地鐵機電設備安裝項目內(nèi)業(yè)資料的編制與管理

(中交機電工程局有限公司路橋軌道交通事業(yè)部 北京 100000)

引言

內(nèi)業(yè)資料是以文字、圖像、視頻等形式記錄工程施工或日常維護過程中的一系列文件資料，可以真實地記錄或反應施工過程或維護過程中的真實狀況。由于機電設備安裝工程涉及專業(yè)類型差異大，設備多，施工繁瑣，不同的(子)單位工程及其(子)分部工程、分項工程類別、數(shù)量不一，且每個建設單位和項目所在地的城建檔案館要求不一，因此對施工過程中資料管理要求并無一具體通用要求。在地鐵機電設備安裝工程建設與日常運營維護過程中，完整、真實、有效的內(nèi)業(yè)資料對于工程建設與日常運營維護效果起著重要的作用。結(jié)合自身工作經(jīng)驗觀察以及與同行之間的工作交流發(fā)現(xiàn)，地鐵機電項目內(nèi)業(yè)資料的整理往往成為影響工程建設指標與日常維護效果的一個重要環(huán)節(jié)。

一、內(nèi)業(yè)資料的重要性

在機電設備安裝工程建設項目中，完整、真實有效的內(nèi)業(yè)資料貫穿于工程建設施工與日常維護的全過程，在整個竣工驗收環(huán)節(jié)占有重大比例，因此，全面完善、真實有效的內(nèi)業(yè)資料對于機電工程的交竣工、后期維護及故障維修等方面都有重要作用和指導意義[1]。

二、內(nèi)業(yè)資料編制過程中存在的問題與原因

通過參與青島地鐵13號線項目和福州地鐵2號線項目機電設備安裝的內(nèi)業(yè)資料編制，發(fā)現(xiàn)項目在內(nèi)業(yè)資料管理中存在諸多問題。項目前期對資料管理策劃不合理、管控力度不夠，過程資料沒有專人及時跟進負責；內(nèi)業(yè)資料記錄不完善、數(shù)據(jù)不準確，甚至有在工程后期才開始編制，容易出現(xiàn)遺漏，出錯等情況；存放不規(guī)范，難以查找翻閱等問題。究其原因主要體現(xiàn)在思想上不重視，把更多的精力放在外業(yè)施工上，缺乏責任意識，內(nèi)業(yè)記錄敷衍。通過自身經(jīng)驗，提出對項目在內(nèi)業(yè)資料管理的一些建議，希望可以得到較大改進。

三、內(nèi)業(yè)資料的劃分

要作好項目資料管理，首先應對項目資料管理進行策劃，資料合理分類是資料管理的關鍵。資料分類可按系統(tǒng)劃分、按項目施工階段劃分、按管理職能劃分及其他特殊文件單獨劃分[2]。

(一)按系統(tǒng)劃分

在地鐵項目中，一個站一般作為一個單位工程，按專業(yè)包含土建、機電、弱電、裝修等子單位工程。機電設備安裝作為其中一個子單位工程，其下按所包含通風與空調(diào)、給排水及消防、動力與照明三個專業(yè)劃分為三個分部工程，分部工程下面按各專業(yè)系統(tǒng)劃分子分部，例如通風與空調(diào)分部工程包含送風系統(tǒng)、排風系統(tǒng)、防排煙系統(tǒng)、空調(diào)風系統(tǒng)等子分部工程；給排水及消防分部工程包含給水系統(tǒng)、排水系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、衛(wèi)生器具安裝等子分部工程；動力與照明工程包含電氣動力系統(tǒng)、電氣照明系統(tǒng)、自備電源系統(tǒng)、防雷及接地系統(tǒng)等子分部工程。子分部工程下面按照具體設備安裝、管線敷設、系統(tǒng)調(diào)試等步驟進行分項劃分，涉及內(nèi)容繁瑣，在此不多做闡述。

(二)按施工階段劃分

一個項目一般分為開工準備階段、施工過程階段、竣工驗收階段，共三個階段。下面詳細介紹每個階段需要編制整理歸類的資料文件。

1.開工準備階段資料

(1)項目成立任命文件，包括中標通知書、施工許可證、開工報審表、開工令等文件。

(2)策劃文件，包括施工組織設計、專項技術方案、應急預案、文明施工管理規(guī)定等文件。

(3)交底文件，項目總工組織項目部對評審合格的策劃文件進行綜合交底文件，包括各專業(yè)工程師分專業(yè)進行專項技術交底文件等。

(4)危險源識別、評價一覽表，重要環(huán)境因素和重大危險源清單。

(5)收發(fā)文記錄、圖紙收發(fā)記錄、標準規(guī)范記錄等。

(6)本項目管理人員臺帳及附件(單位資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照復印件、履約人員證件、證書復印件、特種作業(yè)人員證書復印件、專業(yè)技術人員清單等)。

