打造模板庫文檔管理有條理

馬震安

首先，在本地電腦的某個(gè)磁盤分區(qū)中建立名為“模板”的文件夾，然后在它里面再分門別類地創(chuàng)建幾個(gè)文件夾，如建立名為“個(gè)人簡歷”、“計(jì)劃書”的文件夾;打開“模板”文件夾這個(gè)層級，在窗口上面的地址欄點(diǎn)擊，選中其中的地址路徑（如“E：＼模板”），進(jìn)行復(fù)制;打開Word文檔，點(diǎn)擊“文件→選項(xiàng)”，在彈出窗口的左側(cè)一欄中點(diǎn)擊“保存”一項(xiàng)，在右側(cè)窗格的“默認(rèn)個(gè)人模板位置”處粘貼剛才復(fù)制的地址，點(diǎn)擊“確定”（圖1）。

接下來，我們找到常用的一些文件，作為模板或范本，存放在對應(yīng)的文件夾中。如打開一份常用的個(gè)人簡歷文件，刪除里面填寫的內(nèi)容，只留下需要存在的固定內(nèi)容與格式，點(diǎn)擊“ 文件→另存為”，在彈出的窗口中選擇好存放位置（即先前建立的“個(gè)人簡歷”文件夾），文件類型處選擇“Word模板.dotx”（圖2）。

這樣，當(dāng)打開Word時(shí)，點(diǎn)擊“文件→新建”，在窗口中選擇“個(gè)人”，然后點(diǎn)擊相應(yīng)類別的文件夾，選擇相應(yīng)的模板后，在開啟的新建文檔窗口中輸入所需要的內(nèi)容就可以了（圖3）。