新時期如何做好人事檔案管理工作

韓紀延

摘 要：人事檔案管理是黨和國家工作不可缺少的一個重要組成部分，是一項系統工作，是做好職工工作的基本條件之一。人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。人事檔案管理工作的好壞直接影響到職工工作的效率和質量，涉及到每名職工的切身利益。筆者根據多年的工作經驗，主要針對新時期如何做好人事檔案管理工作進行分析和討論。

關鍵詞：新時期;人事檔案管理

一、新時期人事檔案管理特點

1、人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性

隨著市場經濟體制的建立和發展，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，新型的人事管理制度如人事代理制應運而生，人事管理成為一種社會化的活動，因此作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，只負責收集、管理本單位人事檔案，市場經濟條件下建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向社會，其服務對象包括該社區范圍內所有流動人員，為其提供人事檔案管理服務，因而更具有社會性。

2、人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性

人事檔案管理機構管理對象和服務對象的社會性，決定了檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用職能往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也相對簡單;而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，來自該社區范圍內各類人員，加上每類人員身份不同，集中起來顯得更復雜，其檔案內容也顯得各具特色。

二、人事檔案管理工作存在的問題

1、對人事檔案管理重視程度不夠

隨著社會的不斷發展，我國進行了政治改革，隨之進行了人事變動，對于人事檔案管理工作也處于不斷的調整中。在市場經濟快速發展的形勢下，單位內部的人員流動、思維觀念的轉變等都對人事檔案管理工作提出了更高的要求。工作狀況以及獎勵處分等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映，具有法律效用，工作任務完成后就將其隨便放置一邊，還有些人為了自己以后使用起來方便，也出現不愿交檔案管理部門的現象，使人事檔案收集不全、收集難的問題得不到有效解決，給檔案管理工作帶來阻力。在推進檔案基礎工作規范化、標準化管理的進程中，不斷加強宏觀指導，努力提高從業人員的認識，切實做好檔案管理過程中的保密工作尤為重要。

2、人事檔案管理工作缺乏力度

一是少數管檔部門沒有形成自己的實施細則和制度，建立了制度也存在執行不嚴格現象，收集歸檔工作被動、不及時。二是收集歸檔的材料不全面、不真實準確，人事檔案中有些材料在內容和形式上是雷同的，一些鑒定、考核和評價材料大都是套話，內容形式相同，不能準確反映每個人的真實情況。三是人事檔案用紙規格不一。人事檔案材料須統一使用16開規格的辦公用紙，但現行的辦公材料大部分是A4紙，紙張的大小不同，在立卷歸檔時進行技術加工、折疊、剪裁及裱糊，使人事檔案案卷很不美觀。

3、人事檔案管理人員業務不熟

由于機構調整、科室重組、人員競聘上崗等原因，原有的人事檔案管理人員難免崗位變動，接任的管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解。日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

三、新時期提升人事檔案管理水平的措施

1、提升重視程度，完善管理思維

人事制度的變遷直接影響人事檔案的地位變化，在人事制度變遷的第一個階段，人事檔案在我國具有很高的地位，是人們存在于社會環境中一項重要證明。不斷發展的社會經濟與科學技術，嚴重沖擊了人事檔案的地位與權威，但也不能一概而論，因此新時期政府對事業單位領導的具體要求就是提高對人事檔案管理工作的重視程度，單位領導對于人事檔案管理中產生的綜合效益應堅持發展的思路。新時期，各機關組織間的競爭其實就是人才的競爭，而人事檔案管理能夠在發掘人才、留住人才上為事業單位提供幫助，并對事業單位的管理創新與經營改革起到積極促進作用。所以，事業單位的領導應促進人事檔案管理部門和檔案人員的合作，進一步改革與完善原來不適應新時代背景的管理思維與管理措施。

2、提高人事檔案管理工作水平

首先，進一步完善各項檔案管理制度，狠抓落實。要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案整理工作細則，使人事檔案的整理更加科學、全面、完整。其次，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備。

3、加強人事檔案管理人員隊伍建設

首先選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事人事檔案管理工作，教育培養他們了解管理檔案的重要性，增強責任心。主管部門應定期組織培訓業務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，提高檔案管理的技術水平。檔案員要勤奮學習，提高自身素質與政治覺悟，踏踏實實地做好本職工作，為檔案事業建功立業。

結束語

檔案管理是人事管理工作的一個重要組成部分，也是檢驗人事管理工作開展情況的重要標準，人事檔案管理工作情況直接反映單位和人事工作者的工作效率和質量。提高對新時期人事檔案管理特點和作用的認識，分析存在的問題和不足，切實做好人事檔案管理工作，對于調動各類人員的工作積極性，全面完成單位各項目標任務，促進各項社會事業進步具有一定的積極意義。

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