加強檔案管理保密工作之我見

潘玉君

摘 要：檔案管理是一項非常重要的工作，在我國社會和經濟不斷發展的大背景下，行政檔案管理面臨著很大的挑戰，如何做好新時期檔案管理的保密工作是需要迫切解決的問題。基于此，分別從檔案管理、檔案保管以及檔案利用三個方面，就如何做好行政檔案管理的保密工作進行探究，以供廣大讀者參考。

關鍵詞：行政檔案;檔案管理;保密工作

檔案保密工作涉及保管、利用、整理、傳送、歸檔、密級處理等各個環節，是行政檔案管理的重要內容，檔案管理人員必須確保檔案內容的安全與完整，從而確保黨和國家以及人民的利益和安全不受到侵害。因此，如何做好行政檔案管理的保密工作顯得尤為重要。

一、加強檔案管理中的保密工作

1.準確區分檔案的保管、保密期限。明確檔案的管理期限，要求檔案管理人員對不同檔案文件的歷史和現實價值進行準確地鑒別和分析，同時，結合國家歷史文化和相關機關單位的需要，對檔案保管的期限和價值進行綜合評估。明確檔案的保密期限是因為一定時間期限內機密文件一旦泄露就會危害到國家的利益和安全，即指在一定時間期限內這些機密文件是在國家有關法律法規的保護之下的。此外，還應設立專門的區域對機密文件進行保管，防止出現非機密文件和機密文件相混的問題，同時也為今后的調密提供便利。

2.加強電子檔案管理的保密工作。首先，應選取性能較高的服務器和安全的網絡技術，并切斷和外網之間的一切聯系;其次，加強加密和確認技術的應用，特別是在檔案數據保存和傳送時，從而保護檔案不會受到外來惡意的攻擊;再次，為防止檔案數據在傳送過程中受到損害，應對檔案數據進行備份處理;最后，加強對檔案管理人員的身份認證，檔案數據的轉移必須在加密的情況下進行。

二、做好檔案保管過程中的保密工作

1.嚴格地管理檔案庫房。在條件允許的情況下，應該按照國家檔案庫房的相關標準，認真嚴格地規劃檔案庫房建設;即使在條件不允許的情況下，對檔案庫房的選擇與設置也應該從保密的角度進行，將其設置在機關單位辦公樓的內部，并對其門窗進行加固，以防盜竊。同時，還應對檔案庫房設置專門的管理人員，為檔案的安全提供保障。

2.加強機密檔案的管理力度。機密檔案不僅直接關系著黨和國家的安全，而且決定著國家軍事、經濟、政治活動的成敗，因此，為保護黨和國家核心機密的安全，必須加強機密檔案的管理力度。檔案管理人員對機密檔案的移出、調閱和銷毀必須遵循國家相關的法律、法規，同時，還要經過有關領導的簽字、審批，未經審批，任何人無權擅自調閱機密檔案。在調閱之后必須及時對機密檔案進行檢查、核對，保護機密檔案的安全，防止檔案機密數據泄露。值得注意的是，機密檔案密級是隨著文件的具體貫徹情況和保管期限不斷變化的，其中大部分檔案文件趨向降密或解密，只有少部分文件趨于升密。

三、做好檔案利用中的保密工作

1.加強檔案利用中的監督。加強檔案利用中的監督一方面能夠找出檔案利用中存在的一些不良行為;另一方面有利于提高檔案的安全性和完整性。首先，應制定并實施嚴格、完善的監督管理制度，嚴格規定檔案的復制、外界的閱讀等行為;其次，可以借助高科技產品實現對檔案室的實時、無死角監控，防止出現偷取檔案資料和重要信息的現象，確保檔案資料的安全性和完整性。

2.做好檔案開放中的保密工作。第一，應該對即將開放的檔案進行仔細地審閱和檢查，保證其開放不會對社會、黨和國家造成不利影響，同時，要嚴格控制檔案開放的范圍。第二，做好檔案的解密工作，檔案管理人員應嚴格按照有關規定對檔案進行解密處理，確保在規定范圍內實現檔案價值的最大程度開發和利用，并且要確保要進行解密的檔案不在保管和保密期限內，避免帶來不必要的損失。

3.利用現代科技來加強檔案管理。行政檔案管理工作要和時代接軌，就一定要加強檔案管理的科技性，在網絡技術不斷發展的背景下，檔案管理工作也應該實現信息化管理，充分利用高新科技來進行行政檔案管理，形成完整的檔案網絡，配置條形碼和掃描儀器等。可以充分利用云計算來實現行政檔案的管理，通過掃描儀等設備將檔案資料錄入到計算機中，并且行政檔案的形式也不必局限為傳統的文字形式，除了文字之外，圖形、影像資料等也可以保存起來，提高檔案管理的效率和質量。在行政檔案管理的過程中，一定要確保信息傳遞的及時性，就是在第一時間將相關的行政檔案信息搜集起來，并且要確保信息的高質量傳輸。

4.提高檔案管理人員的素質。對于檔案管理人員而言，除了要有較強專業知識之外，還應該具有較高的素質。首先，檔案管理人與應具備較強的保密意識、事業心和責任心，工作作風要嚴謹，做事應持之以恒、善始善終，有可能檔案管理人員在與人交流過程中一句不經意的話就泄露了機密。因此，檔案管理人員必須要保證無論何時、何地、何人都應該注意自己獨特的身份，做到守口如瓶，確保萬無一失。

四、結語

行政檔案管理工作正向著現代化、科學化和規范化的方向發展，做好檔案保密工作既是每位檔案管理人員的重要使命，同時也是國家和人民利益和安全的根本要求。在實際行政檔案管理的過程中，應從檔案管理中、檔案保管中以及檔案利用中三個方面入手，做好檔案的保密工作，從而確保行政檔案的安全性和完整性。

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