綜合管理信息系統在常德煙機公司的建設及應用

（常德煙草機械有限責任公司，常德 415000）

0 引言

常德煙機公司的ERP等業務系統通過應用工作流技術，實現業務工作的信息化、流程化、痕跡化。而行政管理信息化建設在流程應用上較弱，辦公自動化系統功能較弱，應用環境也受局限（只能在公司內部應用，不能滿足移動辦公）。隨著公司行政辦公和信息化的發展，過去的行政管理信息化已逐步提升到了需要加強協同辦公的程度，需要進一步規范管理、提升效率、加強協同、信息貫通。

目前需要一個管理平臺來將公司標準文件、流程梳理成果等進行固化、運行評價和發揮作用；業務流程和行政管理流程中存在的問題點和薄弱環節需要技術手段來進行標準量化、流程監控、統計、考核。

本次項目實施的業務范圍：建設綜合管理信息系統，其中包括企業信息門戶、工作流管理、辦公自動化（企業標準管理、公文管理、工作計劃管理）、系統管理、郵件管理、業務監控平臺、移動辦公平臺的上線運行。利用信息手段實現體系文件的起草、審批、修訂、作廢的信息化管理。通過流程管理平臺，強化對業務流程的監控，實現流程管理和持續改進。

從管理制度和信息化支撐的雙重角度，建立公司管理體系持續改進的長效機制，以系統建設帶動管理體系持續改進和提升，推動公司管理的全面推進和持續發展。

綜合管理信息系統采用三層結構進行設計，通過信息集成層將應用層各個應用的信息數據進行共享及聯通，在統一的工作流引擎下，對涉及流程的信息進行記錄及流轉，并且最終通過門戶展現層推送給用戶。領導層、體系管理員、部門管理人員、崗位員工可以依據各自的角色權限獲取不同的信息，操作相應的系統功能，為工作效率提升以及管理效率改進，決策支持提供有力的支撐。

綜合管理信息系統在常德煙機的實施，總共包含了五個階段：項目啟動，項目調研、方案設計，原型測試，上線運行，項目驗收。每個階段有工作通知單，在上面列出了每天的主要工作、客戶準備及工作等；每個階段產生一系列文檔。

1 項目啟動

在本階段，需要完成的工作有：

確認本項目的領導小組和實施小組成員，并提供小組成員聯系方式。

確認當前的軟硬件環境，該環境是系統安裝的前提條件，只有環境條件完備方可正常安裝系統。

制定文檔《項目實施計劃》，明確寫出了各個階段的工作，以及各階段工作的開始時間，結束時間，主要工作描述，責任人，配合人等。

《項目實施計劃》內容包括項目啟動階段、項目調研階段、實施方案編寫及確認階段、基礎工作準備、相關開發及培訓、系統原型測試、系統上線、項目驗收確認。確定雙方項目團隊成員，明確項目目標以及雙方的分工；雙方確定項目詳細的實施計劃，項目中計劃、執行等內容的管理溝通方式。

2 項目調研

在本階段，完成項目啟動，確定后期工作方式，編制文檔《調研計劃》。

《調研計劃》的內容包括調研目的、調研時間、配合部門及參加人員要求、調研涉及部門的準備工作、現場調研前及調研期間的要求、及詳細時間安排。

根據《調研計劃》，完成項目調研，形成調研報告，產生文檔《常德煙機綜合管理信息系統調研報告》。

信息中心小組成員完成測試環境搭建，測試環境包括Oracle數據庫的測試庫、Websphere應用服務器測試環境。

3 實施方案編寫及確認階段

在本階段，編制文檔《常德煙機綜合管理信息系統實施方案》，雙方對實施方案進行審核、評審，雙方評審人員確認實施方案的最終版本。

在文檔《實施方案》中，包含了本項目的實施范圍和目標、總體解決方案、及分項解決方案。

常德煙機綜合管理信息系統的體系架構如圖1所示。

1）企業信息門戶實現了將內部的應用（PDM系統、人力資源系統）和數據集成到一個信息管理平臺，能夠根據每個用戶使用特點和角色的不同，配置個性化的菜單、屏幕和應用界面；能夠管理門戶網站內容的發布和內容發布提醒；能夠設置未讀郵件提醒和待辦工作提醒，使得登錄用戶快速處理工作。實現統一辦公管理平臺，統一文化傳播平臺，統一資源整合平臺等作用。

