商務英語信函中“告知”類動詞的語義結構及人際功能研究

王秀玲

【摘 要】本文基于語義成分分析法和系統功能語言學理論，結合30篇真實商務英語信函語料，著重探討了其中的“告知”類動詞的語氣與情態，旨在揭示商務英語信函中“告知”類動詞所傳達的人際功能，從而提升商務信函寫作的人際交往功能與實際應用能力。

【關鍵詞】“告知”類動詞;語義成分;人際功能

中圖分類號：H030 ? ?文獻標志碼：A? ? ? ? ? ? ?文章編號：1007-0125（2019）02-0204-03

一、引言

在商務交往工作中，每一封商務信函都要實現某種具體目標，而人際交往作為現代企業拓展業務的必備手段，必須考慮致函雙方的人際關系。

國內外已有諸多從系統功能語言學角度來分析商務英語信函的研究。國內研究大多數局限于商務英語信函寫作的整體語篇框架（孫慶梅，張鐵軍2014），或者對商務廣告語（孫東菱2004）、商務談判用語（李艷華2010）、商務英語合同翻譯（常亮2018）等的語料庫分析。國外研究有從商務寫作語料中分析跨文化交際及其修辭的研究（Haiying Feng， Bertha Du-Babcock 2013），也有對商務英語教學中協作學習與交流技術的研究（María Luisa Carrió-Pastor， Hanna Skorczynska 2015）。上述這些研究都關注到了語言中人際功能的重要性，但是都沒有對商務語篇的關鍵性動詞及動詞背后的人際功能進行分析。

有鑒于此，本文將運用語義成分分析法和系統功能語言學下的人際功能理論，分析商務英語信函中英文“告知”類動詞為實現其人際功能所采用的語言手段。

“告知”類動詞是表示言語行為的一個動詞小類，其基本語義是告訴某人或某個組織某件事情，以向對方傳遞信息為目的。商務交往包括提供報價、回復咨詢、處理投訴、結算簽約等階段，在每個階段，都需要致函客戶、經銷商、供貨商、銀行部門等不同對象，這個過程決定了我們選擇使用不同的“告知”動詞。合適的告知類動詞可以影響、說服、引導致函對象，樹立高效專業的良好企業形象，能更好實現商務信函的人際交往功能。

二、人際功能理論研究

系統功能語言學家韓禮德（Halliday 1994）認為語言的運用是為了在特定的情景下實現一定的功能，他提出了語言的三大元功能：概念功能、人際功能和語篇功能。胡壯麟、朱永生和張德祿（2008）指出人際功能是指人們用語言表達自己對事物的看法和態度，或者用語言和他人交往，建立和保持人際關系。換言之，人際功能著重討論的是用語言建立并保持人與人之間的關系。韓禮德（Halliday 1994）進一步指出，人際功能由語氣和情態兩大系統構成。本文以商務活動中英文“告知”類動詞為介入點，從人際功能的語氣和情態兩方面研究商務英語信函中的人際功能，以促進商務信函寫作能力的提升。

三、商務信函中英文告知類動詞的語義成分分析

根據Shirley Taylor編著的《商務英語寫作實例精解》，我們從中選取了30篇商務英語信函語料，通過這些語料我們發現，現代商務英語信函中常常使用的“告知”類動詞主要有inform，acquaint，notify，advise，suggest，announce， confirm， command八個。下文根據《牛津高階英漢雙解辭典》和《朗文當代高級英語辭典》等詞典釋義，首先對上述常用商務英語“告知”類動詞進行具體的語義成分分析，然后在具體商務語境中進行人際功能分析。

上述8個“告知”類動詞的語義成分分析如下：

①inform：to officially tell someone about something or give them information，其語義成分為“告知+信息/普通情況/會議地址/活動時間”;

②acquaint：to give someone information about something ，其語義成分為“非正式告知（初步了解）+簡單信息/事件初步發展”;

③notify：to formally tell someone officially about something that has happened or that is planned to happen，其語義成分為“正式告知+會議安排/活動時間地址/公司發展情況”;

