購過程信息溝通管理辦法》，規定了采購關鍵節點控制要求，采購過程信息分類、溝通方式、重要程度、內容和程序，使各部門相關人員、各級領導、外部供方及時了解采購進展情況，及時識別并協調解決物資采購過程中的相關問題，以確保溝通的有效性。

2、優化溝通方式，實現溝通高效化

溝通方式由原來的電話、傳真、現場溝通向基于互聯網和移動辦公的批量高效溝通轉變，有效提高溝通效率，降低人員使用成本，提高采購過程溝通的可追溯性。

信息提醒方式由被動反饋向主動控制轉變。通過數據交換方式，導出采購需求、訂單、到貨、驗收、發票、結算、資質等采購關鍵過程信息到供方協同系統，通過業務環節預警規則配置、數據比對、關鍵過程條件判斷、跟蹤控制管理等方法，自動推送待辦工作給相關人員確認辦理，互相提醒共同推進。

3、全面展現采購過程，有效控制采購風險

以供方、訂單、令號等為關鍵字段，根據不同的角色配置權限，支持從點、線、面三個維度展現采購進度，并通過指示燈、工作流程提醒方式進行預警。第一層從面的角度展現所有項目的采購進度，反映項目采購的總體概況;第二層從線的角度展現單一項目的采購進度，反映項目采購的明細情況;第三層從點的角度展現單一供方或物資的采購信息，便于管理人員解決采購難點。

加強流程閉環管理。供方協同系統反饋的報價結果、到貨進度、溝通結果、供方資質、產品介紹等信息支持以數據交換方式導回所網相關應用系統，保持信息溝通的一致性和及時性。

（三）價格體系—建立物資采購信息庫

建立物資采購信息庫，有效利用和分析物資采購信息，整合優化相關流程，加強對項目采購清單和物資采購價格的控制。物資采購信息庫數據來源于物資管理系統，包含了物資管理系統中的所有物資及其歷史采購信息，自動推送物資最新價、最優供方、供貨時長等關鍵信息，為產品預算編制、設計選型、項目投標等提供數據支持。

1、發布編碼規范，支撐預算編制

參照全軍后勤物資分類與代碼編制規范、國防科技工業物資分類與代碼標準、軍用物資和裝備分類標準和軍用電子元器件分類與代碼標準，結合二十八所業務特點，從采購量、產品分類、重要性等角度，優化存貨分類排序方式，按計算機、電子設備、軟件、機電及配套、工具、元器件、連接器、大五金、小五金、化工、消耗品、其他等順序方式排序，優化使用體驗。

項目選型、投標或編制材料費預算時，根據存貨名稱、規格等關鍵字段，采購清單自動匹配存貨編碼，編制人員可以及時查看到歷史采購情況、供應商和價格等信息，加強采購預算控制。

2、建立目標價體系，加強關鍵環節管控

明確產品價格屬性數據字典，將產品價格分為目標價、最高價、最低價、平均價等屬性。建立價格趨勢曲線，通過價格趨勢圖，可以反應出指定時間內，歷次采購的數量、價格、時間等信息。

選擇最優采購方式。現有的采購方式主要有詢價、簡易詢價、直接談判、招標等。通過配置預算總額規則，20萬元以下的，允許通過簡易詢價方式采購，20萬元以上的，要求通過詢價方式采購;通過歷史采購情況和市場調研分析，單一來源進行談判采購，多家供方通過詢價方式采購;通過項目要求和產品技術參數分析，滿足條件的進行招標采購。

建立優選供方和產品清單。根據供方供貨范圍、歷史供貨情況、考評得分、排名、資質能力、集采要求、顧客關注情況、質量情況等，形成產品和供方優選清單，優選清單允許根據項目實際情況調整，有效支撐采購申請編制。

3、積極推進價格稽核，加強采購成本控制

采購最優價確定規則實現流程化。在價格依據流程界面配置產品最優價規則選擇模板，要求通用貨架產品按照最低價原則確定價格;不限具體品牌型號的產品按照綜合評分法確定價格;器件類產品按照生產年代確定價格;項目需求緊急的產品按照供貨周期確定價格，根據采購金額相應發送相關部門及所領導審批，保證采購產品價格最優。

