論電子文件檔案管理與傳統檔案管理

張晶

摘 要：檔案的有效保存和利用為社會發展做出了重大貢獻。可以說，電子文件的存儲和記憶在一定程度上影響并推動著檔案管理工作的實施，那么，電子文件對檔案管理工作有哪些利與弊呢？筆者結合自己多年的工作經驗，淺談電子文件對檔案管理工作的利與弊。

關鍵詞：電子文件;檔案管理;傳統文檔

引言

隨著我國信息化時代的到來，信息技術被應用到社會的各行各業，檔案管理在信息化的沖擊下同樣發生著深刻的變革。其中較為明顯的變化便是電子檔案的產生與應用，相對于傳統的紙質檔案，電子檔案的出現在給檔案管理帶來了便利的同時，也給其帶來了巨大的挑戰。人們積極應對信息化，不僅要關注檔案的載體形式變化，尋找適宜穩妥的管理方法，更為重要的是，要研究檔案這一事物整體在信息技術基礎上的運動新規律。電子文件需要全新的管理形式，下面，是本人對文件在實行電子檔案化管理方面的思考。

1兩種檔案管理的相同點

1.1兩種檔案管理的基本原則一致

檔案管理的發展從始至終是按照一定的原則進行的，兩種檔案管理方式所遵循的原則是一致的，這種原則就是根據社會發展的需要，采用一定的技術條件在原有管理方法上進行創新形成新的檔案管理模式。兩種檔案管理方式各有自身的優勢和不同，其統一性體現在管理方法和原則的一致性。電子檔案是計算機網絡工程技術發展的產物，是對傳統檔案管理模式的延伸和拓展，在功能上更加能夠滿足社會發展和人們生產生活的需求。

1.2兩種檔案管理的基礎是一致的

電子檔案管理的實現和發展離不開傳統檔案管理方法，從某種意義上講，電子檔案管理只是傳統檔案管理通過計算機技術實現的一種形式，其根本的基礎還是傳統檔案管理。電子檔案管理在對信息資源的分類和存儲歸檔的過程中離不開傳統檔案管理方法的使用。此外，兩種檔案管理都需要一套行之有效的管理方法，在兩種檔案管理在實施過程中都離不開人的操作。

1.3電子檔案信息資源是傳統檔案信息資源的延伸

我們知道，電子檔案是依據計算機網絡工程技術，將傳統檔案管理方法進行了延伸和擴展，其最大的優勢就是利用最小的體積儲存空間來實現大量信息資源的存儲。現代科學技術的發展使電子檔案在數據化和自動化方面的發展取得了一定的成就，利用計算機數據庫來尋找需要的檔案信息更加的便捷。電子檔案管理方式的運行較之傳統檔案管理方式節省了很多的時間和空間。

2電子文件檔案區別于傳統歸檔方式

2.1電子文件檔案歸檔時間與傳統檔案不同

當文件辦理完成后，電子檔案可隨時進行歸檔，或在一定的時間內進行統一歸檔，文件形成后可在計算機網絡及信息技術的支持下傳送給檔案部門，并需要通過電子數碼簽名的方式進行身份認證，最終由檔案管理工作人員進行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失和病毒的破壞;傳統紙質檔案管理工作中需要相關部門進行統一整理，并定期對所有檔案進行更新整理，在管理中使得電子檔案流程性更為突顯。

2.2對電子文件在保管及分類、編目方式上和傳統檔案有差異

電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件后進行唯一的文件編號，并給出相應的分類號與檔案號，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量;而傳統紙質檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現人為錯誤。

2.3電子文件檔案區別于傳統歸檔的保護措施

傳統的檔案資料大部分是以紙質的形式存在的，其對存儲的環境要求比較高，在存儲過程中要嚴防蟲蛀、受潮等現象的發生;紙質檔案資料在借閱過程中容易丟失和損壞。因此，保證檔案資料的完整是重要的任務。另外，紙質檔案資料不容易修改;電子檔案的存儲采用的是電子編碼器，這樣在電子的調閱中就不會發生丟失和損壞的現象，但其缺點是以電子編碼器存在的電子檔案資料容易被修改、涂抹和編輯，檔案資料的原始性容易被改變，所以為了電子檔案資料的安全性，需要對其設定分類號和訪問權限。此外，電子檔案在根據需要被修改時，其修改過程要比傳統紙質檔案方便得多。

