如何做好文書檔案管理工作

張丹

摘? 要：本文對文書檔案管理工作上的落實重點進行論述，發現文書檔案工作質量對企業發展影響很大，同時想要讓管理工作的質量達到要求，需要將管理工作制度、基本條件、關鍵點落實工作進行精細規劃才可獲得最佳預期管理效果，因此管理人員應注意基礎素質夯實。歡迎專業人士的參考與指正。

關鍵詞：文書檔案;檔案管理;規范化;信息化

文書檔案當中往往記錄了相應單位、企業的歷史發展過程，因此檔案文書具有珍貴的歷史價值，能對單位、企業未來發展起到積極指導、推進作用。而在當代社會各方面均發生了巨大變革的情況下，也就更需要工作人員做好文書檔案管理工作。

1 文書檔案相關管理工作重要性分析

文書檔案在企業的發展歷史中占據著重要的資料與信息記錄功能，對企業與國家發展來說都很有價值。文書檔案不僅可以讓企業工作人員了解國家在行業管理上的政策法規，內部工作的上傳下達，還承載著部門與上下級之間的任務對接，因此文書檔案工作的收集與整理應得到專業管理。

文書檔案主要來源于上級與本級工作組織中，這兩類文書檔案各有各的價值點，貫通了每個工作步驟，人事、財務、業務等，凡是有價值或是對企業未來發展有影響的信息都需進行收集、整理、存檔。隨著時代的發展變遷，文書檔案的內容與管理形式都在發生變化，因此專業管理人員應時刻保持高度責任感，并努力增強自身的專業素質，讓管理工作水平不斷提升。

2 文書檔案管理工作的基本條件

文書檔案規范管理是做好檔案管理工作的基本條件，公文的種類、格式、處理程序是否規范將直接影響檔案的管理工作。許多文書檔案的歸檔工作，需提前在文件形成時來做，在處理程序上需要注意：必須與檔案管理工作緊密銜接，將文書與檔案管理工作兩者有機地聯系起來。確保文書和檔案的協調和統一，從而提高工作效率。

3 文書檔案管理工作的制度

做好文書檔案管理工作制度的完善化。制度是規范人們行為的準則，在文書檔案管理工作中，應始終堅持以制度來規范管理檔案工作。檔案管理人員應該認真學習“檔案法”和“國家行政機關公文處理辦法”，結合部門實際，制訂相應的檔案管理辦法，建立統一標準要求、統一運行操作，從而提高檔案管理水平。

4 文書檔案管理工作的關鍵

做好文書檔案管理工作的關鍵是提高檔案管理人員的素質并強化管理。檔案管理人員的素質決定檔案管理的水平，素質越高，水平越高。檔案工作的繁瑣和枯燥要求膽敢管理人員必須具備較高的政治素質和思想覺悟，要有很強的責任心和敬業奉獻精神;此外，檔案管理人員必須要加強學習，不斷增加和豐富自己，學習掌握檔案管理的新技術新方法和新觀念，這樣才能與時俱進，更好地投入到文書檔案的管理工作中去。只有從各個方面把好細節關，才能將文書檔案管理工作做好。首先，結合實際制定相應的規章制度;其次，檔案具有一定的機密性，因此必須做好檔案管理人員的篩選工作;第三，對文書工作應按響應程序進行詳細記錄，避免應記憶問題產生的漏記漏發;第四，將文書檔案按機構大體分類;第五，根據具體工作需要做好文書檔案備案表，形成詳細的檔案明細;第五，做好文書檔案的存檔工作。從而保證文書檔案管理工作的順利進行。

5 做好文書檔案相關管理工作的關鍵點

5.1 爭取領導人員的重視

在實際開展文書檔案相應管理工作的時候，往往存在著工作內容復雜、管理難度大的特點，需要在企業、單位中形成良好的氛圍，在各部門積極協作下，推動文書檔案相應管理工作質量的提升。而為了能在企業、單位中形成良好的氛圍，需要管理工作人員能爭取到領導人員的大力支持，只有這樣在企業當中創造出良好的工作氛圍。在領導人員對文書檔案相應管理工作給予高度重視之后，下屬工作人員也就會同樣對文書檔案相應管理工作給予高度重視，使管理工作更高效、快捷的開展。其次，在領導人員的監督下也能讓文書檔案相應管理工作保持良好的發展狀態，對管理工作中存在的各種問題都能及時的進行解決，推動文書檔案相應管理工作發展。

5.2 強化文書檔案相應管理工作規范性

文書檔案相應管理工作的根本是對文書的管理，需要管理人員能在工作中遵守各項要，保證檔案文書管理工作的規范性，避免由于操作問題導致管理工作質量受到影響。而且管理人員要認識到文書工作的關鍵性，只有保證文書工作的質量才能讓后續各項工作均能順利開展。而從文書工作的具有內容來看，其包括文書繕寫環節、文書內容校對工作、文書打印、文書文本蓋章、文書保管、文書調閱以及文書歸檔、擬辦、刊登等方面的夠工作，需要工作人員能做好各個環節的文書管理工作，這樣才能避免文書管理質量受到影響。其次，由于文書有著突出的重要性，因此強化文書管理工作也是一項根本性的要求，這樣才能避免文書檔案當中的信息發生缺失。另外，在一些文書檔案當中記錄了大量重要信息，需要通過提升管理工作規范性，來實現文書內容記錄工作的準確性、及時性、保密性以及安全性。而在實現文書檔案相應管理工作規范性提升的時候需要工作人員能從自身出發，加強對文書檔案的重視度，也認識到文書檔案相應管理工作對于企業發展的關鍵性。另外，文書工作的處理程序必須要與檔案工作進行緊密銜接和有機結合，例如在對文書進行鑒定、分類以及歸檔編號之初，就要做好相關登記，完成檔案管理相關工作。這樣不但可以有效簡化工作程序，減少工作差錯，更保證了文書和檔案工作的協調統一。

5.3 完善管理制度

有效的制度是規范行為的準則，是保障工作質量的基礎。同樣，對于文書檔案管理工作來說，也需要有一個完善的制度來進行規范和約束，即以制度來實施管理。文書檔案管理制度的制定要符合國家相關法律法規及企業實際情況，具體來說，要在國家《檔案法》《行政機關公文處理辦法》等法規條文的基礎上，結合企業實情及過往相關規定，制定符合實際的公文處理實施辦法，將文書檔案管理工作的各個環節融為一體，建立統一規范的要求、工作標準以及操作規程。另外還應組織全體員工共同學習制定好的公文處理實施辦法，以提高大家的重視。

5.4 提高管理人員素質

在文書檔案管理工作中，管理人員的素質對管理工作成效以及管理工作質量具有直接的影響，是一項非常重要的因素。因此，為了提高文書檔案管理工作成效和質量，企業應當加強對文書檔案管理人員的培訓和教育，不斷提高管理人員素質，更新管理人員的觀念，豐富管理人員的專業知識和技能，培養管理人員的創新意識，盡快打造出一支專業、優秀的文書檔案管理人才隊伍。

6 結束語

文書檔案管理水平直接對企業的長期與后期發展起著重要的影響，因此每個工作細節都應獲得重視，領導層的重視、文書管理條例制定、人員基礎素質等都是工作落實中的重點。配合專業科學管理方法，并隨著時代與技術發展進行模式與方法上的革新，才能讓此項工作的價值發揮到最大。

參考文獻

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