淺析人事檔案的管理

竇全軍

檔案工作是各項管理工作的重要組成部分，借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來。這充分說明了檔案工作在建設中國特色社會主義社業中的重要地位、重要使命和重要意義。結合工作，現淺析如下看法。

一、人事檔案管理與利用存在的問題

（一）歷史遺留問題多，升級達標工作任務繁重

體制調整前，局直單位的人事檔案歸地方人事部門管理，由于隸屬關系、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊等問題。如人事檔案盒（袋）破損不堪;人事檔案材料殘缺不全;檔案材料沒有進行規范整理，歸檔材料規格不同，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂。體制調整后，面臨人事檔案的重新整理，升級達標工作，除“三齡一歷”需要審核準確外，僅技術加工，規范整理就有相當大的工作量。

（二）專職檔案管理人員缺乏

單位人事部門一般配備兼職人員兼管人事檔案管理工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對人事檔案管理人員政治素質、業務能力、管理水平的培訓與提高，使單位人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展受到限制。

（三）人事部門檔案意識有欠缺

為規范人事檔案管理工作，安排具有責任心的專職人員負責檔案業務，可是有些單位仍不能認真對照制度，及時將需要歸檔的人事檔案材料報送，借（調）閱人事檔案時也不能認真履行相關手續。這樣，不利于檔案資料的不斷更新，從而影響人事檔案材料的利用效果。

（四）信息開發利用率差，發揮服務作用程度低

人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容，包括檔案信息的開發利用等。目前，很多單位人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察、發展黨員等方面，未能真正起到應有的作用。

（五）檔案管理手段落后

現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。計算機在人事檔案管理中，只發揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能尚未開發。

二、人事檔案管理的重要性

人事檔案是黨政軍群機關、企事業單位在管理所屬人員時形成的以個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為單位選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。為此，筆者為做好檔案的管理與利用作出如下解決方法。

三、解決人事檔案的管理與利用問題的措施

（一）加強檔案人員管理，完善各項管理制度

為了提高檔案管理水平，要安排了工作責任心強，綜合素質高的人員專門負責檔案管理工作，并每年安排檔案管理人員參加檔案業務培訓，不斷提高檔案工作人員的業務能力;還要制定《檔案管理制度》、《檔案管理辦法》、《檔案資料保管制度》、《檔案查（借）閱制度》、《檔案保密守則》等一系列規章管理制度。專職工作人員做好檔案保管的安全、保密、保護工作，嚴格執行查詢借閱制度，借閱人借閱相關資料前，必須填寫檔案借閱登記表，歸還后及時銷號，確保檔案管理工作科學、規范、有序。扎實鉆研檔案管理工作，提高經辦檔案保管、交接、轉移和利用業務水平，完成經辦業務登記和記錄，及時、準確地統計檔案收進、移出、利用等情況，按社區、街道分類保存，確保檔案資料規范化，防止檔案損失，延長檔案壽命，同時不定期檢查檔案及日常維護工作，發現問題及時向領導匯報，采取補救措施，確保檔案的完整無損。

（二）嚴把“三關”，注重檔案管理質量

嚴把收集關。要求檔案管理人員嚴格按照檔案管理要求，認真細致地鑒別收集歸檔的材料，不符合質量要求的材料堅決不予入庫，并及時將收集到的檔案材料歸入檔案盒內，做到資料收集齊全。嚴把整理關。在全面整理每一卷檔案的基礎上，把干部“三齡兩歷一身份”核定作為人事檔案審核工作的重點，逐項審核清查，做到全面收集材料、仔細鑒別材料、規范整理材料。嚴格程序關。以檔案工作的準確、真實作為人事檔案工作的最終目的，做好人事檔案管理收集、鑒別、整理、保管、利用、轉遞工作等工作環節。同時，在工作程序上，注重從每卷檔案材料前后印證中審核信息，力求材料的真實性和準確性，確保審核工作質量。

（三）落實現代化管理系統建設

建立和完善所管檔案的信息管理系統，文書、專業、設備、聲像、電子、實物等全部檔案，及時更新保持檔案基本信息庫與退休人員社會化管理信息數據庫的內容一致。對退管黨員基本信息資料進行統一整理，將已有材料錄入電子臺帳形成檔案目錄，做到一人一檔，便于查閱，實現檔案管理的高效規范化，確保每一份檔案的準確性、完整性和有效性。

（四）強化保密意識，切實維護檔案管理嚴肅性

嚴格按照《干部人事檔案管理規定》的辦事流程、政策規定和程序辦事，堅持原則，從嚴把關，切實維護檔案管理工作的嚴肅性;強化保密意識，對檔案管理工作情況、干部基本信息、數據嚴格保密，未經批準嚴禁對外公布;對所審核的檔案和信息嚴格保密，嚴禁涂改檔案，嚴禁無關人員翻看檔案，認真做好專項審核設備、場地的安全保密管理，從嚴執行各項安全保密管理規定和要求，嚴防發生失泄密事件;對在檔案管理工作及專項審核過程中個別存在失職瀆職行為或弄虛作假的，要追究相關責任人的責任。

為加強人事檔案管理規范化建設，實現人事檔案管理規范化、標準化和科學化目標，人社部門要高度重視人事檔案管理工作，不斷健全機制，完善措施，規范管理，多措并舉，不斷規范和完善人事檔案管理工作。要以檔案達標復查工作為契機，實行目標管理，盡力抓好案卷質量，逐步實施信息化管理，使檔案工作適應現代化、規范化的要求，并充分利用、發揮干部人事檔案在人事管理、隊伍建設方面特有的作用，使檔案更好地為單位服務。

參考文獻：

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