新時期事業單位檔案的數字化管理研究

范潤潤

摘 要：近年來，在科學技術一日千里的發展的同時，計算機技術也在日益成熟，越來越多人們認識到計算機技術的強大功能，并將計算機技術應用到檔案管理中。筆者根據的工作經驗，深入分析新時期事業單位檔案數字化管理，并指出了未來檔案管理數字化的發展趨勢，旨在希望為事業單位檔案數字化管理提供一定的參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;數字化

引言：

檔案數字化管理就是在紙質穩健通過錄入或是掃描的方式，將相關文件資料生成為電子形式進行存檔，這種形式的出現，將檔案儲存到計算機數據當中， 在很大程度上提升數據的利用和檢索，檔案數字化管理有著安全、高效以及操作簡單等優勢。作為我國重要服務機構，事業單位包含各個方面的重要資料。在新時期構建數字化管理平臺，進一步實現無紙化管理，能促使工作效率的提高，充分體現檔案管理工作創新和進步。

一、新時期檔案的數字化管理的作用分析

（一）隨著市場經濟的日益發展，事業單位信息存儲量也在日益增大，受多種因素的影響，當前很多事業單位辦公和管理方式都較為落后，在檔案管理的存儲和信息數據的管理帶來這諸多麻煩。眾所周知，傳統檔案管理主要是紙質形式。要想提高事業單位管理效率，就必須要投入大量人力財力，這樣大大的增加事業單位的成本。 數字化管理同傳統檔案相比較，具有諸多的優點[1]。現階段事業單位所采用的是機讀檔案，有效地節約了事業單位管理費用，同時也減少了檔案的占用空間，方便于的檔案管理人員查閱。倘若有關人員或是部門需要使用檔案直接可利用計算機進行檢索，不需復印檔案資料，有效減少了單位紙張，促使事業單位經濟效益的提升。

（二）有助于提高檔案的利用率

在事業單位傳統檔案管理模式中，基本上都是利用紙質來保存和管理， 檔案管理人員的將相關檔案文件和資料保存在檔案保管室當中，雖然實現檔案的保存，但這種落后的管理模式隨著社會的發展，暴露出諸多問題，加之由于檔案管理較多， 有關部門和個人在遇到緊急情況需要查找檔案時，很難及時且精準在找到，工作人員的查找效率也非常低。事業單位實施高效數字化管理，有效地節省了檔案查找時間，還節省了檔案的占用空間，在很大程度上解放事業單位檔案管理的空間和時間，讓檔案的利用率得到有效提高。

（三）有助于提高單位的辦公效率

在新形勢下，事業單位實行檔案數字化管理，能給及時有效地歸納檔案資料，在必須要時及時提供，事業單位人員人員流動性較大，職工隨著都有可能會發生調動、入職、辭職以及退休的的情況，檔案管理人員唯有按照傳統管理模式，歸納整理并將檔案存儲好，才能隨時了解上述動態信息，做好準確的統計，在新時期事業單位實行數字化管理，能及時了解所有檔案信息，及時查找相關信息，有效縮短信息查找時間，提升檔案的查找效率[2]。

二、現階段事業單位檔案數字化管理的現狀分析

（一）檔案管理模式較為落后

當前絕大多數事業單位在檔案管理中，還是以傳統管理模式為主，以紙質檔案為主，傳統且落后的管理模式在很大程度上影響了檔案的查閱效率，大大的增加了檔案管理人員的工序效率。傳統檔案管理模式，極大地限制檔案的查閱工作，阻礙了檔案價值的發揮，同時也利用檔案資料的利用和開發。

（二）數字化管理資金投入不足

要想實現檔案數字化管理軟件和硬件是非常重要的因素，只有軟件和硬件相互結合，才能最大化的實現檔案數字化管理。當前事業單位還存在設備不完善的情況，分析原因，主要是單位領導人沒有從思想意識上重視數字化管理，缺乏對軟件和硬件的投入力度，沒有及時優化和更換老化或是過時設備，這樣一來，就讓數字化管理系統存在一定的滯后性，在很大程度上影響力檔案數字化管理的進步。另外，事業單位檔案數字化管理軟件問題也較為嚴重，沒有構建健全的存檔案資料的數據庫，在這其中主要包含了部門全文數據庫，數據庫目錄，對于檔案信息的查閱和錄入完善的數據庫是必要的保障。

