淺談事業單位檔案管理中存在的問題及解決辦法

張玉紅

【摘要】事業單位檔案不僅能夠反映事業單位現階段的工作狀態，還對事業單位的發展創新起到十分重要的作用。本文分析了事業單位檔案管理工作中存在的問題，提出有效的解決辦法，期望事業單位檔案管理工作邁上新臺階。

【關鍵詞】事業單位檔案;問題;解決辦法

一、檔案管理中存在的主要問題

一是檔案管理人員思維方式落后。一些事業單位的檔案管理工作理念較為陳舊，部分單位領導存在重業務、輕檔案的傾向，認為檔案管理可有可無，遇到上級檢查才突擊應付，使檔案工作處于被動狀態，思維方式較為傳統，管理模式和運行機制缺少創新舉措，無法適應日益進步的經濟社會發展需求。對《檔案法》和《檔案管理辦法》等國家相關的政策制度和各級各類法律、法規的學習、理解、運用能力不夠，貫徹執行力度不到位。

二是檔案管理方式陳舊。一些事業單位的日常人事、業務、資產等檔案信息處理方式仍停留在陳舊、單一的登記造冊流程上，檔案管理的標準化、制度化、程序化和規范化運作體系還不健全。檔案管理職能部門對于檔案信息的管理與運用缺乏統一的管理機制和科學、合理的監督機制，尚無統一的標準和質量要求。

三是檔案管理的基礎設施陳舊落后。一些事業單位沒有給予檔案管理工作足夠的經費支持和設備維護，致使檔案室的硬件條件和基礎設施比較差，儀器設備配置不齊全。現代化的檔案資源開發利用不夠，電腦、掃描儀、影印設備和操作軟件等軟硬件設施更新不及時，不能滿足現代化的光盤和電子檔案處理需求。

四是檔案管理人員業務素質不高。事業單位的檔案管理人員兼職居多，人員流動性比較大，尤其是一些檔案管理人員缺乏基本的計算機操作、檔案查閱、資料整理和歸類等基礎的專業能力。

五是過期檔案銷毀不及時。《檔案管理辦法》明確規定“檔案的保管期限分為永久、定期兩類”，其中定期類保管期滿確無保存價值的檔案可以銷毀。但很多基層事業單位對于遠遠超過保管期限且符合銷毀條件的檔案，并未進行銷毀以至成為

“僵尸檔案”。這類檔案不但嚴重占據了儲存空間，而且造成資源浪費。

六是檔案管理制度體系不夠完善。由于對檔案管理工作不重視，部分事業單位在檔案管理方面，沒有結合單位實際建立完善的檔案工作規章制度體系，造成了檔案管理工作標準要求不夠細化、具體，導致檔案管理標準化、規范化程度不高。

七是檔案資料的開發利用水平偏低。現階段不少事業單位在檔案管理方面存在重檔案歸集，輕開發利用的現象。檔案管理過程中主動服務的意識不夠強，對于檔案資料的編研開發利用不夠，檔案管理對單位的服務功能沒有充分發揮出來，檔案資料的開發和服務水平需要不斷改進提升。

二、解決問題的主要辦法

一是完善機制，轉變觀念。我國社會主義現代化進程的日益發展和檔案工作自身的變化，只要我們以社會發展需求為導向，不斷適應檔案事業發展的需要，更好地為知識經濟、信息經濟服務，積極探索檔案管理的新思路、新模式。提高各級各類事業單位對檔案管理工作的重視程度，不斷完善各級各類事業單位黨委和政府職能部門、檔案部門歸口負責、協調管理、社會機構共同參與的檔案管理工作體制。同時，轉變傳統檔案管理觀念。切實改變檔案工作“重藏輕用”的觀念，積極主動開展信息資源，使“死檔案”變成“活信息”，要求檔案工作者端正服務思想，以飽滿的工作熱情和嚴謹的工作作風對待本職工作，積極準確地提供檔案，滿足利用者的需求，人們在利用檔案的過程中，普遍存在著求便的心理，提供出有價值，適合需要的材料，使靜態的檔案信息變成動態的信息，發揮檔案的作用，讓利用者滿意。

