試論鄉鎮政府檔案管理信息化建設路徑

王明偉

在科學的發展中，信息技術得到了廣泛的應用。鄉鎮政府也同樣在檔案管理工作中應用了信息化的管理模式，鄉鎮政府通過使用信息化的檔案管理模式，提高了檔案管理的工作效率。本文主要是針對鄉鎮政府的檔案管理中，使用的信息化的管理方式進行了探析，并采取了相應的解決方案和解決措施，從而有效的幫助鄉鎮政府提高在檔案管理工作上的工作效率和工作質量。

一、 建立電子檔案的意義

（一）與鄉鎮政府的工作需求相符

在經濟與科技的快速發展中，科學技術不斷的提高和完善，信息技術在當前各個行業已經得到了廣泛的應用，在鄉鎮政府的工作中，也得到了廣泛的應用。鄉鎮政府的政治工作內容比較多，因數量繁多，因此會出現很多的問題和錯誤，檔案的管理工作不具有完善和嚴謹性。在鄉政府的管理工作中，采取信息化的管理辦法可以有效的解決錯誤的出現，從而更好的解決工作中的問題，提升檔案管理的質量。

（二）方便查找資料 提高工作效率

信息化管理在鄉鎮政府的應用中，可以實現分類的管理檔案信息，工作人員在查找資料的時候，能夠迅速的找到。而傳統的檔案，查找起來非常的不方便，而且容易出現錯誤、工作量比較大、浪費時間，因此通過建立信息化的管理檔案的模式，可以有效的解決這樣的問題，可以減少查找資料所需要的時間，因此使用電子版的檔案資料，可以避免錯誤的出現、提高了工作效率。

（三）提升了工作效率 減少了工作量

傳統的檔案管理主要是通過人工的形式進行整理查詢，檔案工作人員為了查找一個檔案需要從眾多的檔案中進行查找，工作量非常的大，并且還不能保證工作的有效性，如檔案的破壞和磨損等，會出現檔案質量不高、數據有差錯的現象。而通過建立電子檔案的方式，就可以大大的節省檔案管理工作人員的工作時間，減少了工作量，同時數據更具有精準性，因此，提高了檔案管理工作質量和工作效率。

二、 目前出現的問題

隨著檔案管理工作中引入了信息化的管理方法，工作效率得到了有效的提升，但是在鄉鎮政府應用信息化管理檔案的模式中也存在著很多的問題。

（一）管理方式不科學

當前我國的鄉鎮政府在使用信息化建設的檔案管理過程中，存在著很多的不足，主要表現在設備不足，設備比較機械化，不具備打印的輸出的功能。設備的管理主要是人為管理方式，因此工作效率不高。在資料查找的過程中，出現了檢索冗繁的問題，查找流程和手續也非常的繁瑣，甚至會出現信息資料泄露的現象，并且會出現查找的資料與所要尋找的資料不符合的現象。

（二）檔案管理制度不健全

目前，信息化的管理手段沒有得到普遍的普及，建立信息化的電子檔案的管理制度也不夠完善，因此在使用信息化的檔案中，存在理論與實踐脫節的現象，不能夠解決實際中出現的問題，在文本信息的轉化過程中，缺乏規范化的指導標準，因此，沒有將信息化的檔案管理工作效率發揮出來。

（三）檔案管理人員的操作水平不高

在管理信息化的檔案工作中，管理人員操作水平不高，沒有熟練的操作技能，不能夠適應高效率的工作需求，同時在查找檔案的過程中也缺乏準確性，因此導致檔案管理服務的質量不高。在細節上缺乏細心，因此需要提高檔案管理人員的技術水平。

三、 解決策略和方法

（一）加強對檔案管理工作的技術與資金上的扶持

在管理信息化的檔案工作中，需要加大對其技術和資金的扶持，在資金方面，需要做到對檔案部門的資金實行專款專用的制度。在設備方面需要及時的進行更新，提高計算機的運行能力，同時更新電腦的型號和內存，采用先進的處理器，保證計算機在運行中的效率和讀取信息的速度。另外需要建立檔案管理的局域網，使每個一個計算機都可以直接獲取中央的數據能夠共享，同時，簡化工作流程和步驟，提高工作效率。

（二）完善檔案的信息化管理機制

鄉鎮企業需要制定完善的信息化檔案管理的制度，在社會科技的快速發展中，需要不斷的完善相應的規章制度，并將制度記入到日常的考核中，使信息化的檔案管理工作更具有標準化和規范化，并且設定相應的獎勵和懲罰的辦法，提高檔案管理人員的工作積極性。另外，需要加強培訓檔案管理操作人員的計算機操作水平，并對工作中出現的問題，提出有效的解決方案，同時需要加強各個部門之間的協調與溝通能力，使得檔案信息的管理工作更具有精準性和有效性，能夠滿足人們對檔案查找的需求。

（三）加強對人才的培訓 選用優秀的檔案管理人員

在應用信息化的檔案管理工作中，檔案管理人員的技術水平普遍不高，因此需要加強對檔案管理人員的培訓，使其能夠熟練的應用信息化的檔案管理系統，同時需要對其進行考核，對于不合格的人員需要進行針對性幫助，使其能夠滿足檔案管理工作的要求。在招聘上可以選擇大學生的招聘方式，選擇優秀的、符合要求的檔案管理人才，并在日常工作中進行考察和考核，使其能夠熟練的掌握自己的專業技能，不斷的完善與提高信息化的檔案管理工作。

信息化的檔案管理建設中，還出現很多的問題，需要政府對檔案設備進行更新換代，保證工作的效率和工作質量，同時，需要提高檔案管理工作人員的專業技能，聘用大學生，并建立完善的考核制度，提升檔案管理工作的工作效率，深化檔案管理工作的工作效率和工作水平。我國鄉鎮建設的經濟發展離不開數據的支持，因此信息化的檔案管理建設對我國的鄉鎮政府的經濟發展起到了促進作用。

（作者單位：135200 吉林省白山市靖宇縣鄉鎮財政服務中心）