2.施工過程控制階段資料

(1)圖紙會審記錄。

(2)施工用材料總計劃和設備設施等使用計劃(材料計劃表、入庫單、領料單、尋比價表、簽訂的采購合同、相關證明文件等)。

(3)設備、設施、施工用材料發(fā)放臺賬、完善項目借、領用制度(各類臺帳、發(fā)放領用臺帳、領料單、材料計劃表、借用卡帳等)。

(4)各專業(yè)工程技術人員對施工班組進行交底記錄，安全主管對施工班組進行安全技術交底記錄等。

(5)設備到貨、開箱記錄、合格證、說明書等。

(6)進場報審、出廠質(zhì)量證明文件、檢測報告、材料報審表、檢驗報告、復試報告等。

(7)施工過程中質(zhì)量、環(huán)境專項檢查記錄(施工日志、各類檢查記錄等)。

(8)施工過程中各工序質(zhì)量控制記錄、測驗、試驗數(shù)據(jù)等。

(9)各類工作聯(lián)系單、整改通知單、整改回復單、會議紀要、簽到表等。

(10)施工大事記。

3.竣工驗收階段資料

(1)分部(子分部)工程驗收記錄、分項工程質(zhì)量驗收記錄、檢驗批質(zhì)量驗收記錄等

(2)子單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄、控制資料核查記錄、主要功能抽查記錄、觀感檢查記錄。

(3)施工單位自評報告、第三方質(zhì)量檢測檢查報告、監(jiān)理單位質(zhì)量評估報告、設計單位自評報告、建設單位自評報告。

(4)子單位竣工驗收會議紀要，竣工驗收記錄等

(5)施工圖匯總表、圖紙會審證明

4.按管理職能劃分文件

按管理職能劃分資料文件，主要是指根據(jù)項目組織機構不同的管理職能部門分工，進行資料管理分類。如項目合同經(jīng)濟管理文件、技術質(zhì)量管理文件、行政綜合管理文件、資料采購管理文件、安全環(huán)境管理文件等。

5.其他特殊文件

一些工程項目中的某一分項工程，或某一設備因有特殊管理需要，或須專門部門(機構)認定，應對資料進行單獨建檔管理。如人防工程。消防工程等。

四、內(nèi)業(yè)資料存放

(1)項目內(nèi)業(yè)資料存放一般應設有專門資料室，條件不滿足的應設有專門資料柜。資料存放室(柜)應有防火、防潮、防塵、防曬及防蟲害等功能。

(2)由于項目內(nèi)業(yè)資料管理不同于檔案室管理，資料僅為項目施工期間臨時存放，但很多資料在項目實施過程中頻繁使用，因此，在存放資料時，應將各類資料分盒(袋)存放，并做好編號標識。

(3)資料存放應有條理，同一個子單位工程、(子)分部、分項工程應存放在一個資料柜，并按編號順序相鄰存放，以便于查找。

(4)資料的數(shù)字化。條件允許的情況下，資料管理人員應將資料及時掃描，并保存為電子文檔。電子文檔應與資料實物相對應，按類別建立文件夾、子文件夾等。

五、結(jié)論

在機電工程項目建設過程中，應該從以下幾個方面進一步加強對內(nèi)業(yè)資料的管理要求。

首先，從管理者到執(zhí)行者都要從思想意識上切實提高對內(nèi)業(yè)資料的重視程度，認識到內(nèi)業(yè)資料管理的重要性與必要性，不管如何規(guī)范完善的規(guī)章制度，如果不能被有效執(zhí)行，都將只是空談。只有從思想上引起高度重視，才能把所負責的工作做好。夯實內(nèi)業(yè)資料整理工作的基礎，是做好內(nèi)業(yè)資料管理工作的第一步。

其次，需要加強對內(nèi)業(yè)資料管理員的業(yè)務培訓，有很多內(nèi)業(yè)管理者往往停留在收到什么資料就保存什么資料，不做審查辨別；需要什么資料才開始編制什么資料，不能未雨綢繆，提前規(guī)劃。對如何分門別類保存也有待進一步完善提高，因此，有必要對內(nèi)業(yè)資料管理員進行有效的內(nèi)業(yè)資料整理業(yè)務培訓

再次，結(jié)合自身經(jīng)歷來看，一名合格優(yōu)秀的內(nèi)業(yè)資料管理員既應該懂得內(nèi)業(yè)資料整理的相關制度規(guī)范，也應該對所負責的工程項目有一個比較全面的了解，熟悉外業(yè)施工的環(huán)節(jié)，步驟等，不能對自己崗位的認知僅僅停留在資料的編制和整理上面，不然做出來的資料往往漏洞百出。因此，除了內(nèi)業(yè)資料的培訓外，還應該加強所涉及專業(yè)知識的貫穿，達到最終把控的目的。

最后，要科學地總結(jié)歸納。在地鐵機電建設項目中，內(nèi)業(yè)資料的編制整理在整個竣工驗收環(huán)節(jié)占有重大比例，內(nèi)業(yè)資料是否真實、完善是體現(xiàn)各項工作的一個重要反應，也是最終體現(xiàn)內(nèi)業(yè)資料編制整理的意義與價值。