二是積極轉變各級各類事業單位檔案服務方式。推進網上查詢和跨館查閱利用方式的普及，提升檔案工作服務社會的能力;發揮好檔案管理的政府信息公開職能，完善相關服務設施，建立健全政府信息接收工作機制，認真做好政府信息接收、管理、公開工作;規范并支持社會力量參與檔案事務，擴大檔案資源開放程度，拓展檔案查詢檢索范圍，推進檔案工作服務方式的靈活化、服務范圍的廣泛化、服務效益的顯著化。同時，加強事業單位檔案室的數字化、信息化、網絡化和多媒體化等基礎設施建設工作。事業單位各檔案室應加大檔案信息資源的開發力度，尤其把網絡化和數字化檔案室建設作為事業單位的重點工作和主要任務，推動形成以數字資源為基礎、安全管理為保障、遠程利用為目標的數字化檔案室管理運營體系，建立覆蓋連接各級各類事業單位檔案的資源管理和網絡共享體系，促進檔案資源利用的最大化和高效化。

三是不斷完善檔案管理的基礎設施建設。從場館建設、規劃設計、功能布局、接收范圍和資源共享等方面入手，系統、扎實推進事業單位檔案管理的基礎設施和基本保障條件建設。同時，從工作職責權限確定、職能機構人員配置、檔案整理儲存、安全保密措施等方面，進一步明確建立檔案室工作新格局的有效途徑。

四是加強檔案管理干部職工隊伍建設。進一步加強檔案管理崗位的人力資源建設，定期開展經驗交流和相互學習，配置專業知識結構合理、年齡梯隊搭配科學的檔案管理工作人員隊伍，加強檔案從業人員的基本業務素質培養、培訓，送出去深造等渠道，選拔培養高、精、尖的電子檔案管理應用人才，使他們既懂得檔案基本知識又懂得現代化理論，既懂得專業知識，又能熟練掌握現代化設備的操作技能，只有掌握全過程，才能適應現代化的需要。努力提高檔案從業人員的整體素質，為全面提高事業單位檔案管理工作水平和質量提供保障。

五是及時清理過期檔案，定期進行鑒定銷毀。按照《檔案法》及《檔案管理辦法》等有關文件要求，努力做好檔案的立卷、歸檔工作，及時清理檔案，這是檔案工作人員義不容辭的職責。因此，檔案管理人員定期梳理待銷毀檔案清單，由單位檔案管理機構牽頭，組織單位審計、紀檢監察等機構或人員共同進行，嚴格履行銷毀必鑒定、先鑒定后銷毀的原則，同時消除單位負責人不愿銷毀過期檔案的錯誤認識，從而推動檔案銷毀工作有序進行。

六是規范檔案管理制度。促進事業單位檔案管理工作規范化、標準化，最根本的是應該在檔案管理制度方面進行規范完善，確保單位的檔案不散、不亂、不丟、不壞。在檔案管理制度建設方面，重點突出以下幾個方面：規范立卷歸檔制度，以歸檔范圍、時間、要求、手續等進行規范，確保單位內部的歸檔統一。規范檔案借閱制度，對檔案使用、查閱、借閱的要求、程序、時限等進行規定，避免出現檔案材料損壞、丟失和泄密。規范電子檔案管理制度，尤其是針對電子檔案信息安全，建立電子檔案數據及檔案保存雙套制，實行電子檔案動態化管理。

七是推進檔案管理不斷轉型。對于檔案管理工作來說，應該主動適應時代的發展變化，尤其是在電子政務、電子商務以及大數據、云計算、人工智能等發展的形勢下，深入研究分析對于檔案工作模式、基礎設施、政策法規、標準規范等方面的一系列新要求，積極推進檔案管理工作不斷轉型。特別是對電子文件歸檔和電子檔案存儲、備份等重點難點問題，在檔案資料編研、檔案資源的深度利用、檔案利用效果提升等方面，積極探索、采取措施、創新改進，實現檔案管理工作水平的不斷提升。這些問題表明，事業單位傳統的檔案管理方式已經不能滿足新時期檔案管理工作的具體化、精細化、規范化和制度化要求。因此，進一步科學優化和高效管理事業單位檔案工作勢在必行。

總之，在事業單位的日常工作中，檔案管理工作必不可少，它是昨天的寫實，今天的依據，明天的借鑒。采用有效的措施改善事業單位檔案管理的不足，積極探索現代化自動化辦公設備與系統的強大功能，敢于嘗試勇于創新，利用先進的信息技術，不斷完善檔案數據信息庫，健全事業單位檔案管理的制度，提高檔案管理人員的專業素質。檔案管理工作只有不斷在實際工作中積極探索和完善，才能順應時代不斷發展的要求，全面提升事業單位檔案管理工作的針對性、有效性，最大程度地服務社會發展。