如何做好檔案安全與保密工作

呂榕

摘要：隨著科技的迅速發展，人們逐漸步入信息時代，國家已經將檔案視為文化來進行保護，檔案管理工作自然也變得愈發重要。檔案記錄著個人、企業或是國家系統性的重要信息，關系著人們的安全問題，企業的發展戰略甚至是國家的核心機密，用檔案查閱和獲取需要的信息十分方便，但同時檔案安全與保密工作也變得至關重要，應受到社會的廣泛重視。本文就檔案的保管和利用兩方面提出關于做好檔案安全與保密工作的一些建議，以供參考。

關鍵詞：檔案管理;安全;保密

一、檔案與檔案管理的相關含義與意義

目前學術界關于檔案的定義還不統一。一般地，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質屬性。檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。

檔案在實際發展過程中也是受到廣泛重視的。國家層面來講，檔案務必處于嚴格保密狀態，否則就會威脅到國家的核心利益;企業層面來講，檔案中記錄著企業員工的簡歷信息、核心技術以及管理戰略等一系列重要信息，一旦泄露，將嚴重影響企業效益以及發展進程;個人層面來講，個人檔案記錄著個人的成長軌跡以及詳細身份信息等，直接關系到個人的生命健康安全，更是在安全保密工作上不可有一絲懈怠。

二、檔案安全與保密工作中存在的問題

第一，安全、保密意識薄弱。由于檔案工作繁瑣又不能直接創造效益，使得對檔案的投入較少，保密狀態存在大量漏洞。第二，對檔案工作疏于管理。大量重要檔案放置分散，借拿制度不完善，使得檔案容易丟失或損壞。第三，檔案安全保管條件差。對于檔案保管的硬件設施不完善，例如用房問題難以解決，保密設備缺乏落實等。第四，檔案信息化工作不到位。檔案工作依賴于信息系統的建設，檔案的數字化加工不完善，信息化建設沒有達到預期目標。第五，對突發事件的準備不夠。自然災害具有不確定性，危害大，影響范圍廣等特征，而社會上的突發事件也會對檔案造成嚴重損害，檔案備份工作未能落實，對突發事件的應急工作不到位。

三、檔案保管中的安全與保密工作

（一）建立健全檔案管理機制，規范管理制度

為了實現檔案管理的標準化、規范化和制度化，必須要建立健全檔案管理機制。首先要根據相關法律法規制定檔案管理目標和管理規范，為檔案管理提供方向和框架，其次，檔案管理工作要圍繞管理目標有序開展，檔案管理人員要根據工作內容和分類進行分工負責，將檔案管理責任落實到個人。同時，在檔案管理上應進行創新，使檔案管理突出特色，增強檔案工作在管理、宣傳及服務上的特色。

（二）保管中的庫房建設

檔案安全保密管理的一個重點就是庫房的管理。由于歷史和現實因素，我國檔案大都仍為紙質檔案，因此對于檔案的庫房管理更是要慎重。檔案的庫房應當單獨興建，與辦公室、閱覽室分開，庫房門窗應專門加固，庫房管理負責人務必是專業的綜合素質較高的檔案管理人員，同時要規定負責人定期檢查檔案的完好性與順序性，制定并完善詳細嚴格的庫房管理制度，同時要注意庫房的干燥，避免潮濕帶來檔案的損壞與信息記錄的模糊。

（三）提高檔案管理人員素質和意識

由于檔案管理人員可以直接接觸到檔案，對檔案的安全保密工作負有主要責任。因此，檔案的管理人員首先要具備專業的檔案管理能力，熟悉所保管的檔案內容以及相關法律規定。其次也要在素質上符合要求，檔案管理人員應具有強烈的責任感，要對檔案管理工作充滿熱情，具備細心、勤勞等素質能力。同時，要提高檔案管理的安全保密意識，增強檔案管理人員對檔案安全保密工作的重視程度。檔案管理人員要時刻牢記在日常生活中不可閑談工作，更不能談到涉及檔案信息等內容。除此之外，檔案管理人員也應具有相應的文化知識，在日常檔案管理工作中能能夠總結和分析利用其中的經驗與問題，掌握并利用工作的規律來提高工作效率和質量。檔案管理人員一定要清楚自身的工作重要性與職責的明確性，努力做好檔案工作。

（四）對涉密檔案要做好分類管理，加強信息化建設

根據檔案記錄信息的不同，其保密程度也存在一定差異，因此，要嚴格對檔案進行分類管理。檔案涉及到國家機密的，管理自然要啟動做高級保密裝置，實行分開保管，要求保管人員堅守秘密，增強安全保密措施。除此之外，要加強并完善信息的系統化建設，使各相關主體的檔案信息可以銜接，加強信息化建設。

四、檔案利用中的安全與保密工作

（一）做好檔案利用中的監督工作

檔案保管的最終目的是檔案利用，檔案利用過程的安全保密工作更是尤為重要。因此，加強檔案利用過程的監督工作是檔案把全部與保密工作的重要一環。監督工作繁瑣而重要，開展檔案利用監督工作，應根據實際情況針對不同的利用人員和檔案的機密程度來規定不同的審批手續，保證檔案利用管理工作的有序進行。在利用檔案的過程中，應確保檔案信息不泄露，檔案完整性不被損壞，嚴格遵循檔案利用的規章制度。同時，規章制度的制定和完善應與現實條件相結合，據具有較強的可操作性和嚴格的執行步驟。

（二）將檔案安全、保密與利用的關系處理好

對于接觸檔案信息的相關人員都有嚴格保守秘密的義務，檔案管理人員更是對檔案保密工作責無旁貸。國家將涉密檔案根據內容的不同劃分為“絕密”、“機密”與“秘密”。為了保證檔案的安全，保密工作是至關重要的，但檔案的利用才是最終目的，只有合理地限制利用的時間、地點、范圍，才能體現其真正的價值。

五、小結

檔案信息管理是一項關系個人、企業、社會乃至國家重要利益的工作，應從規章制度、管理人員、工作流程以及檔案利用等多方面采取措施，做好檔案管理的安全與保密工作，發揮出檔案應有的價值。

參考文獻：

[1]如何做好新形勢下檔案安全保密工.劉丹.2016.08

[2]淺析如何做好檔案的利用及保密工作.柴曉曦.2018.03