試論事業單位檔案管理中現代化方式的利用方法

徐誠時

摘? 要：隨著時代的發展，檔案的管理工作已經成為事業單位工作中的一個重要部分，運用現代化的管理方法和管理手段能更好的促進檔案管理工作。本文主要針對現如今的事業單位中，如何利用現代化的管理方式來完成檔案管理工作進行一定的分析和總結。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;現代化方式

引言：

事業單位的檔案中存有著很多的珍貴信息和資料，這些資料會記載著單位中人員的變得信息以及單位過去歷史中的變革以及發展的軌跡，因此，檔案對于事業單位來說，是成長與發展的見證，是一個單位彌足珍貴的資料，因此，檔案的管理在事業單位中非常的重要。

一、應用現代化方式的意義

事業單位能夠正常工作運行的基礎就是檔案的管理工作。單位的整個發展歷程、工作人事的調動以及某個階段的重大決策等都會記錄在案，因此，在整個過程的不斷積累中，就形成了龐大的資料信息。如果還繼續沿用以前的傳統模式對這些信息進行整合管理，那么就會出現管理效率低下，人力物力耗費率過高的情況。特別是在檔案的查詢管理上，管理人員需要耗費大量的精力和時間。而且因為以前傳統的檔案資料都是紙質資料，在儲存時需要占用的空間較大，容易受潮變質，不利于檔案管理工作的有效進行。

為了檔案的管理工作在質量上能得到有效的提升，事業單位應按照檔案管理部門的實際情況和發展需要，在管理的過程中適當的運用現代化的手段，使用一些比較先進的設備來進行管理。如今現代化的管理模式已經運用到各行各業當中，并且都發揮了不小的作用，尤其是在一些檔案資料的保存管理上面，更是起了大跨步的作用，現代化的管理方式不僅使檔案在收集整理的過程簡單化，同時還對檔案資料的查詢、儲存和傳輸等方面都起到了良好的效果。

二、應用的不足之處

直到現在，我國的一些事業單位在運用現代化方式對檔案信息進行管理時，由于操作不熟練，經驗不足等原因，使得它還存在很多的問題。首先，在事業單位中，沒有科學化的制度及標準來對檔案管理進行約束，本身我國的事業單位數量就較其他國家多出許多，相應的存檔信息數量也很龐大，在這種情況下，不同的單位之間檔案管理的方法格式、標準等都有不同，這就導致了管理制度的標準低下，根本無法起到約束規范的作用[1]。其次是管理人員不具有專業化的管理知識。很多事業單位在使用了現代化的管理方法后，并沒有同時提高管理人員的要求，一般都是簡單的培訓幾天就直接上崗了，使單位中職業素養優秀的管理人員匱乏，嚴重的妨礙了事業單位的檔案管理進度。再就是事業單位在使用現代化的管理方式的時候，為了節約成本，使得資金投入過少，一些先進的管理設備根本沒有提供，而國家現在還不斷的提高要求，這樣一來，反而使檔案的管理水平下降，造成了反作用。

三、現代化方式的利用

（一）檔案檢索

在檔案信息的管理過程中，檔案檢索工作有著重要的影響。在以前老舊的管理中，要編輯資料的索引時，需要工作人員按照不同的等級劃分，逐條的進行索引列表的編輯，由于是人工的處理方式，導致工作的效率很低，而且還經常出現錯誤和漏洞，對檔案資料的管理工作影響很大。而如今，運用了現代化的管理方式，工作人員能直接用電腦在收集資料的同時，直接把相應的索引錄入進去，不僅提高了工作效率，還避免了錯誤和漏洞的出現，提高了檔案管理的準確性。

而且，由于現代化技術的使用，工作人員在查找資料的時候，也相對方便簡單了很多。和原來人工的手動查詢不同，在現代化方式的使用后，人們在查找檔案的時候，在搜索界面直接輸入要找文件的關鍵字就能直接查到相應的資料，整個查找過程下來，只有短短的幾分鐘就搞定了，從而大大的提高了效率。

