有效提高高校辦公室秘書情商的路徑探析

王蕊

摘 要：高校辦公室工作繁多，辦公室秘書任務繁重，心理壓力大，情緒容易失控。如何能在錯綜復雜的人際關系和千頭萬緒的事務中游刃有余，就需要秘書具備一定的情商。通過分析高校辦公室秘書情商的重要性和問題，提出了提高辦公室秘書情商的有效途徑，為有效提高辦公室秘書工作的成就感和有效性提供參考。

關鍵詞：秘書;情商;溝通

對于高校辦公室秘書來說，他們承擔著上情下達、下情上報、執行領導決策的重要任務。在繁重的工作壓力下，在復雜的人際關系中，既要精準領會領導的意圖，又要溝通好相關部門，使領導的決策能很好地貫徹下去;既要處理好與同事的關系，又要解決好來訪者的訴求，兼顧原則性與靈活性。這就需要秘書具備一定的情商，才能在復雜的人際關系和繁多的事務性工作中游刃有余、聯系上下、溝通內外、協調各方。

高校辦公室秘書情商的重要性

第一，秘書情商的高低，影響自身工作效率。高情商的秘書既能正確定位自己，又能站在上級的角度思考問題，充分領會領導意圖;無論是在繁雜的工作中，還是在受到批評時，都能有效地自我激勵，迅速調整情緒，以飽滿的熱情投入到工作中，工作效率高、執行力強。

第二，秘書情商的高低，影響學校部門之間溝通的效果。上情下達、下情上報的質量，直接關系到決策的執行和信息的收集。高情商的秘書懂得用恰當的語言溝通，能以謙虛的態度與各部門溝通，并能將問題如實匯報，保證了領導決策的合理有效性。

第三，秘書情商的高低，影響學校的對外形象。辦公室是學校的窗口部門，高情商的秘書在接待教師、學生、來電來訪時，會以尊重的方式、真誠的態度去溝通，樹立良好的服務形象。

高校辦公室秘書情商存在的問題

第一，不能擺正位置。秘書每天服務學校領導，很容易產生優越感，情急時容易以權壓人。秘書是領導的助手，不能認為“靠山硬”而有所依仗、有恃無恐，更不允許濫用領導和辦公室的名義謀取個人私利。作為秘書一定要擺正位置，正確履行自己的職責，不要盛氣凌人，更不要越權越位。

第二，缺乏時間管理藝術。毛澤東同志曾生動地將統籌兼顧的工作方法比作“彈鋼琴”，秘書工作也是如此。如果不懂得時間管理，不知道重要且緊急的事情先辦，分不清主次，很容易忙中出亂，受到批評。這時，如果不能識別情緒并加以控制，會出現沮喪、悲傷等情緒，或將情緒轉嫁到前來辦事的同事身上，造成人際關系緊張。

第三，缺乏溝通藝術。在工作中，秘書要勤于、善于溝通。同時，溝通要講究方法，特別是只有有效識別自身情緒，并加以控制，才能在溝通時語氣、態度適當，溝通協調順暢。

提升辦公室秘書情商的有效舉措

第一，正確認識自己，有效溝通協調。一是正確定位自己。秘書雖然身處中樞部門，是橋梁紐帶、關鍵核心，但決不能趾高氣揚、頤指氣使，對自己的身份、地位、角色、任務等要有正確的定位。二是有效溝通協調。秘書在協調工作時，一定要準確無誤地傳遞上級領導意見，不能加入自己的感情和喜好。在溝通中，難免會遇到溝通不暢的情況，這時就要學會自我調節、反觀自身。三是真誠做好服務。在服務同事時，要采取尊重的語氣和真誠的態度，可采取因人而異的溝通方法，必要時進行換位思考。在服務職能部門時，要明確自己的服務身份，切勿以領導壓人，并如實反映問題。在為學生服務時，要尊重每一位學生，給予他們足夠的關注，幫助學生解決問題。在服務來訪者時，將原則性與靈活性兼顧，用熱情的態度、真誠的服務給來訪者留下良好印象。