④advise：to tell someone about something， to tell someone what you think they should do，其語義成分為“非正式告知+建議勸告/事件轉變”;

⑤suggest：to tell someone your ideas what they should do，其語義成分為“非正式告知+建議勸告/事件轉變”;

⑥announce：to officially tell people publicly and about something， especially about a plan or a decision，其語義成分為“正式告知（向公眾宣告）+決定/計劃/官方政策/公司協議”;

⑦confirm：to tell someone that a possible arrangement， date or situation is now definite or official，其語義成分為“正式告知（向對方確認）+決定/安排/公司協議”;

⑧command：to tell someone officially to do something， especially if you are a military leader， a king etc.，其語義成分為“正式告知（向對方要求）+決定/安排”。

由上述動詞的英語釋義可知，商務英語中“告知”類動詞都共享“tell”這一核心語義成分，決定了這些詞共屬一個語義場。而這8個動詞也各自具有獨特的外圍附加語義成分，如告知對象、告知事件、語氣強弱等，這些語義附加成分決定了“告知”類動詞各自的“特殊性”。例如，從其外圍成分“語氣強弱”來看，這8個動詞可以明確劃分為兩大類，即表示語氣較強的“正式”告知類動詞和語氣較弱的“非正式”告知類動詞;第一類主要有inform，notify，announce，confirm，command;第二類主要有inform， acquaint，advise，suggest。在這兩類“告知”動詞中，除了具有語氣強弱的語義外，還存在其他如告知事件方面的外圍附加語義的差異。例如，在“正式”告知類的四個動詞中，announce除表示告知外，還有向公眾宣布之意;confirm則在正式語氣下包含請求對方確認所告知信息的雙層語義;command具有命令或要求對方按照所告知的信息行事的導向，并且寫信人的社會等級通常會高于讀者，如領導給下屬致函;而notify在表正式語氣的基礎上，還體現為官方且書面化的特點。在另一大類“非正式”告知類動詞中，acquaint通常指了解事件的初步發展情況，在告知的同時還有意請求對方初步了解;advise與suggest同理，具有勸告建議之義，在語氣上委婉含蓄。Inform本義為官方告知信息，但在商務信函中因其適用語境的多變性，我們將其歸為語氣中等溫和的非正式告知類動詞。通過上述語義分析，我們得出這八個“告知”類動詞如下典型的語氣強弱公式：

command>notify>confirm>announce>inform>acquaint>suggest>advise

在這個公式中，command的告知語義最強，而advise的告知語義最弱，其他詞的語義處于這兩個詞之間，由此構成了一個從強到弱的語義連續體。

四、商務信函中英文告知類動詞的人際功能分析

根據告知類動詞所在語篇，本文所選的30篇商務信函可以分為兩類：一類是向致函對象告知客觀常規情況，即需將相同信息發送給很多人的商務通函，如宣告公司組織變動和公司代表人變動的通函;另一類則是向致函對象告知突發情況或者道歉反饋，包括拒絕賒購函、拒絕訂單函、催付賬款函件等等。

為了更好分析商務英語信函中告知類動詞的人際功能，我們首先統計了30篇商務信函語料中出現的告知類動詞的使用頻次。上述八個“告知”類動詞合計出現59次，其中“正式”告知動詞的使用頻次明顯高于“非正式”告知類動詞。正式告知類動詞的使用率達56%，其中announce使用次數13次，confirm 19次，notify 1次，commend 0次。非正式告知類動詞的使用率為44%，其中inform使用14次，suggest 8次，advise 3次，acquaint 1次。根據使用頻率高低，我們得出如下排列順序：

confirm>inform>announce>suggest>advise>acquaint=notify>command

（一）告知類動詞的語氣系統

人際功能體現為語氣和情態兩個語義系統。語氣系統表明在某個情景語境中講話者選擇了何種交際角色。韓禮德認為言語角色可以分為兩大類：給予和索取。交換的物體是物品和服務或者信息。

