支持學科層級管理的設備業務與流程研究

陳 佳, 趙曉峰, 孫紅偉, 張繼霞, 劉連忠

(1. 北京航空航天大學 校園規劃建設與資產管理處, 北京 100191； 2. 北京航空航天大學 網絡空間與安全學院, 北京 100191； 3. 北京理工大學 國有資產與實驗室管理處, 北京 100083)

“雙一流”建設方案明確了黨和國家建設世界一流大學的指導方針和具體目標,提出通過一流學科建設帶動世界一流大學的建設[1]。而一流學科的建設離不開設備物資的保障,需要先進的設備管理體系為學科建設提供基礎支撐。

我國高校全面推廣了設備全生命周期的管理體系[2-3]。設備全生命周期管理體系體現了多部門的設備業務流程、實現了多部門的數據交互,是一種統籌管理、全局優化的先進管理方法。然而,全生命周期管理體系的目標是體系內部的利益最大化和效率提高,并沒有以“雙一流”的建設目標改革設備管理。學科建設作為“雙一流”建設中的基礎和關鍵點[4-5],應成為設備管理改革的切入點。因此,本文以設備全生命周期管理體系為基礎,研究了支持學科層級管理的設備業務和流程。

1 設備業務和流程研究的現狀

近年來,各高校重點推廣了全生命周期的設備管理體系[6-12]。全生命周期管理體系按照設備業務的發生順序,打通了從設備采購、建賬、報銷直至設備報廢的多種類業務流程,實現了多部門的數據共享和業務協作。全生命周期管理采用流程管理的方法,規范了設備管理和業務協同[6-7],改進了流程中關鍵節點和審批環節的業務辦理和監督[8- 9],設計建構了全過程管理的設備管理信息系統[10-11],并通過構建全生命周期開放跟蹤體系最大化地提高設備的利用率[12]。

高校的全生命周期設備管理體系從業務頂層統籌協調出發,改進了原有的設備管理,但仍是一種視角向內的管理體系,更注重內部管理與服務的改進。而對照學校戰略發展目標再次改進設備管理,能將設備管理提升至由外部目標激勵內部改進的更高層次,也能讓設備管理在學校的基礎建設和管理中占據更加重要的位置。自“雙一流”建設方案公布以來,各高校均圍繞“雙一流”建設目標,從學校層面的戰略布局,持續推進一流學科建設、深化學科交叉融合、深入實施管理的全面改革[13-15]。因此,設備管理應對照“雙一流”建設目標繼續改進。

對照“雙一流”戰略目標,全生命周期設備管理從業務、流程到數據層面,都缺少了對學科層級管理的支持?，F有的設備業務主要針對院系和個人展開設備賬目與使用的管理,不能從學科建設、尤其是跨學科建設的維度提供服務,不能為科研團隊特別是重大項目和課題申報中的臨時科研團隊提供基礎條件支撐；設備使用流程基本以個人申請、院系和學校管理人員審批為主,難以支撐科研人員的自主服務；設備數據沒有與學科掛鉤,設備數據結構中未包含相關學科信息。

因此,研究支持學科層級管理的設備業務,既能為“雙一流”建設做出貢獻,也能夠通過支持學科的戰略發展來提升設備管理的品質及重要性。

2 支持學科層級管理的設備業務研究

支持學科層級管理的設備業務研究包括了虛擬實驗平臺、學科資源分析決策的設計,以及設備建賬、設備查詢、設備共享等現有業務的改進。虛擬實驗平臺業務是為教師和科研團隊所創新的學科層級提供設備服務,為跨學科的重大課題和項目聯合申請與研究提供已有基礎條件支撐。學科資源分析功能專為學科管理部門、“雙一流”建設部門設計,從設備、平臺角度分析學科建設效率,預測學科建設的趨勢。設備建賬、設備查詢等業務的改進,方便了教師對學科范圍內設備的查詢和共享使用,提升了設備管理部門對學科層級的數據支持能力和服務能力。

2.1 虛擬實驗平臺業務的設計

虛擬實驗平臺業務解決了跨學科課題和項目研究中,臨時科研團隊組建手續繁雜及設備資源組合不便的問題?？蒲袌F隊是學科建設的主力軍?，F有的科研團隊多為院系內的實驗室團隊,團隊成員研究方向相同或相近[16]。當重大項目或課題需要跨學科聯合申報和研究時,教師通過多種方式查找其他學院的相關研究人員,經多院系同意后組建團隊。而臨時科研團隊中的成員需各自進入設備管理系統下載設備列表,統一匯總篩選后,方可為項目或課題申請提供設備清單?？鐚W科聯合申報和研究的這些不便,可由虛擬實驗平臺業務來解決。

虛擬實驗平臺的實質是教師或科研團隊自主構建的人員、設備、科研成果組合平臺。平臺業務依托設備管理系統完成,在系統中查詢多學科設備與研究人員,并自主邀請組建團隊、自助組合設備資源。平臺依托項目或課題建立,沒有學院和學科的限制。虛擬實驗平臺僅用于項目合作和科學研究,不設立實體管理機構,也無需占用管理人員。