開展價格稽核，支撐成本計算。招標系統自動調取物資采購信息庫中的產品歷史均價，當前報價和歷史均價相比，設備類價格超出平均價格15%，器件材料類價格超出平均價格10%以上的，預警提醒價格稽核，要求分析價格差異原因，有效減少人工抽查有效性不夠的缺陷。在產品到貨節點計算采購成本，抓取送檢單中的物資數量和物資采購信息庫中相應價格進行統計，提高成本計算的準確性。

二、基于供方協同一體化的物資采購控制管理體系的實施效果

（一）管理效果

1、建立了基于供方協同一體化的物資采購控制管理體系

二十八所不斷總結物資采購客觀規律指導采購實踐，通過建立集采商業模式、提高供方協同能力、完善目標價管理體系等機制，有效協同控制管理過程中的供方資源、物流、工作流、信息流、資金流、知識流和決策流，形成一體化的物資采購控制管理體系，充分發揮物資采購的規模優勢，實現全流程全要素的敏捷采購，同重要供方開展系列技術及商務合作，挖掘供應鏈價值資源，創造供應鏈價值。

2、提升了內部控制水平

二十八所以解決物資管理工作中的重難點問題為抓手，不斷創新、優化采購控制管理模式，深度融合相關業務系統關鍵數據，自動推送關鍵指標進行綜合打分，對部門從平均按時到貨率、平均降本率等方面進行考核;所內相關部門和外部供方通過系統查詢、關聯推送和流程跟蹤等方法實時了解物資采購價格、供貨單位、交貨時間、對賬信息等采購關鍵要素，采購信息更加公開、透明，更好的發揮供應鏈的增值作用，采購部門自覺接受全所相關部門和外部供方的監督，嚴格控制采購過程中的風險點，進一步提高內部控制能力。

（二）經濟效益

1、確保了經濟指標的順利完成

2017年二十八所實現主營業務收入100.06億元，利潤9.5億元，主營業務收入年均保持20%以上高速增長。通過供方協同系統和績效監視測量機制，提取采購過程中的核心信息、關鍵信息，通過各種指標的預警提醒，及時發現問題，快速調整戰略，提高采購過程控制能力，實現了從反饋控制到主動預警的轉變，有效地提高了工作效率和工作質量，顯著提升了采購管理水平并穩定保持。

2、有效節約了采購成本

充分發揮集中采購的規模優勢，通過供應鏈優勢地位和采購產品目標價管理體系，獲得最優價格，平均降本率約4%。集采物資范圍涉及服務器、交換機、元器件、原材料等共14大類物資，相關產品現行價格與歷史采購價格相比，2015年共節約金額近430萬元;2016年共節約金額近516萬元;2017年集采總金額4.5億元，集團考核指標3.5億元，共節約金額近1800萬元，累計節約金額2746萬元。

3、有效節約了管理成本

全所的物資采購呈高速增長態勢，供方協同一體化的物資采購控制管理體系實施后，采購管理成本不斷下降。以2014年的采購量為基數，按每年增加的采購量的0.5%作為節約的采購管理成本（一般企業采購外包的采購管理成本按照采購量的0.5%～2%計算），2015年至2017年三年降本增效量為1784.5萬元。

（三）社會效益

1、保障了政治任務和重點項目的完成

從朱日和基地保障到南海島礁現場建設，從民航空管指揮到智慧城市規劃，每一項任務都艱巨而時間緊迫，大批量的軍、民品緊急采購任務下達到二十八所，運用基于供方協同一體化的物資采購控制管理體系，解決了采購價格合理性不夠、應用系統數據相對獨立分散、供方協同能力不足、信息傳遞不完整、溝通不及時、溝通記錄不可追溯等問題，為企業決策提供可靠的數據支撐，縮短了產品研制時間，保障了各項政治任務和重點項目的完成。

2、起到了示范作用

集采平臺已為集團內二十余家二級和三級成員單位提供業務咨詢和服務支持工作。在電子研究所物資協作網舉辦的年會上，二十八所同集團內近三十家兄弟單位就如何加強物資采購控制管理交流了心得和體會，重點介紹并推廣了本成果，獲得一致好評。集團公司電科院、三十六所等兄弟單位慕名前來考察學習通過介紹和實際演練，物資采購控制管理體系的運行價值、使用方法，管理優勢與效果得到了充分展現，使二十八所在軍工企業中名列前茅。