1.語氣類型

根據Halliday（1994）， 兩大語言角色和兩種交換的物品形成了四種基本的言語功能：陳述、疑問、提供和命令。與這四種言語功能緊密聯系的是陳述語氣、祈使語氣和疑問語氣。根據統計，在30篇語料中，告知類動詞所在小句所傳達的陳述語氣為24篇，祈使語氣為6篇，疑問語氣為0篇。這與告知類動詞核心語義即傳達信息的目的行為有關。另外商務信函在傳達信息的同時具有不同的目的，人際功能只是其一。其表現形式是寫信人向致函對象提供商務活動信息，因而大量使用陳述句“告知”事實。商務信函中出現祈使語氣的次數少，而且主要用于確認最終匯款、交貨和船運等信息，例如：

（1）Please confirm that we can go ahead with this new delivery date.

例（1）是要提出期望的事情發展，并敦促收信人盡快采取行動，實現自己的意愿。

在向對方告知信息的信函中，疑問語氣會增加信息的不確定性，讀者無法直接分辨收到的信息是否可靠。因此，在商務信函中，為保證信息傳達的準確性和高效性，作者基本不會采用疑問語氣。

2.主語

在系統功能語言學中，主語是一個人際性的詞匯語法范疇，即語氣系統的一部分，與定式動詞一起，體現人際性的言語互動功能（Halliday 1994）。在主語與告知類動詞搭配方面，第一人稱出現的比例為100%。

第一人稱有“we”和“I”兩種，作主語時使用上又有所區別。在告知信息時，“we”和“I”受“告知”類動詞語義強弱和事件內容的影響，如果與“正式”或“非正式”告知類動詞結合使用，會起到不同的人際交往效果。如果要向對方告知客觀的常規情況，企業通常向公眾及合作商發布通函。由于通函的讀者身份各不相同，無需表達過于親近的人際關系，因而多使用“正式”告知類動詞。此時，既要在文體上比較正式，又要在語氣上不會造成居高臨下的感覺，作者選用“we”作為主語才能更好實現其人際功能。例如：

We are pleased to announce the opening of our new retail grocery store， Great Value， on Monday 1 September.

It is with pleasure that we announce the appointment of Mrs. Briony Kisby as partner.

例（2）為宣布公司新店開業，例（3）為宣告新一任經理人員更換。這兩則消息的接受者不僅包括公司內部人員，還包括大眾媒體受眾。此時，使用“正式”告知類動詞并搭配第一人稱“we”更能讓公眾接受，強調寫信人告知的是公司行為與官方背景，可以增加函件可信度，同時在人際交往上做到禮貌大方。

“非正式”告知類動詞相較于“正式”告知類動詞，其語氣態度溫和些。如果用在向致函對象告知突發情況、道歉反饋等信函中，則能表達比較委婉、含蓄的提醒。如果這時候用“I”作主語進行搭配，則其非正式告知類動詞的語氣會進一步減弱。即便如此，也不會失去告知語義的目的，反而給人際往來親近之感。例如：

（4）At this stage I would normally suggest that you put the matter into our solicitors hands to recover the debt.

在例（4）中，作者表達的是逾期未付賬款賬戶的信息，如何恰當提醒對方付款而不冒犯，選用動詞suggest含暗示付款之意，而與主語“I”搭配，則給對方留下了寫信人公事公辦的口吻;若換成“we”等具有強烈官方色彩的主語，就會產生企業催討賬款的壓力感。

（5）If this is not possible for the full amount， I suggest that you cut the size of your order， perhaps by half.