虛擬實驗平臺一般由虛擬平臺的發起人擔任負責人,其他人員參與建設,也可由發起人邀請其他人員擔任負責人。參與人員同意后,其所擁有的設備和科研成果資源即可全部或部分納入虛擬平臺,在虛擬平臺中共享。虛擬實驗平臺隸屬于負責人所在的學院,由該學院的設備管理負責人監管。

虛擬實驗平臺的建設原則包括：有明確的研究或項目需求時,教師可提出新平臺的建設申請；虛擬實驗平臺的建設無需校設備管理部門介入,但需要參與人員的同意和學院負責人審批；虛擬實驗平臺應設定運維周期,為短期項目設立的平臺應在項目結束后關閉,避免存在大量無用的平臺。

虛擬實驗平臺的使用原則包括：實驗平臺負責人能組合或授權平臺成員組合平臺的設備、成果和人員信息,用于新項目或課題的申請；平臺內部共享項目和課題資料,方便所有人員參與研究；平臺成員授權的設備,可在平臺范圍內共享使用。

虛擬平臺業務的創新支持了教師和科研團隊自主跨學科聯合建設,而學科資源分析決策的設計是對學科管理部門、“雙一流”建設單位的業務支持。

2.2 學科資源分析與決策支持的設計

學科資源分析功能從設備、實驗平臺的角度剖析了學科建設的效率、效益和物資規模,從資源累積、科研平臺建設的角度預測了學科建設的趨勢,為一流學科建設提供了決策支持。

設備和實驗平臺角度的學科資源分析主要包含三個維度：一是單位維度,包括學院、學科和平臺層級；二是時間維度,用于動態觀察學科平臺的建設,并預測發展趨勢；三是資金維度,查看各類資金在學科建設中的投入與產出。

首先探討單位維度的學科資源分析,統計學院、學科層級的實驗平臺和貴重設備數據。例如構建一級學科、二級學科的現有實驗平臺統計表、虛擬平臺統計表、學院跨學科虛擬平臺的統計表等。以學科層級平臺統計表為例,列出各一級學科、二級學科中現有實驗平臺、虛擬平臺和跨學科平臺的總數、總金額、對接項目數、項目級別、設備數、設備總金額、團隊人數、合作學院數等。表中的統計數可鏈接到平臺的統計表和各個平臺的詳細情況。再以某學院的跨學科虛擬平臺統計表為例,該表格包含了跨學科虛擬平臺的個數、規模、項目和科研課題數量、學科數、學科名稱、設備數以及合作學院的具體貢獻情況等。

其次是時間維度的學科資源分析。時間維度的加載可統計出學科近幾年的設備和平臺建設情況,并預測建設趨勢。例如,全校一級學科、二級學科實驗平臺近三年的設備增長總值、平均值、近三年虛擬實驗平臺的建設、撤銷情況。平臺構建數目多于撤銷時,建設趨勢良好。如平臺建設資源隨時間衰減,學科管理部門將收到預警信息和數據分析文件。

最后是資金維度的學科資源分析。分析各平臺的經費來源,分析國家投資與自行建設經費在各學科平臺建設中的比例。設備入庫時能得到經費號、經費類型信息,將此信息與平臺、學科相關聯,并統計出平臺和學科的資金維度。資金的分析引入時間維度,用于平臺建設的資金趨勢預測。

以上三個維度的學科資源分析,可為學科管理部門等單位提供學科建設的報表分析和決策支持。學?？蓮馁Y源角度得到學科建設的情況和發展趨勢,展開對學科建設的宏觀調控及定向扶持。

2.3 現有業務的改進

現有業務的改進主要關注兩點：一是通過相關業務在全生命周期的初期收集設備的學科屬性；二是在全生命周期的使用階段,協助教師使用學科相關信息獲取所需的資源。本文以設備建賬和設備查詢業務為例,并進行詳細分析。

設備建賬是將設備納入學校資產庫的重要業務,應在建賬業務中加入對學科信息的收集。加入的學科信息包括設備所屬學科、一流學科建設、學科范圍信息共享、虛擬平臺信息共享、設備使用共享范圍等屬性。學科信息的加入方式包括手工填報數據和信息系統后臺獲取,以系統后臺獲取為主。例如設備所屬學科,是否支持一流學科建設等信息,應根據其領用人信息,從人事系統中自動獲?。挥蓪W校“雙一流”經費購置的設備,從發展規劃處獲取研究方向和支持學科。學科屬性的加入為全生命周期中期階段的設備業務改進提供了數據基礎,實現了學科層級的設備數據查詢。