（三）檔案人員業務素質較低

立足于事業單位檔案管理現狀來分析，有一部分檔案管理人員素質較低，很多部分都缺乏專業性技術人才，特別是具有計算機信息處理和檔案管理復合型人才，盡管事業單位加強也檔案管理人員的培訓，但總得來說，培訓效果差強人意。雖讓事業單位引入較為先進設備，但是由于缺乏專業的人才，導致計算機設備的功能并不能充分發揮出作用，在某種成蘇杭阻礙事業單位檔案數字化的發展。

（四）檔案管理存在安全問題

受多種因素的影響，事業單位檔案管理軟件質量存在較大的差異性，有一部分軟件的安全性較低，因此，非常容易出現步不法分子入侵的情況，進而泄漏和丟失信息。事業單位由于沒有根據根據實際情況來設置管理軟件。在當前市場上所購買的軟件，缺乏安全性，這對于事業單位檔案管理工作而言，是非常不利于的。這就要求事業單位檔案管理數字化滾利需制定統一的標準，由于現階段事業單位檔案管理質量不高，檔案細則和目錄存在不兼容了，這樣一來，檔案管理軟件缺乏全面性，在很大程度上阻礙事業單位檔案數字管理工作的開展。

三、新時期事業單位檔案數字化管理的有效措施

（一）轉變檔案管理形式

在新時期背景下，事業單位必須要堅持與時俱進，不斷匯集新思路、新理念，轉檔案管理理念和管理形式，從思想意識上認識到檔案管理工作的重要性，及時且有效的歸納整理事業單位檔案管理資料，通過各種現代設備將相關數據信息存在數據庫當中[3]。在事業單位職工，檔案管理是非常重要一項工作，檔案管理人員在日常管理中，必須要定期整理檔案資料，同時并嚴格控制其審查時間和流程，進一步加大對檔案資源的利用和開發。

（二）加強設施的投入力度

要想實現事業單位數字化管理模式，國家必須要加強對軟件的開發支持力度，從思想意識上認識到數字化管理模式的作用，重點加強人力，人財方面的投入，積極開發檔案管理軟件，從整體上提高檔案管理的可靠性。在這過程中，還需加強安全防護設計，防止黑客入侵，最大化的確保信息資料的安全性。

（三）構建高素質專業管理隊伍

大家深知，事業單位是重要機構，故而，事業單位檔案資料是非常重要的，需專業計算機人才才能進行管理和操作，這就要求檔案管理人員具有較強的專業操作能力和較強的自我學習能力合責任意識，同時還能正確認識檔案化管理。在新時期下，檔案管理人員必須要加強自身計算機操作能力和專業能力的提升，進而通過不斷培訓， 提高檔案管理人員的道德素質問和專業素質，另外，事業單位還必須要注重人才的引入，通過各種途徑，招聘既懂檔案管理知識又熟練計算機操作的復合型人才，進一步優化事業單位人才結構，助推事業單位單位檔案數字化管理。

（四）加強檔案管理人員安全意識

事業單位的檔案數字化管理，需進一步加強管理人員的安全意識，檔案管理人員作為信息檔案的的直接接觸者，倘若管理人員缺乏的檔案管理安全意識，就算管理水平再高，也不能有效確保檔案的安全管理，故而，在新時期背景下，加強管理人員安全意識，是事業單位檔案數字化管理職工非常重要的一部分。

結語：

總之，在新時期下，事業單位需順應時代發展，將信息技術應用到檔案管理中，實現檔案數字化的管理，不斷提高檔案的作用和價值，提高事業單位數字化管理水平。

參考文獻：

[1]劉緒亮.促進事業單位檔案管理數字化建設的幾點建議[J].中國衛生產業，2018，15（29）：176-178

[2]鐘幸妮.關于檔案管理的數字化建設問題研究[J].絲路視野，2018（13）：1-1

[3]叢衛燕，袁季紅.基層機關檔案管理數字化建設研究[J].辦公室業務，2018（14）：181-181