檔案管理制度體系的構建及優化路徑

李軍艷

摘? 要：信息技術覆蓋的領域比較多，檔案管理在不間斷的創新發展中也實現了信息資源的數字化建設和各項工作的整合管理。檔案管理模式和手段發生了變化，想要將現代化管理理念充分落實到檔案管理工作中，促進各項工作的規范化進行，就需要結合單位發展的實際情況，建立一個現代化的檔案管理制度體系，以此為基礎來開展各項工作，實現對檔案管理工作行為的約束管理。管理制度體系在應用的過程中還要不斷進行優化和完善，這樣才能將檔案管理制度體系的作用充分體現出來。

關鍵詞：檔案管理;制度體系;優化路徑

檔案管理制度體系的構建是檔案工作順利開展的前提，想要實現檔案管理工作的順利開展，就一定要加強對檔案管理制度體系構建的重視。檔案是單位中的重要信息資源，以往應用的管理制度體系需要進行更新完善，才能推動事業的穩定發展。如何對檔案管理制度體系進行完善和構建是管理人員需要研究的問題，在制定管理制度體系的過程中也需要建立優化思路，明確檔案管理制度體系的重要性，實現制度體系的科學構建。

一、 建立現代檔案管理制度體系的必要性

1、 單位改革需要檔案管理制度的創新

單位在發展的過程中，內部的運管機制和管理制度都進行了更新和完善，而檔案在其中起到了不可替代的作用，其可以為單位各項經營活動的開展、發展決策的制定和保障單位自身權益提供重要的參考依據，是單位其他工作有序開展的基礎，只有不斷對檔案制度體系進行創新，才能推動單位的變革發展。

2、單位的現代化建設需要檔案管理制度的新思路

傳統檔案管理模式制約著單位的發展，檔案部門是單位管理工作中的重要組成部分，檔案部門想要適應當前的發展形式，就一定要提出新的發展思路，對以往應用的管理模式進行創新，以此實現制度的完善和創新，這樣才能促進單位的現代化發展和建設。

3、檔案管理制度的強弱決定著檔案工作的質量

檔案管理制的有效落實可以對檔案工作進行有效管理，也可以在一定程度上保障檔案管理工作的質量，對提高服務質量和水平有著積極影響。

二、新形勢下，建立現代單位檔案管理制度體系

檔案管理制度的建設是科學規范開展檔案工作、加強單位信息檔案資源建設工作的首要環節。因為制度是基礎保證和根本保障，它使各項工作有章可循、有法可依。現代檔案管理制度體系的建設應包含檔案工作規章、檔案管理制度、檔案業務規范和重點檔案工作制度等方面的內容。其中檔案工作規章包括各級、各部門檔案工作人員責任及文件形成歸檔責任制度、檔案工作規定、資產與產權變動檔案處置辦法、檔案工作責任追究制度、檔案管理應急預案等方面，檔案管理制度具體又涵蓋了檔案管理辦法、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統計制度、檔案利用制度、檔案保密制度、電子文件歸檔管理制度等制度內容，檔案業務規范則又囊括了檔案整理規范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規范、檔案全宗管理辦法等內容。

現有的單位檔案管理制度，在各個環節和實施中，要想使其更加的具有執行力和操作力，單位應當優先進行檔案管理制度的規范和深化，利用新型的科技電子管理設備不斷對檔案進行科學的整理分配，同時在時代的督促下加大對管理制度的革新，使其隨著時代的進步不斷具有新鮮的活力和動力，能夠在日益變化的社會中保持其先進的管理水平。除此之外，單位在進行檔案管理制度的創新和制定時，管理者要充分結合單位的實際工作，采取因地制宜的管理方式，促使檔案管理制度能夠得到最有效的深化，并積極配合單位制度建設工作。結合檔案工作的特點難點，單位在貫徹制度建設的總體部署和要求的前提下，檔案工作人員勤做功課，積極調研。檔案管理人員工作職責、檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等等規范，奠定了檔案管理工作的基礎，初步在制度建設和執行環節層面上打造了閉環管理平臺。進一步強化責任落實，嚴格工作標準，使檔案管理工作很快上了一個新的臺階。

三、優化創新檔案管理制度體系

1、制度創新戰略實用化

制度創新著眼點在于組織內部。機制與制度是密切相關的。機制是由制度內化而來的，檔案管理制度是否符合本單位運行規律，這是檔案管理機制創新能否實現的關鍵。沒有永久不變的制度，只要是符合本單位實際情況的，可以進一步提高效率的就是好制度。制度創新的成果要經得起實踐的考驗。在檔案館看來有效可行的制度，未必在基層單位檔案室能順利推廣和應用。檔案人員一定要深入學習和研究本單位的當前發展戰略和中長期發展規劃。

2、實現檔案的復合化管理

新技術革命是各行各業發展的必然時趨勢，推動了各項工作的現代化、自動化發展。檔案工作實現了規范化管理，應用的范圍也愈加廣泛，不再只局限于檔案室中，可以應用到各個地方，檔案管理工作的重要性也愈加凸顯。在進行檔案工作信息化和現代化建設的過程中，一定不能完全去除傳統的檔案管理模式，需要在傳統模式的基礎上進行改進和創新，將現代化技術和管理手段應用到其中，實現二者的有機融合。讓紙質檔案和電子檔案的作用都可以體現出來，采用不同的管理手段對其進行管理，構建一個完善的管理制度體系，促進檔案工作的良性發展。

3、全面整合檔案資源，構建檔案信息網絡化與共享服務

整合檔案資源，實現網絡共享，是檔案工作的最終目的與方向。它是以檔案管理系統軟件為橋梁，通過電子數據的導入、與單位主要業務系統之間的接口鏈接開發等手段，實現檔案資源的全面整合，通過條目檢索與全文檢索，實現檔案資源的共享服務。在信息化的現代單位，要配置適合信息量大、傳播速度快、網絡化的檔案管理的軟硬件設施設備，開發檔案管理系統與單位主要業務系統的關聯接口，通過創建數字化檔案室與檔案登記備份，實現傳統檔案、單位各業務系統，各類電子文件等檔案資源的全面整合與網絡共享服務，構建檔案信息的網絡化收集、管理、存儲、服務等各環節的管理體系。

由此可見，檔案管理模式與管理體制是動態發展的，需要結合先進理念和具體實際，不斷補充，推進單位檔案管理模式與管理體制研究的不斷深入。和諧社會背景下需要對檔案管理工作進行全新的思考和改革，這既是社會主義和諧社會民主法治、公平正義、誠實守信等社會內涵對檔案管理工作的內在要求，又是社會主義市場經濟體制對檔案管理工作提出的新的挑戰。

參考文獻

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