試論中職學校檔案管理的規范創新與信息化建設

朱文琪

摘 要：檔案管理對于高校來說是一項重要的工作，通過檔案管理可以對高校的教學活動、管理活動、科研活動以及教育評估進行統籌協調。本文將就中職學校的檔案管理工作的實際狀況，對其中存在的問題進行了分析，并且論述了如何對檔案管理工作進行創新與信息化建設之間的聯系，對中職學校的檔案管理工作提出了相關的建議^[1]。

關鍵詞：中職學校 檔案管理 規范創新 信息化

高校的檔案主要記錄了高校內教職工及學生的教學教育活動以及基本的個人信息，并且對有價值的文字、圖片、數據等進行整理歸并。所以，完善高校的檔案信息對高校的教學以及日常工作有著重要的意義。隨著科學技術的發展，信息技術取得巨大的突破，對高校的檔案管理工作有巨大的幫助，然而在高校檔案管理朝向信息化方向發展的過程中，出現許多問題，本文將結合中職學校檔案管理工作的現狀以及信息化發展的建議提出了幾點建議。

一、中職院校進行檔案管理工作的意義所在

1.檔案管理能夠保證學校資料記載的客觀性

高校的檔案是對高校內部教職工及學生工作學習狀況的可靠記載，能夠通過檔案調閱學生及教職工在學校期間存在的真實的工作學習狀況。對于校方來說，通過調閱教職工或者學生的檔案能夠直觀、明晰地得到真實準確的個人信息反饋，因此做好高校內部的檔案管理工作有助于高校的基本建設。除此之外，在學生踏入社會工作時，用人單位能夠通過學生在校的檔案掌握學生基本狀況，檔案能夠較為全面地反映出學生的學習、社交、個人能力等情況，對用人單位挑選人才是一個重要的依據^[1]。

2.能夠對中職院校的學風起到改善的作用

檔案不僅起到記載真實信息的基本作用，還能夠對學生起到一個警示的作用。學生在校學習期間其學習狀況、獎懲狀況都會如實地反映在學校檔案中，并且對學生的個人進步和發展有著重要影響。例如，在評選獎學金時，檔案中記載的個人學習情況及獲獎情況都會作為評選的重要依據。除此之外，檔案中記載的學生行為記錄對學生的工作發展也會起到重要的作用，用人單位基本上會通過學生在校期間的表現來篩選人才，擇優錄取。因此，通過檔案記錄能夠間接地促進學風的改善，督促學生遵守校規校紀。

3.為學生進入社會工作提供履歷依據

在學生步入社會求職階段，用人單位不僅要通過證書來了解學生的基本能力，還要通過該生的在校檔案對該生進行較為全面的評估，因此高校的檔案成為學生求職過程中一個重要的決定因素。檔案對學生的評價也能夠較為客觀地評價學生，為用人單位提供一個重要的選擇依據。所以，加強中職學校的檔案管理工作實際上是為學生踏入社會求職提供重要的助力。

二、當前中職學校檔案管理工作中存在的問題

1.信息化管理的普及程度不高

對于當下部分學校來說還沒有將信息化檔案管理普及，傳統的檔案管理機制仍在運行，這使得在信息化飛速發展的當下其檔案管理模式單調，不僅如此傳統的檔案管理帶來的還有巨大的工作量，使得工作效率降低，限制檔案管理工作朝向現代化的方向發展。在經過大量的實地調查走訪之后發現導致這種局面的主要原因有三點：首先是學校對檔案管理工作的重視程度還不夠，沒能夠投入充足的資源來改善檔案管理工作的現狀;其次是有些學校投入充足的資金加大對檔案工作的建設，但是檔案管理工作人員的業務素質不足，使得設備的優越性沒能夠體現出來;最后，檔案管理工作人員的意識落后，在技術設備普及的情況下仍舊使用傳統的工作方式^[2]。

2.檔案管理工作人員的基本素養有待提高

當前檔案管理工作中主要存在的問題就是檔案管理工作人員的業務素質跟不上，主要是由于兩個方面的原因，首先缺少專業化的管理人才，其次是管理人員的業務水平上不去。根據調查研究，當下中職學校普遍缺乏專業化的檔案管理人才，校內的檔案管理工作都又非專職人員擔任，這使得檔案管理管理人員不能將精力都集中在檔案管理工作上，因為在檔案管理工作中各種問題層出不窮。除此之外，由非專業的人員擔任檔案管理職責在管理過程中不能遵循管理規范，使得檔案管理的效率低下。

3.檔案管理工作意識落后，缺乏創新

隨著社會的發展，各行各業都需要不斷提高自身管理水平和服務意識，這就要求在管理的過程中對管理模式進行不斷地創新，完善自身的管理機制。對于檔案管理工作來說也同樣如此，現今中職學校的檔案管理工作中缺乏活力，管理工作缺乏創新意識，多數工作人員在檔案管理中不能夠針對工作中的不足進行思考和創新。在許多時候，檔案管理工作中會出現信息滯后、失真、丟失等問題，對學校的服務功能被大大削弱。

三、針對當前中職學校檔案管理工作中的問題提出的建議

1.完善檔案管理制度

要提高高校檔案工作的管理水平首先需要將高校檔案管理規范化，將校內各個部門的資料集中歸檔，在聘請專業人員對檔案進行集中管理;其次，明確檔案管理工作中的職責劃分，對檔案管理工作進行劃分;最后，建立完善的管理制度對檔案進行統一的管理和積累，以保障檔案管理工作的質量。

2.提高管理人員的業務素質

檔案管理人員是檔案管理工作的核心，因此要提升檔案管理工作的水平就需要提高檔案管理人員的業務水平。校方需要招聘專業的人員對檔案進行管理;其次，對檔案管理人員進行定期的考核，并提高對檔案管理人員的培訓，提高管理人員的工作水平;最后建立對檔案管理人員的工作激勵機制，提高管理人員的工作積極性。

3.加強檔案管理的信息化建設

在信息化技術廣泛應用的當下，為了提高檔案管理工作的水平，高校需要將信息化技術應用于檔案管理工作中。加大資金投入，購進信息化技術設備，培訓專業人員對檔案管理進行信息化改革，促進檔案管理的水準和效率。

結語

綜上所述，檔案管理工作對于中職學校的教學和發展有著至關重要的作用，中職學校要加強對檔案管理工作的重視，加大對檔案管理人才隊伍的建設力度，推進檔案管理的信息化進程。

參考文獻

[1]孫海霞.試論中職學校檔案管理的規范創新與信息化建設[J].辦公室業務，2016（24）：96+98.

[2]裴宇奇.中職學校檔案管理的規范創新與信息化建設[J].辦公室業務，2012（14）：88-89.