（二）庫房管理

如今雖然事業單位中，很大一部分的檔案資料已經使用了現代化的管理手段，但還會有一部分的無法復制的珍貴紙質資料需要進行保存，如一些具有歷史意義的老舊照片或者一些帶有單位公章的合同文件等等，這些都需要有專門的庫房來進行保存，但是對庫房的溫度、濕度等情況的管理卻是一個難題。以前則需要工作人員每隔一段時間，就要巡查一次，以防意外事故的發生。現如今，我們就完全可以利用現代化的管理手段，建立一個庫房管理系統，設定好標準的溫度值、濕度值后，就可以利用電腦實現對庫房的全方位無間斷的監控。一旦庫房里的條件不達標準時，報警系統就直接啟動報警，便于工作人員對庫房的管理。

（三）輔助業務

因為檔案的管理工作開展過程中，工作的內容會有很多，因此很多的輔助性業務應需而生。檔案的輔助業務包括了信息的收集整理、信息的鑒定保存和利用等等，在整個的檔案管理工作中，不單涉及到了這些輔助管理方面的工作，還涉及到了信息資料的處理工作。在整個管理過程當中，會有許許多多的信息出現，利用電腦對這些資料信息實行統一化的處理，能提高輔助工作的質量，還能為工作人員提供很大的方便。就目前來看，在整個檔案管理的工作中，使用最為廣泛的軟件非檔案管理軟件莫屬，這類軟件能有效的統計檔案資料的借取和歸還，提高檔案資料的利用率。

（四）形式的轉變

如今，紙質類文件大多數已被電子文件所取代，工作人員在對檔案信息進行存檔的時候，需要把一些紙質版的資料直接變成電子版的，把現代化的方式方法用到檔案的形勢轉變中去，有利于管理效率的提高。

一開始，工作人員需要建立一個完善的檔案數據庫，運用現代化的數據庫結構對檔案的形式進行統一的標準和合理的規范。緊接著，利用多媒體技術，通過一些視頻、圖片以及音頻資料的整合，來實現檔案管理的一體化，完成檔案管理的統一。光碟作為現代化的工具之一，在檔案的管理工作中運用很頻繁[2]。通常來講，光碟的容量較大，讀寫速度也很快，工作人員可以把檔案的原始資料刻錄到這里面來，不僅保護了文件的安全，還節省了空間。在檔案的管理過程中，尤其注意要把價值高的紙質文件轉化成電子文件備份在電腦上，這樣方便查詢。最后，在使用電腦時，要注意設置權限，只有特定的管理人員才能查閱，以便保證檔案信息的安全。

（五）檔案管理網絡的建設

21世紀是網絡應用的普及時代。現代化的管理模式必將取代各個領域中的傳統模式。所以檔案的管理模式也不會例外，在檔案管理的工作中，只有不斷的打破傳統模式，引用新型的現代化模式，才能滿足人們不斷增加的需求。事業單位也要根據自己的需求，建立屬于自己單位的局域網，以及相關的檔案管理網絡，這樣不僅可以實行資源共享，還可以讓檔案管理部門和其他的部門緊密的聯系在一起，使檔案管理工作變得更加信息化，實現資源的有效利用。

結束語：綜上所述，運用現代化的管理方式對事業單位的檔案資源進行管理，是時代進步的必然趨勢，為了能更好的利用這一方式，作為工作人員就要掌握更多的專業知識，以便對單位的檔案管理網站進行有效的日常維護和管理，提高在事業單位中的檔案管理工作的效率，促進事業單位的發展和進步。

參考文獻：

[1]王利超.關于事業單位檔案管理的現狀及探究[J].建筑工程技術與設計，2015，（33）：1178.

[2]韓偉.事業單位檔案管理的現代化和電子化[J].黑龍江科技信息，2017，（13）：252.[2017-08-11].