淺談工程檔案資料的有效管理措施

劉敏

摘要：工程檔案管理工作對工程質量的控制，投資控制，項目建成以后的使用，維修方面都有著非常重要的作用，是企業管理工作重要的組成部分。本篇文章從工程檔案資料管理重要性出發，根據實際的情況，提出了相應的工程檔案管理解決對策，不斷的提高工程檔案管理的水平。

關鍵詞：工程檔案管理;重要性;應對措施

引言：

工程檔案資料是企業根據我國相關的法律法規要求，依照工程施工的合同，通過收集整理，編制歸檔等活動而形成的一系列的工程資料。它記錄了工程施工的全過程以及施工的技術成果，并真正地反映工程項目施工的質量以及重要的技術記錄。不斷的提高整個工程的建設水平，提升企業自身管理的水平。這項工作應當引起工程管理人員足夠的重視。

一、工程檔案資料管理的重要性

（1）工程項目負責人可以通過檔案資料來了解項目數據，對于整個工程的進度進行全面的監控。如果在工程施工過程中發生一些問題，也可以通過收集各項資料和檢驗結果，找出發生問題的原因，這樣能夠有效地減少工作人員的工作量，也可以對各項問題起到一定的預防作用。

（2）完善的檔案資料可以為后期的施工起到一定的參考作用。然而，資料的記錄可以將工程運用的技術進行全面的分析，這在后期應用的過程中可以進行一定的反饋。在工程檔案資料中有很多的數據和信息能夠體現它自身的價值，施工中也可以充分的利用自身的優勢，在工程完成以后對檔案資料進行仔細的分析和研究，總結施工過程中的經驗，不斷的提高工作的效率，保證整個工程的質量。

二、加強工程檔案資料科學化管理

2.1完善相關的管理制度

在工程項目建立的初期，相關的工作部門要及時地制定和完善相關的檔案管理規定，并且將各項制度有效地落實到位。加強監督和管理的職能，保證各項制度有效地執行。此外，需要明確工作人員的職責和責任，保證每一項程序有專業的人員來搜集和整理資料，整個施工的過程要與資料的收集相同步，完整的資料收集可以為整個單位發展提供良好的決策。首先要加強組織領導，工程項目建設和工程檔案管理要相結合起來，建立完善的管理網絡。項目建設單位也要將施工中的各項信息都加入到管理網絡當中，建立檔案領導小組，有效地開展工程檔案監督和管理工作，加強與各個部門之間的溝通和交流，明確自身的責任。

相關單位的內部也要強化責任考核制度，建立檔案目標管理考核機制，把檔案工作納入到綜合的考核范圍內，可以采用多種形式，不斷地提高檔案管理的水平。在工程完工以后也加強對各項檔案信息的管理，對存在問題的地方要進行及時的整改，如果不能夠按時的提交或者出現錯誤的情況，要進行一定的懲罰，追究相關人員的責任。

2.2推動信息化建設

當前社會在快速的發展，紙質版的資料已經不能夠滿足當前發展的要求，要將各項信息轉化為數字處理。一方面要嚴格到根據我國相關的管理規定，規范檔案數字化技術規范，利用先進的技術，將各項信息進行收集和整理，統一的納入到數據庫建設當中，做好檔案信息的存檔工作。也要對檔案信息進行分類處理，這樣能夠快速的收集。安全地保管各項信息，保障各項信息不被泄露，不斷的提高各項信息的使用效率。相關的單位在檔案信息錄入的過程中要保證信息的準確性，通過網絡可以實現對檔案快捷方便的查閱，真正的做到檔案內容的現代化，數字化的管理，不斷地提高檔案管理的水平。

2.3強化工程檔案資料管理過程控制

整個工程需要的時間非常的長，要想提高檔案管理的水平，就必須實行規范化的處理。檔案管理的收集，整理和保管各個環節都要有統一的程序，采用科學的方法進行，保證檔案管理和工程建設相統一，不斷地提高檔案管理的水平。

（1）前期階段。要堅持從檔案材料的源頭抓起，做好檔案信息的收集工作。工程項目建立以后，檔案管理部門對項目管理部門進行檔案的交底工作。這項工作的內容為項目前期和工程完成以后各項資料的收集整理的要求。檔案管理部門要對整個施工的設計，施工的過程都要進行同步的信息收集和整理，通過各項數據的整理分析，整個工程存在的各項問題，施工部門進行及時的溝通和交流，制定出合理的解決方案。根據各項制度的要求，也要對使用的技術信息形成文件進行儲存，同時也要保證各項信息的真實性。

（2）中期控制。工程開工以后，相關的部門要根據現場的實際情況，加強監督和管理的力度，保障工程檔案管理的各個環都進行嚴格的監督和管理。檔案管理部門要與其他的部門進行溝通和交流，收集和整理各項材料，對于不符合要求的文件及時的提出意見，并且要進行全面的改正。在業務的指導方面，工作人員要深切地了解工作的項目，隨時的對整個項目進行檢查和指導。在具體的工作當中，要主動地參與到整個工程的建設過程中。各項工作要提前的進行解決，把問題解決在檔案提交之前，積極地向有關的部門領導進行匯報，不斷的提高現場的監督和管理水平。

（3）后期控制。工程完成以后要及時的向有關部門進行移交歸檔工作保證文件的準確性和完整性。并且也要在整項工程完工以后的質量檢查工作進行整理，保證整個工程的質量符合國家的標準。

2.4提高工作人員的工作素質

不斷的加強工作人員的職業道德建設，提升工作人員的積極性。增強他們工作的責任感，充分地實現自身的價值。當前，信息技術應用非常的廣泛，相關的單位也要加強現代辦公設備的學習，提高工作人員使用計算機的技能，創新檔案管理的方式，滿足當前社會對檔案管理工作的要求。相關單位的內部也要加強對工作人員的培訓，擴寬他們的專業知識和專業能力，提升工作效率。

結束語：

工程建設項目檔案資料是工程重要的資料，歸檔的目的是為了保留工程建設過程中重要的信息，也能夠為日常的使用過程中遇到的問題提供良好的數據支持。工程檔案管理工作在工程建設中發揮著重要的作用，加快城市化的建設進程。在整項工作中要完善相關的制度，提高檔案管理的水平，保障檔案管理工作和工程建設相同步，確保檔案管理資料的完整性。

參考文獻：

[1]黃楚宜.淺談工程檔案資料的有效管理措施[J].辦公室業務，2018（17）：91.

[2]付紅艷.淺談建筑工程檔案資料有效管理措施[J].黑龍江史志，2015（09）：126.