設備查詢目前僅對院系或個人服務,加入學科層級的信息查詢后,可進而推動小范圍的設備使用共享。凡在建賬過程中授權學科共享的設備,或歸屬某虛擬實驗平臺的設備,都在小范圍內實現設備信息的展現。而其中部分設備,經由教師或科研團隊自主協商,實現一定范圍內的設備使用共享。

設備現有業務的改進使全生命周期管理體系全面支持了學科層級的管理,而業務的實施還需要流程來固化和優化。

3 自助支持學科層級管理的業務流程研究

支持學科層級管理的業務流程研究包括兩部分工作：一是將支持學科層級管理的業務加入現有的全生命周期管理流程,重構支持“雙一流”建設的設備管理流程；二是梳理學科相關業務的具體工作流程并優化,包括虛擬平臺業務的流程設計、學科層的設備建賬、查詢和共享流程優化。

3.1 支持“雙一流”建設的全生命周期管理流程

對全生命周期管理流程的改進包括兩部分：一是加入虛擬實驗平臺業務、學科資源分析等專為學科層管理而設的業務活動；二是在已有流程中改進設備建賬、設備查詢、設備共享等業務的具體流程。改進后的全生命周期管理流程如圖1所示,其中與學科建設相關的活動均由桔紅色標出。

如圖1所示,設備全生命周期管理流程分為三個階段：設備采購入庫階段、設備使用階段和設備處置階段。其中采購入庫階段在學科建設中的作用為學科屬性的加入,改進的流程活動包括設備驗收、設備建檔和設備建賬。本研究重點研究了設備建賬活動,在建賬信息中加入了多項由其他系統交互得到的設備學科屬性,以及教師授權的學科層級的設備共享屬性。設備使用階段則用于加入專為學科團隊、學科管理部門而設計的業務,以及對設備學科屬性的使用分析。本研究對其中的虛擬實驗平臺和設備查詢業務展開詳細闡述。

3.2 虛擬實驗平臺的流程設計

虛擬實驗平臺業務包括一系列工作流程,例如平臺構建流程、平臺資源組合流程、平臺變動撤銷流程等。本文以虛擬實驗平臺的構建流程為例,流程的主要步驟描述如下：

(1) 在有明確的項目或研究需求時,教師在設備管理系統中填寫虛擬實驗平臺的基礎信息,包括平臺的構建時間、主要研究方向、項目名稱和金額、所需跨學科的研究方向和人數等；

(2) 教師通過信息系統查詢所需的跨學科研究成果和研究團隊,向相關人員發送虛擬實驗平臺共建的邀請；

圖1 支持“雙一流”建設的設備全生命周期管理流程圖

(3) 被邀請的學科團隊或教師在系統中同意或拒絕加入；

(4) 發起人邀請到所需的團隊或教師后,將平臺基本信息和臨時科研團隊的信息提交給學院的負責人；

(5) 負責人審批合格后即成功構建了虛擬實驗平臺，平臺構建的具體流程如圖2所示。

圖2 虛擬實驗平臺構建的流程圖

從圖2可看到,虛擬實驗平臺構建的流程優化體現在以下3點：

(1) 跨院系、跨學科的設備信息能在設備管理系統中直接共享查詢；

(2) 簡化了跨院系合作的多部門審批流程,只保留了院系負責人審批環節；

(3) 平臺構建后的設備、人員和部分科研成果線上共享,免去了線下交換信息的繁雜手續。

虛擬實驗平臺的申請流程體現了審批簡化、小范圍設備信息共享帶來的便捷性。

3.3 現有設備業務的流程優化

現有業務的流程應隨著業務改進而重新優化,以設備查詢的流程為例,展開詳細闡述。設備查詢的流程優化包括兩部分：一是增加了學科或平臺范圍的設備信息查詢,學科或平臺層級共享的設備會在查詢結果中展示；二是查詢后接入了學科或平臺范圍的設備使用共享的商議流程。設備查詢的流程改進如圖3所示。

圖3 加入學科層級服務的設備查詢業務流程圖

從圖3可知,改進后的流程實現了設備查詢和共享的快速鏈接和協同辦理。當教師對查詢到的設備有使用需求時,可從系統中對設備領用人提出共享請求。領用人同意共享后,通過系統所提供的共享協議模板,商議并簽訂共享協議。隨后即可按協議使用設備。通過這一流程改進,實現了學科層級的小范圍設備共享。

業務的設計與改進、流程的梳理和優化,保障了學科層級設備業務的規范性和先進性,提升了現有的設備管理水平。

4 結語

支持學科層級管理的設備業務與流程研究是設備管理支持“雙一流”建設的重要舉措,也是對現有全生命周期管理體系的有力改革。現階段的研究設計了設備虛擬實驗平臺的業務與流程,設計了學科資源分析和決策支持功能,并對已有的設備建賬、查詢和共享業務做了流程改進?，F有的研究已初步構建了支持“雙一流”建設中學科層級的管理體系。后續工作將依據業務和流程的改進,進一步完善設備管理的制度,規劃管理信息系統的升級,全面提升設備管理的質量。