Word郵件合并功能在林業小班調查卡片制作中的應用

楊戰陽

摘要：小班調查卡片在林業上較為常用，是反映小班權屬、立地等諸多要素的集合。介紹利用Word的郵件合并功能較方便地制作電子版的小班調查卡片。

關鍵詞：Word;郵件合并;小班調查卡片

小班外業調查表是體現小班位置、權屬、立地、植被、林分因子等小班屬性的綜合性表格，在林業各類外業調查中廣泛使用。在森林調查中填寫外業調查卡片是一項比較繁瑣的工作，而小班的位置、權屬、立地等固定屬性又成了外業調查表填寫的重復性工作，這些小班的固定屬性完全可以在外業調查的基礎上，利用原有的調查結果。而應用Word的郵件合并功能制作小班調查卡片變得更加快捷高效。下面以森林撫育作業項目為例制作小班調查卡片。

1 制作一份Word格式的小班調查卡片

小班的屬性內容要齊全完備，如圖1。

2 建立一個Excel工作簿

將外業調查表所有需要填寫的項目填人表格第一行。

3 填寫表格

把森林撫育小班林況表與小班情況表中與外業調查卡片相對應的內容粘貼到Excel中，而諸如調查人員、調查日期等需要單獨在表格中填寫完成。此步驟需要注意的是單行的內容都是這個外業調查小班的屬性，不要與別的調查小班混淆了。

4 查找數據源

Excel中的每個屬性完善后，就可利用Word制作小班調查卡片了。打開制作好的空的小班外業調查卡，利用Word工具欄的工具→信函與郵件→郵件合并功能，制作好的Excel就是我們需要的數據源，如圖2。

5 插入數據

利用Word插入域工具，將Excel中的每個屬性數據引用到Word中相對應的位置，如圖3。

6 制作外業調查表

在所有屬性引用完成之后，可以檢查屬性引用的正確與否，通常在數據欄會出現較多小數點，可以通過“域代碼”工具，設置自己需要保留的小數點位;在檢查插入域都正確之后，利用“合并到新文檔”工具，就將全部外業調查表制作完成。

通過Word郵件合并功能能夠較便捷地完成小班外業調查表的制作，不用之前逐一對各調查小班的填寫，大大提高了工作效率。