談如何做好醫院行政檔案管理

王士偉

摘 要：隨著現代化進程的不斷推進，醫院行政檔案管理也跟隨時代變化而不斷發展。目前我國醫院行政檔案管理存在一些問題，作為醫院的行政檔案管理者，應積極發現并解決問題，探究醫院行政檔案管理難點及發展方向，從而為醫院長遠的發展作出努力和貢獻。

關鍵詞：醫院;行政管理檔案;問題;創新

行政檔案是機關、組織、個人在社會中形成的具有保存調查功能，以文字、表格、音像等各種方式呈現的歷史記錄。醫院行政檔案管理人員的主要職責就是將這些歷史記錄以現代化的方式進行管理和保存。如何做到科學管理、系統管理，是醫院行政管理人員所要思考的問題。

一、醫院行政檔案管理存在的問題及其原因

1.存在問題

當今醫院行政檔案管理存在很多問題。例如，檔案資料的缺失，人員信息不全，檔案管理不規范等諸多問題。第一，很多醫院工作者的信息和科研成果，經常會因當時檔案記錄收集不及時或檔案的年限過長而導致缺失。第二，在醫院行政檔案中也經常會存在張冠李戴現象，大大增加以后辨識資料的難度。第三，有些醫院會出現無編號、無標題、無蓋章的三無文件，無法進行醫院行政檔案管理。第四，原始記錄的丟失，無法做到檔案的集中收集、歸檔保存。

2.問題原因

第一，因醫院檔案室發生意外而導致檔案丟失。例如，火災水災等非抵抗性原因，在自然災害的影響下檔案破壞及缺失。第二，因為醫院行政檔案管理制度和設備存在缺陷，醫院的紙質檔案和電子檔案都應是保密保存的，很多醫院的檔案管理室較為陳舊，設備比較落后，經常會出現因設備故障而導致電子檔案丟失的現象。所以，提升檔案管理技術和升級檔案管理設備，刻不容緩。第三，因不法分子的入侵和偷盜，導致部分檔案及科研成果的丟失。第四，作為醫院行政檔案的直接接觸者，醫院行政檔案管理人的不當行為，對醫院行政檔案的保存是災難性的打擊。

二、創新醫院行政檔案管理對策

1.升級醫院檔案管理設備

第一，提升醫院行政檔案管理設備水平。在很多醫院，尤其是鄉鎮醫院，醫院行政檔案管理一般是以紙質的形式存在，沒有電子檔案的形式。這樣的醫院行政檔案管理是非常落后的，而且不符合我國現代化發展。所以鄉鎮醫院的行政管理者，應增強管理意識，將新技術引進醫院行政檔案管理中，例如引進辦公自動化系統，升級計算機設備，將自動化系統覆蓋整個醫院、各個部門，讓每個部門在歸檔時，可以做到電子檔案與紙質檔案同步歸檔，實現醫院行政檔案管理現代化。

第二，實現醫院信息現代化管理。目前最先進的檔案管理技術是辦公自動化，其核心是將電子文件進行分類處理，歸檔保存。大部分醫院在處理文件時，先將電子文件打印成紙質文件，再經各部門負責人簽名并簽署意見，最后歸檔匯總。這樣的檔案處理模式有一個很大的缺陷，就是電子版原件在各部門散落，并不能很好地歸檔。而醫院信息現代化管理的目標，是將電子文件與紙質文件共同進行歸檔保存。醫院行政檔案管理必須將紙質文件與電子文件進行結合，保證二者的完整性、實效性、統一性。

2.針對特殊檔案安全管理

重視各部門的特殊檔案管理，在醫院的日常工作生活中，各部門都會存在一些特殊檔案，而這些檔案需要特殊對待，特殊管理。例如，在醫院檢驗部門，特殊性疾病應進行安全性管理。例如梅毒、艾滋病等具有高度傳染性的疾病，對這些疾病的文字檔案與電子檔案應進行特殊性管理，歸入特殊領域檔案部分，及時與相關機構聯系并將檔案移交歸檔;在醫院內，應針對這些患者的個人信息進行安全保存，避免患者的信息遭到泄露。另外，牽扯醫院內部利益的檔案也應進行特殊性安全管理，如醫院內部的藥物、手術器材、醫療器械等花費問題，應進行嚴格保密，避免遭到不法人士對這些資料進行偷竊或偽造。

3.提升檔案管理人員素質

目前導致我國醫院檔案管理水平低下的主要原因，是醫院行政檔案管理人才的不足和缺失。因此，要提升我國醫院行政檔案管理的有效性，就必須提升檔案管理人員的素質。第一，提升行政檔案管理人員職業素質，我國《檔案法》規定，檔案工作人員所具備的職業素質是：忠于職守，愛崗敬業，遵守法律，保守機密，博學進取，公正服務。在醫院行政檔案管理人員職業素質培養中，首先應當弘揚我國社會核心價值觀，對于在工作中表現優秀職業素質的檔案管理人員，提供晉升、提高待遇、深造學習等機會，從而激勵檔案管理人員的工作積極性。第二，提升行政檔案管理人員業務能力。在醫藥衛生檔案管理辦法中明確提出應對檔案管理人員的業務能力進行考核。根據規定，醫院行政檔案管理部門應設立嚴格的考核制度和考核辦法：（1）對于在醫院行政檔案管理中，表現優秀的檔案管理人員，進行計分，根據計分結果進行檔案管理人員的職稱評定和職位升級。具體計分方式：在服務過程中受到各部門表揚，記1分，在工作過程中全年無失誤，記1分等等。（2）對于在醫院行政檔案管理中存在失誤的檔案管理員，先讓其進行技術失誤分析，然后在會議中進行檢討，保證不再犯同類錯誤，最后在計分系統中進行扣分處理。（3）對于考核成績扣分相對較多者進行警告，并在全年表彰大會中，讓其作檢討報告。對于屢教不改者進行辭退處理。對于在工作中存在重大失誤，并影響醫院發展的檔案管理人員，永不錄用處理。醫院行政檔案管理人員應定期進行培訓和學習，提高其業務能力。可以每三個月舉行一場培訓活動，邀請其他醫院優秀檔案管理人員講述先進經驗，教導先進技術，每年推選兩名檔案管理人員，提供再學習機會，并在學習結束后，對兩名檔案管理人員進行結業考試。

三、結語

總而言之，醫院行政檔案管理是醫院工作中非常重要的一部分，因為醫院行政檔案中所記載的科研結果、人員調動、會議信息等都是醫院內部非常重要的文字檔案。他們的遺失可能會造成醫院運行障礙，或是影響醫院內醫療人員的晉升和職稱的評定。所以加強醫院行政檔案的管理，必須調動醫院檔案管理人員的工作積極性，也要發動醫院所有醫療人員、工作人員共同配合，只有大家群策群力，才能促使我國醫院行政檔案管理實現現代化。

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