淺談工程竣工資料管理中出現的問題及改進建議

(中交機電工程局有限公司 北京 100088)

引言

工程竣工資料管理看似很簡單，但是其實其工作量之大、工作對象之多、工作要求之高等方面都使資料管理工作難以高效開展，及時發現并改進管理中的缺陷和不足，是現階段竣工資料管理的重中之重。

一、竣工資料管理中所存在的問題

(一)重視程度不夠

現階段施工單位一味強調抓工程進度質量而忽視資料收集整理工作。進度質量對工程項目而言，它本身是一個看得見摸得著的、實實在在的東西，是一個“硬件”，不僅參與工程建設的各單位十分努力，而且各方領導也甚為關心；而工程資料只是一個“軟件”，往往容易被忽視。所以在建設過程中，更多的精力都放到了抓進度，抓質量，抓關鍵目標的實現上，經常是等到面臨竣工驗收了，才開始想到資料問題，于是安排人員，加班加點進行突擊。由于先天不足，靠后天的彌補難以達到滿意的效果。這是影響工程竣工資料齊全、完整、準確歸檔最根本的原因。

(二)忽略資料編制時效性

一個工程的工期短則1年半年，長則3到5年，而資料是每時每刻都有參與的一項工作，通過一份詳細的竣工資料，可以反映工程從開工到竣工的真實情況。而現在普遍出現的問題就是資料編制不夠及時，沒有和現場實際時間配合進行，導致后期竣工補資料時出現安裝試驗記錄與實際時間不符，測量數據與實際數據有所偏差等問題，最終導致資料重做，甚至影響工程驗收工作。

(三)人員專業性不足

工程資料管理人員屬于復合型人才，對于資料員來講，需要對工程各個階段和各個專業的資料進行專項收集和歸納，有時還需要自己進行編制，這就要求其不僅具備檔案員的專業知識，還要了解該工程的基本流程以及各個專業的相關專業知識，最后還要對其工程建設的法律、政策、規章有一定的了解。現階段出現的問題就是安排的資料管理人員并不是專業從事資料管理方面的人才，專業知識的局限性導致不能及時發現資料中出現的錯誤，未將資料統一歸類，系統性的檢查和整理。竣工資料檢查時出現資料混亂，未成系統的情況，直接影響工程驗收以及后續檔案移交工作。

(四)資料格式不符要求

對于竣工資料的格式，編制標準均以國標的檔案歸檔規范(GBT 50328-2014)以及相關工程的國標驗收規范為基礎制定的，不同的建設單位會在此基礎上附加更為詳細的格式要求，故資料格式也會略有不同。但現階段資料管理人員對于資料格式沒有重視起來，導致竣工驗收時出現一系列的問題，例如部分資料用表錯誤、不統一；竣工圖折疊方法不符合歸檔要求；試驗性資料不清楚哪些應該做哪些不用做；單位印章不清晰交叉重疊等情況，導致后期資料重做返工，浪費人力物力。

(五)資料日常管理混亂

現階段工程項目會建立了一些資料日常管理方面的制度，但一般都是為了應付監理及其他單位的檢查，不夠健全，難以保證資料整理工作的有效開展。對資料的保管與移交沒有專門制度，再加上工程施工過程中，經常出現資料借閱或者易手的現象，最終導致了資料丟失問題的頻繁出現。不僅會影響到工程施工的整體進度和施工質量，而且也會因為資料信息的丟失，造成工程竣工驗收的推遲，

二、改進竣工資料管理問題的建議

(一)提高對資料管理的重視程度

施工單位需要提高重視程度，抓工程質量進度的同時抓好資料關，提高對資料整理歸檔工作的認識，將其上升到應有的高度，是搞好這項工作的關鍵。只有各方領導真正重視，才能改變以往在工程竣工驗收前突擊整理的狀況，保證資料按質按量完成。

(二)把好資料時效關

從工程項目立項抓起是把好竣工資料時效關的前提。從工程項目立項開始，就要安排配備專門的資料管理人員，負責施工過程資料的收集、整理、移交工作。資料管理人員要始終直接參與整個工程的建設和竣工驗收全過程，掌握工程脈絡，做到資料形成與工程進度達到同步，及時收集試驗數據及監理旁站驗收記錄等資料，第一時間進行資料報審蓋章簽字等流程，避免后期補做與實際出現誤差。

(三)提升資料管理人員的綜合素質

應該從第三個方面對資料管理人員的綜合素質進行提升，首先，要求資料管理人員經常參加各單位安排的竣工資料培訓，最好囊括檔案管理知識培訓和相關文件法律法規培訓，以及對工程施工流程和專業性知識培訓，進行多方面多角度的學習和掌握。第二，最好可以讓專業工程師參與進來，因為資料管理人員專業知識不如工程師，需要工程師對于關鍵技術性試驗資料進行把關審核，確保資料準確合格；第三，提升資料管理人員在項目的影響力，竣工資料編制涉及各個部門，需要各部分配合協作。

(四)重視資料格式

每一個新項目的開始首先要仔細學習該項目的資料編制要求及通用表格，掌握該項目相比一般要求之上的特殊要求。對于新出的驗收規范更要熟悉掌握。例如2017年更新并實施的《GB 50243-2016 通風與空調工程施工質量驗收規范》中，相比之前規范中的風管的嚴密性檢測需根據工作壓力進行漏風和漏光試驗，新出的規范則要求嚴密性不進行漏光試驗，直接進行漏風檢測(只有工作壓力小于125Pa的風管只需做目測檢驗)，針對這個要求，資料編制時可以相對應省去漏光檢測試驗表格。最后不僅要對資料的內容要把關，還要對其文字，頁面布局，段落等文本格式嚴格要求。

(五)完善資料日常管理制度

建立資料收錄、借閱、外出記錄，防止資料丟失。收集歸納資料時掃描備用，并附帶臺賬，逐步完善工程資料電子化，實現紙版與電子版雙重管理。資料員發生調離或離職情況是，必須做好交接手續，列出移交清單，確保下一位資料管理人員對現有資料情況做到心中有底。

結束

面對現階段資料管理的上的弊病，只有把資料管理足夠重視起來，嚴格要求竣工資料的格式和時效性，培養復合型資料管理人才，完善日常資料管理制度，才能使工程竣工資料的管理呈現出健康發展的態勢。