圖1 信息系統的體系架構圖

2）通過辦公自動化實現行政辦公審批過程的實時監控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，提高行政辦公工作效率，支持企業實現無紙化辦公。通過企業標準管理，實現常德煙機體系文件全生命周期管理包含文件在線編輯、評審、批準、發布、查閱、廢止等；基于統一的公文管理平臺實現常德煙機內部企業公文流轉相關的收文、發文、審批、歸檔等流程管理。

3）根據用戶需求定制移動辦公業務，例如企業新聞、通知公告、工作流審批、工作提醒等；支持多種移動設備接入，包括筆記本電腦、平板電腦、手機等。

4）通過工作流管理平臺，實現對系統中所有工作流程模板進行統一管理；提供圖形化界面來靈活定義和修改工作流程模板，實現快捷定制流程。工作流功能支持會簽、靈活的角色授權、委托代理、流程跟蹤等。實現ERP業務流程和審批流程的打通，實現企業的審批流程可調用業務流程。

在統一的工作流引擎下，工作流管理系統對涉及流程的信息進行記錄及流轉，并且最終通過門戶展現層推送給用戶，通過流程管理平臺，強化對業務流程的監控，實現流程管理和持續改進。

4 基礎工作準備

根據《實施方案》制定詳細的基礎工作準備計劃，包括IE版本升級、企業門戶相關素材、文檔、公文的分類整理、各工作流程的活動節點及執行人角色等。

根據實施要求，各部門閱讀《實施方案》中與本部門相關的章節，填寫具體的數據準備表格。

圖2 上線問題備忘錄

實施人員搭建現場環境，將最新產品進行更新，解決更新過程中的各種問題，并在此環境上進行工作流開發，然后進行工作流測試，整理測試文檔，根據對工作流的測試結果，對流程進行調整修改，記錄并修改在測試過程中遇到的問題，完成相關的流程測試確認工作。

根據常德煙機的要求，對信息門戶進行配置和開發。針對已經配置完成的企業信息門戶及辦公自動化相關的（公文、文檔、郵件、工作流程等）進行整體測試。

5 系統上線

本階段就是把綜合管理信息系統從測試系統切換到正式環境下運行。

實施人員編寫文檔《企業門戶部署說明》、《上線方案》。

在《企業門戶部署說明》中寫出環境相關部署的具體步驟，包括：獲取測試環境前臺所有最新程序；生成數據庫對象；將期初數據或者測試庫已有數據導入正式庫；把相關配置文件修改成正式環境的配置等。

在《上線方案》中確定系統上線的范圍、上線前工作、上線時間安排。

在“上線前工作”部分，詳細寫出“企業信息門戶”、“辦公自動化”（包括企業標準、企業公文）、“工作流管理”上線的具體步驟，包括系統參數的設置、運行工作流需要確定每個活動節點的操作人員、企業標準數據準備、確定數據遷移的方案、期初數據處理、基礎數據準備、上線前培訓等。

系統正式上線運行后，跟蹤并解決系統運行中遇到的各種問題，記錄到《上線問題備忘錄》中，并解決。

《上線問題備忘錄》如圖2所示。

6 結束語

系統運行效果總體評價：

綜合管理信息系統正式上線運行后，經過5個多月的觀察，整體運行穩定。

通過綜合管理信息系統建設，通過規范管理、提升效率、加強協同、信息貫通，提升了常德煙機的綜合管理水平。利用信息手段實現了常德煙機體系文件的起草、審批、修訂、作廢的信息化管理。通過流程管理平臺，強化了對常德煙機業務流程的監控，實現流程管理和持續改進。從管理制度和信息化支撐的雙重角度，建立了管理體系持續改進的長效機制，以系統建設帶動管理體系持續改進和提升，推動管理的全面推進和持續發展。

加強綜合管理信息管理是一個長期的工作，后續將結合公司的實際，基于綜合管理信息管理制度體系，逐步完善公司綜合管理信息管理制度，提升公司綜合管理信息管理的能力。