第二，管理控制情緒，理智面對問題。一是沉著應對壓力。秘書工作常會面對各種錯綜復雜的壓力，統籌兼顧，分清輕重緩急，有條不紊、臨陣不亂，是一種經過磨練才能形成的能力。這就要求秘書有樂觀、積極的品質，管理控制好情緒，鍛煉能力，沉著應對壓力。二是有效溝通問題。在秘書工作中，常會遇到對方不配合的情況。此時，切忌當面指出問題，不妨站在對方的立場上看問題，尋找溝通的有效途徑。三是合理管理情緒。秘書要做情緒的主人，這樣才能在高壓繁雜的工作環境下，用溫和的態度、謙虛的語氣、委婉的溝通方法，化解矛盾、贏得理解、獲得支持。

第三，有效自我激勵，提高工作成效。一是有效激勵可以導正情緒。人在沮喪時如果受到激勵，可以有效導正情緒，發揮出潛能。二是情緒影響秘書能力的發揮。人往往在情緒好時，能力才可以正常發揮，甚至超常、創造性發揮。因此，秘書要有效控制情緒，讓能力正常，最好是超常發揮。三是有效自我激勵，驅動工作成效。最有效、最積極、最方便的激勵方式就是自我激勵。自我激勵能夠持續不斷地給予人前進的動力、奮發的力量、拼搏的精神。工作中，辦公室秘書可以通過積極的自我暗示來不斷地激勵自己，驅動工作成效。

第四，識別他人情緒，加強團隊協作。一是細心觀察。秘書要學會察顏觀色，情緒會通過面部表情和身體語言顯露出來，秘書要能夠通過他人細小的變化而識別出當時的情緒狀況。二是有效分析。秘書要學會分析他人變化的原因，采取相應的工作方式。三是協同配合。秘書要通過細心觀察，有效分析識別他人情緒，采取相應的溝通方式協同配合。只有這樣，才能在團隊工作中，分工合作，密切配合，為緊張的工作營造良好的團隊工作氛圍。

第五，妥善處理人際關系，高效溝通配合。一是換位思考，以情感人。作為秘書，要協調上下、溝通全校，就要學會轉變自己的思維角度，設身處地為他人著想，這是達成良好溝通不可缺少的心理機制。用溫和、委婉、真誠、理解、包容的語言，以情感人，當得到對方情感的認同時，溝通就會順暢，溝通的目的也就更容易實現。二是靈活運用溝通方法。首先，切勿急躁。急躁、發脾氣，不能解決問題，反而使問題復雜化。其次，慎用“為什么”。“為什么”是一種質問，語氣中難免帶著情緒，并且有強烈的暗示性，只會引起對方心理上的對抗，很容易使人采取敵對和防守的態度。當對方集中精力自衛防守時，不會考慮怎樣解決問題。三是恰當選擇說服對方的方法。在遇到溝通困難時，不妨虛心向對方請教解決辦法。這時，問題就不是一個人在解決，而是雙方都著眼于問題的解決，可能很快就能找到解決的途徑。

參考文獻：

[1]駱姝.高校辦公室秘書工作中的溝通藝術[J].辦公室業務，2016（4）：116.

[2]沈義淑.試論秘書應具備的情商[J].新西部（下半月），2007（10）：236-237.

[3]段柄仁.淺談秘書工作中的溝通藝術[J].秘書工作，2007（2）：11-12.

[4]胡珍芬，李聰明.非智力因素對秘書工作成就的影響[J].商場現代化，2006（26）：290.

[5]黃桐華.情商與秘書素質的培養[J].秘書，2005（12）：21-22.

[6]連晶晶.淺談秘書工作中的進諫藝術[J].井岡山師范學院學報，2003（S1）：33-34.

[7]李劍鋒.情商對秘書工作成就的影響[J].秘書之友，2001（2）：6-7.

[8]吳蓁蓁.論秘書的“三商”要求及其培養[J].廈門教育學院學報，2000（1）：3-6.

[9]譚一平.秘書的情商比智商更重要[M].廈門：鷺江出版社，2012：12.

（作者單位：北京印刷學院學校辦公室）

[責任編輯：苑聰雯]