檔案工作在公司經營管理中的重要性

林立勛

摘 要：在公司的經營管理中，檔案工作對于現代化公司經營管理中的重要性是不可忽視的，檔案是記錄公司在經營管理的過程中所發生的業務往來、所創造的經濟效益、公司的發展方向、員工的成長歷程等，檔案工作的完整記錄、整理可以促進公司健康的發展，利于公司的經營管理的運行水平得到穩步提高。因此，公司應根據本單位的實際情況，做好檔案工作，使檔案在公司經營管理中發揮出其重要的作用，為公司的發展提供充分的服務。本文就檔案工作在公司經營管理中的相關問題進行分析與探討，使其重要性得到認可，給公司提供參考與借鑒。

關鍵詞：檔案工作;公司經營;公司管理;重要性

一、引言

隨著我國快速的發展步伐，以及經濟快速的發展，各個行業中成立了很多的公司，使我國的經濟以及就業不同程度得到了促進。在現代化公司經營管理中，檔案管理的重要性逐漸凸顯，檔案工作做的好，更加利于公司的發展，促使公司經營管理的運行水平得到穩步提高。企業要結合本單位的具體情況，結合科學的管理方法，運用相關法律法規，做好檔案管理工作，使檔案為公司的發展提供充分的服務。

二、檔案工作在公司經營管理中的重要性

（一）檔案工作提升公司經營管理的水平

做好檔案工作對于提升公司經營管理的水平具有十分重要的促進作用。因為檔案工作對于公司經營管理來說是一項重要的內容，檔案工作是否能夠做好，決定著公司在經營管理上的整體水平。公司通過順利開展檔案工作，能夠及時的發現公司在經營管理方面是否存在各種問題，當這些問題被發現并整理、歸納、總結后，作為公司經營管理的決策人，可以根據在經營管理中所顯現出來的問題有針對性的制定解決方案或措施，并且及時的進行解決，從而有效的提升公司的經營管理水平[1]。

（二）檔案工作提升公司經營的經濟效益

做好檔案工作對于提升公司經營的經濟效益是非常有幫助的。因為對于公司來說，經營管理的主要目是獲得可觀的經濟效益，公司經營管理的水平高低、經營管理的目的最終體現就是經濟效益的好壞。因此，公司通過順利開展檔案工作，對于公司來說可以將公司的無形資產、知識資產等轉變為生產力，從而有效的提升公司經營管理的經濟效益[2]。

（三）檔案工作提升公司經營的決策水平

做好檔案工作對于提升公司經營管理的決策水平具有很大的幫助作用。檔案工作為公司在制定各項規章制度時提供了參考依據。當前隨著時代步伐的進步，各行業中衍生出了很多的公司，公司所面臨的競爭力度更大、競爭環境更復雜，使得公司在經營管理上、決策上所要考慮的問題及因素也更多，導致決策工作、經營工作、管理工作的難度都相對更大。因此，在這種復雜的情況下，順利開展檔案工作，不僅可以給公司在經營上 、管理上、決策上夠提供眾多的信息，使公司經營管理決策人能夠制定正確的經營管理方案與方向，從而有效的提升公司經營管理決策的科學性、合理性，規避各種經營管理決策風險。

（四）檔案工作提升公司文化的核心價值

做好檔案工作對于提升公司文化的核心價值具有重要的意義。檔案是真實的記錄并見證了公司的發展，檔案工作是與公司文化緊密地聯系在一起的，是公司文化的一個重要部分。公司的檔案管理工作能夠充分反映公司一步步的成長歷程，充分體現出公司的文化氛圍以及公司的核心價值，通過順利開展檔案工作，使員工能夠產生對公司的歸屬感，能夠更加凝聚在一起，為公司發展添磚加瓦，使公司的客戶能夠更加感性的對公司有一個充分的了解[4]。

（五）檔案工作提升公司經營管理的權益

做好檔案工作，對于提升公司經營管理的權益也有一定重要性。檔案是在公司的經營管理業務活動中所形成的最為原始的記錄。檔案記錄是真實的、可靠的，可以作為真憑實據展示的，因此檔案是能夠令人信服的。并且順利開展檔案工作的管理，當問題或事情發生時，通過調取檔案查看當時的記錄可以使公司、員工、客戶都能夠被保護，使其合法的權益不會受到侵害，使各方面的責任都能夠非常的明確，以減少不必要的糾紛[5]。

（六）檔案工作提升公司經營管理的培訓

做好檔案工作對于提升公司經營管理過程中的培訓是有一定的幫助作用。檔案記錄的真實性、可靠性、原始性決定了檔案可以作為公司的一個教育資源進行利用，檔案的說服力和感染力是不可抗拒的。通過順利開展檔案工作，公司在進行培訓工作時，可以利用檔案所記錄的真實案例進行，可以有效的提高公司經營管理培訓的效率、質量和效果[6]。

三、檔案工作的科學方法

（一）制定統一的檔案管理方法

檔案管理可根據檔案不同的種類進行有序的分類與整理，公司應根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》制定出統一的檔案整理、編號的管理方法。檔案的整理工作還可以利用現代化的電子設施，進行數據庫的建立以及信息索引的建立，這樣可以明顯的提升檔案管理的效率。在此之前，應對合同檔案、員工檔案等制定出統一的文檔格式、表格格式等信息內容。

（二）明確規定檔案管理的責任人

公司應根據檔案管理的相關規定制定出符合本單位的《公司檔案管理制度》，并且明確檔案管理的負責人，檔案管理工作的負責人則按照《公司檔案管理制度》中的規定在公司經營管理的過程中對各種檔案（合同檔案、制度檔案、文件檔案等）進行收集、整理，并保證檔案記錄的完整性、準確性、系統性[3]。

（三）對檔案工作人員進行培訓

公司應對檔案工作人員定期進行檔案管理的相關培訓，對公司員工的法律意識、法律知識、合同管理的相關知識進行完善，提高公司員工的綜合能力。檔案工作人員定期進行工作匯報，及時將在檔案管理工作中所發生的問題以及隱患進行報備，使公司管理人能夠提早進行解決[3]。

（四）利用相關法律開展檔案工作

公司在檔案管理工作過程中，可以根據《中華人民共和國檔案法》中的第三章“檔案的管理”中的規定對檔案進行管理，根據《中華人民共和國檔案法》中的第五章“法律責任”和《中華人民共和國檔案法實施辦法》第五章“獎勵與處罰”的有關規定對檔案管理人員進行管理與考核。

結束語：

檔案工作在公司經營管理中的重要性是不容忽視的，公司管理者應根據公司的實際情況，配備專業人才對檔案工作進行管理，有效提升檔案工作的地位，完善檔案工作的管理制度和管理水平，使檔案工作最大限度的推動公司的健康發展[3]。

參考文獻：

[1]王慶豐.淺談檔案管理工作的重要性[J].辦公室業務，2018（20）：112.

[2]王妍.淺析檔案管理工作的重要性[J].辦公室業務，2018（20）：118.

[3]楊川.提升檔案工作水平幾個重要性因素的思考[J].辦公室業務，2016（17）：126.

[4]孫彩霞.檔案工作在企業經營管理過程中的促進作用[J].科技與企業，2015（15）：40.

[5]李瑩.淺談企業經營管理中合同檔案工作的重要性[J].商業文化，2015（15）：83-84.

[6]杜鵬.淺議檔案管理在企業管理中的重要作用[J].科技與企業，2014（08）：8.