2.4電子文件檔案區別于傳統歸檔的查詢方式

傳統檔案在查閱時比較浪費時間;電子檔案在查閱時只需要查閱人在計算機上的電子檔案數據管理庫中注冊成會員，經過身份驗證后獲得查閱權限就可對電子檔案資料進行閱讀和使用。隨著計算機網絡工程技術的不斷革新，檔案管理模式也發生了很大的變化。在智能化和自動化的時代背景下，電子檔案越來越多地被使用。電子檔案管理在傳統檔案管理的基礎上，堅持傳統檔案管理的原則，通過計算機網絡工程技術對傳統檔案信息資源進行了延伸和拓展，使檔案管理更加適合時代的發展潮流，使檔案建設工作在社會發展和經濟建設中發揮了更大的作用。

3電子文件檔案與紙質文件檔案的轉化與共存

在現代化社會當中，因為電子文件其獨有的便捷性與效率性特點，決定了其自出現開始就將與紙質文件共存于世。但是在實踐當中我們不難發現，兩者之間具有相互的共性、異性，同時也有相互的轉化性。

在科技迅猛發展的當今社會，優勝劣汰并非單純在于新舊理念交接問題，而是因為舊式的處理方法已無法滿足當今高精確、高質效的作業需求。先有了紙質文件之后，根據辦公利用等方面的所需形成了相應的電子版本，在現代化趨勢下人們通常把紙質文件進行掃描和輸入，其被電子文件作為執行依據。這不僅僅局限于網絡辦公，更主要的是符合現代快節奏、高壓力的辦公效率。時代的交替，使計算機技術引領下的信息化辦公取代了以往效率低下的辦公模式。

電子文件可以實現實際工作生活中隨時應用所需要的信息資料，跨越了時間和空間的限制，大幅提升了辦公效率。但正因為網絡信息資源具有其開放性和共享性，且一旦文件被篡改，電子文件又缺乏其本身的證據保留性，因此，網絡信息安全問題成為電子文件安全性與完整性的一項重大威脅。當體驗了電子文件便捷傳輸、方便收集和便于攜帶的現代化體驗之后，人們逐漸發現，最傳統的紙質文件儲存方式竟是目前信息化發展社會當中，最穩妥、最實際的資料儲存方式，其依然是占據著整個社會并對信息法律效率，辯證性到主導作用的文件模式。所以，人們把電子文件利用現代化設備進行輸出，轉變成為紙質文件，以進行有效遞交與長期的保存。

但有些時候，文件被歸檔后需要進行紙面、電子兩種文檔類型一起儲存，在業務流轉與應用當中，紙質與電子兩種版本又同時出現、且被同時利用。這種模式被稱作為“雙軌制”，是一種更加全面、更加深入、更加進步的應用與管理形式。

結語：

目前紙質檔案已得到了大家的認可，而電子檔案的使用還存在一些缺陷，還沒有廣泛地被大眾所肯定，為此，強化電子檔案的立法工作成為必要，確保電子文件檔案的法律效力，使電子文件檔案具有充分的證明力，在這條路上還需要下功夫，在信息技術發展的今天，大多數人更多地依賴計算機技術的應用，為工作提供便利的同時，我們應該考慮其另一方面為我們帶來哪些損失，電子文件的輸入和形成也同樣決定著檔案管理的途徑和方式，因為電子文件為檔案管理提供了便利，而檔案管理又在無形中依賴于電子文件的制作，兩者相互制約，相互影響。

參考文獻：

[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2001.

[2]董永昌，何嘉蓀.電子文件與檔案管理[M].百家出版社，2001.