例（5）主要表達的是要拒絕對方賒購要求，但為了長遠發展，也不能流露出對對方財務狀況的不信任。作者選用suggest搭配第一人稱，其語氣比較委婉，為雙方商務交集留有分寸和尊重。換言之，如果搭配第一人稱“I”，則表示寫信人放低姿態，給予對方誠摯建議的感覺，并不會讓對方感到是冷面無情的官方拒絕。

在我們的語料中，使用第二人稱的比例為0%。“you”作主語在語氣上干脆直接，有上級向下級傳達指令性信息之意，容易冒犯對方，所以商務信函寫作者不予采用。另一方面，第三人稱在告知類信函中也極少使用，出現比例為0%。這是因為寫信人目的是向致函對象告知信息，使用第三人稱作為主語的話，則會造成指代不明，信息混亂。

（二）告知類動詞的情態系統

情態系統表達說話者個人的判斷或交際態度。韓禮德（Halliday 1994）把情態系統分為情態和意態兩種。情態和意態都可以通過情態動詞這一語言手段實現。除此之外，表示概率和頻率的情態副詞也是實現情態的語言手段，意態的實現方式還有表示被動語態的謂語動詞。本文重在探討“告知”類動詞在商務信函中的人際功能，而被動語態與告知類動詞聯系比較密切，因此接下來重點討論告知類動詞如何通過被動語態實現人際功能。

被動語態是動詞的一種形式，用以說明主語與謂語動詞之間的關系。國外學者Leech & Svartvik（1975）認為，被動態總是與非主觀的文體連在一起，在這種文體中施事者不會把自己和接受者直接置于語境之中。被動語態的典型文體特征，就是敘述客觀嚴謹、使用場合正式。在商務英語信函寫作中，被動語態可以彰顯正式和禮貌的文體特征，但也在一定程度上表明寫信人不想指明誰需要為某事負責，在作者和讀者之間保持一定距離。正因為出現這種距離感，在現代商務信函寫作中，被動語態逐漸被寫信人所擯棄。這一點也得到了我們所選語料統計數據的論證。在所選30篇商務英語信函語料中，包含告知類動詞的小句共有59條，被動語態僅出現13次，占22%。

雖然被動語態在商務英語信函寫作中使用頻次較低，但在一些特定情況下，其仍能作為有效的情態手段，用于實現商務信函的人際功能。例如，在信函中告知突發情況或道歉反饋時，使用被動語態會降低寫信人的立場姿態，顯得更客氣：

（6）Do not tamper with or move any suspicious object. Department Managers should be informed and the police notified.

例（6）是發給部門經理，告知安全事故處理的通知函，使用被動語態則會凸顯寫信人禮貌傳遞的告知信息，將陳述重點放到事件本身上，因而不會冒犯對方。

被動語態雖然是體現人際功能的主要情態特征，但在本文所選語料包含的59句小句中，搭配“告知”類動詞主動語態出現次數為46次，占78%。統計發現，在現代商務英語信函中，主動語態逐漸占據上風，因此主動語態已經成為討論人際功能必不可少的情態系統分支。

主動語態使用頻次在商務英語信函中的增長與其存在的交際語境有著密切聯系，也就是與告知類動詞的語義成分所連接的事件有關。例如：

（7）Please confirm that we can go ahead with this new delivery date.

例（7）是確認告知重要交貨日期的信息，在采用“正式”告知類動詞時，還采用了主動語態以使信息重點明確，表達的態度更積極。反之，如果此時換為被動語態，則會顯得語句冗長枯燥，把正式告知變得更具壓迫感，與致函對象之間產生比較大的疏離感。

五、結語

在實現人際功能的語言手段上，商務信函“告知”類動詞多以語義成分的語氣強弱為主導，告知的事件內容本身為輔助信息。

由于command的語氣最強，有強硬命令要求對方的口吻，如果在信函中使用將會給企業塑造成高傲的形象，不利于人際功能的實現。現代企業為塑造有人情味的企業形象，并與致函對象達成友好的人際往來，因此command的使用頻次為零。另外由于advise在商務信函中過于口語化，給人不重視或不尊重之感，其使用次數也比較少。由此可見，在商務信函中語氣過強和過弱的“告知”類動詞都不受青睞。總之，在選擇告知類動詞時，首先要區分正式與非正式的語氣，其次根據不同的商務事件，如客觀常規情況、突發情況或道歉反饋，結合合適的語氣類型，搭配恰當的人稱主語，將其置于合適的文體語態中，從而實現商務信函往來的人際意義。

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