簡述檔案管理方法的現代化

閆曉靜

摘? 要：本文對檔案管理的現代化進行了詳細分析，發現檔案工作隨著科學技術的進步在收集、整理、管理方面模式上發生了巨大的變化，這些變化對檔案信息的儲備與使用來說是一種優化，但是同時這樣的轉變也給檔案整理人員的工作提出了更多要求。

關鍵詞：檔案管理現代化;問題;措施

1 檔案管理現代化特征

1.1 信息化

信息時代的到來，讓各個行業的發展都貼上了信息化的標簽，且受到信息化改變后，行業的發展模式也發生了較大變化。新時期的檔案管理工作核心內容是運用信息技術提升管理效率。檔案信息的資源建設與基礎平臺建設是信息化最主要的兩個特征，通過信息化的渠道，檔案資源的利用率得到提升，同時讓檔案的信息資源共享程度也得到了擴展。

1.2 虛擬化

紙張是傳統檔案管理工作中的重要載體，這一載體的存在讓傳統的檔案管理工作不得不借助于人力。但是信息技術出現卻讓檔案的人力處理方式發生了徹底變革，在人力管理模式下，檔案信息的資源分享非常有限，想要實現共享難度很大。因為在承接起這個共享工作時需要大量的人力支撐，對信息進行整理。同時人力的方式讓檔案信息的收集、整理、鑒定、編目登一系列的環節耗費的不僅僅包括人力，還需大量的時間支撐。現代化技術的出現讓這些流程得到簡化，并通過更加虛擬的方式讓檔案的管理效率更高且更加節約時間。

1.3 數字化

數字化、符號化也是檔案管理工作現代化的主要特征之一。支撐起數字化工作技術主要是計算機、掃描儀等現代電子技術，這些現代化技術將館藏的紙質檔案通過信息錄入的方式輸入到電腦設備中或軟件中。就這樣，這些落實到紙質載體上的信息轉化為了電子文件。現代微縮影技術以及數碼技術同樣是數字化技術中較為突出的兩個代表。這些技術都是通過計算機識別、存儲、管理電子文件的。主要的區別是微縮攝影技術可以直接將大量的紙質文件通過微縮技術制作成為相應的電子文件，數碼影像則是利用數碼相機與光磁轉換技術對影像進行處理。

2 檔案管理現代化工作現狀

2.1 水平與利用率低

對歷史資料進行簡單的整理、收集、存檔并不能將整個檔案工作進行概括，這也不是檔案工作的主要內容。檔案應獲得規范且合理整理，并安全的被保存起來以備后續使用，這無論對個人還是企業來說都具有異常重要的作用。檔案其實是一項相當專業且復雜的工作，但是就目前的檔案管理行情來看，很多企業與單位并未對這項工作進行重視，在檔案的管理上仍然是藏多于用。這直接讓檔案利用率降低了很多，不僅僅嚴重浪費資源，檔案工作還會因此浮于表面，管理工作也因此意義不足。

2.2 管理人才匱乏

檔案管理人員是檔案管理現代化的主力軍，他們既需要掌握先進的科學技術知識，能夠利用科學技術知識對新技術展開日常使用，更新和維護新設備，還得具有較高的文化素養和一流的管理技能，但從目前檔案人員的現狀來看，許多機關、企業、事業單位的文書，檔案管理人員，仍然停留在收發、查找階段。

2.3 信息化程度低

由于現在管理人員的檔案意識不夠強，資金投入與實際需要嚴重不符，資金短缺導致物理購買現代化的檔案掛你設備，技術落后延遲，信息化程度較低，同時也造成人才引進困難，甚至人才流失。

2.4 管理手段滯后

我國檔案管理水平相對落后，有的檔案部門沒有能夠對信息進行集中存儲處理的如計算機等現代化管理設備，甚至連起碼的分類裝訂、防火、防蛀等基礎設施也沒有，檔案管理人員仍然依靠手工方式采用原始手段對檔案進行裝訂和保管，不僅費時費力，還影響長期保存檔案的質量和快捷使用檔案的效率，因此，檔案管理工作向現代化管理邁進是當務之急的一項改革。

2.5 不夠重視工作

領導和職工對檔案的淡薄意識普遍存在，例如學校檔案的系統性和完整性受到不能按時形成材料上交的處室的嚴重影響，這些處室上交材料不及時導致校方不能按時完成年度立卷工作，進而導致材料分散在處組室甚至個人的手中，給工作帶來了很多麻煩。

2.6 管理設備不先進

檔案管理現代化所需要的軟件，硬件設施因為檔案管理意識淡薄和資金投入的有限而得不到購置升級，導致檔案管理現代化嚴重滯后，檔案管理自動化軟件是檔案管理中至關重要組成，雖然該軟件很大程度上有利于檔案的現代化管理，但由于開發技術還不夠成熟，造成文件和檔案之間脫節，導致管理變得極為分散，引起難以集中管理使用系統中的檔案信息這一問題，從而無法有效共享檔案信息資源，嚴重影響了檔案管理現代化的進程。

3 加強檔案管理現代化的措施

3.1 安排秩序，循序漸進

檔案管理工作上的重要目的是讓檔案信息發揮出價值，人們通過計算技術實現了檔案信息價值的提升。對檔案信息進行綜合性管理之前，應先根據各個檔案類別的重要性、價值、利用率等方面的情況進行整體資料排列，并對可以開放的核心檔案與社會利用率較高的檔案及進行優先整理，讓其利用水平得到提升并增加其信息利用上的安全保障，加快檔案管理工作的計算機進程，并讓檔案的社會利用效率提升到最大。

3.2 現代化意識轉變

領導干部對地區單位檔案工作的現代化管理工作的進程起著至關重要的作用，因此實現檔案管理現代化的過程中應首先在領導者的頭腦中樹立重視的意識，其次是領導工作人員一起依靠科學管理觀念形成與時代發展方向一致的現代化管理意識，防止出現對檔案管理現代化的單一認識，同時將計劃經濟時代形成的對檔案傳統的管理模式進行革除，將被動形式的檔案管理模式進行轉變，轉變為主動、開放式的模式，讓檔案的現代化建設可以有規劃有流程的開展，給工作、企業、人事等方面的檔案信息管理工作水平進行全面性的提升。

3.3 科學管理方法輔助

時代的進步與發展，直接增加了更多的檔案管理內容，同時也讓檔案管理工作的價值獲得了大大提升。因此企業與單位中的人員必須加大對檔案管理工作的重視力度，并引起足夠的重視，儲備專業素質高的人員，讓檔案管理工作上的優化與轉折可以更為順利的開展，同時配合科學的檔案管理手段，讓檔案管理工作的現代化水平逐步提升。

3.4 先進設施輔助

引進先進的管理設備是實施檔案管理現代化的重要手段。現代化的檔案管理對設備和技術的依賴性較強，這一點有別于與傳統檔案管理。所以加強現代技術在檔案管理中的應用，為檔案管理部門及時配備相關的辦公設備，能夠有效提高檔案管理的現代化水平。各級檔案管理單位需要加大財政投入，盡量合理撥款給檔案管理部門，為其工作的順利展開提供經濟支持，幫助其引進領先的技術和設備。

4 結束語

總而言之，檔案管理工作既是記錄社會文化發展的有效措施，又是信息的內存庫，是一項復雜又系統工程，要想使檔案管理工作擁有一個科學、完整、合理的現代化管理體系，就必須充分調動各方面的積極性，加快檔案管理信息化建設步伐，實現檔案管理信息化，挖掘檔案管理新型人才，提高檔案的整體管理水平。

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