隨辦：做有“溫度”的智能移動辦公平臺

彭硯淼

專注于執行力的智能移動辦公平臺隨辦，是Office365的智能移動伴侶，同時和Azure聯手打造“移動+云，智能為先”的整體移動信息化解決方案。隨辦超越移動辦公，已擁有15款成熟移動軟件，分別滿足大中企業的傳達、協作、管控、執行四個管理階段。軟件之間可以自由拼接組合，以不變應萬變，滿足了不同行業、不同職能部門的移動工作需求，實現了企業的銷售商機協同、經營數據即時匯總、渠道協作管理、市場營銷活動協同、供應商協作管理、項目管理、遠程培訓等企業級移動應用解決方案。融入人工智能技術，不斷創新，實現智能執行力，工作隨時辦。

隨辦是執行利器，即提高員工按照授權將事情在規定的時間、地點內達成結果的能力;擁有智能日歷邀請、“刷臉”考勤、語音助手、實時在線翻譯等智能辦公功能;用一個APP可訪問微軟Office 365核心功能，源于深度集成Exchange Online，SharePoint Online， Skype for Business， OneDrive for Business;高效實時協作能力，可實現個人便捷云筆記、移動會議室、企業私有云網盤;強大的互動溝通能力，達成新聞發布、通知下達、投票、調查、企業統一通訊錄、內部同事圈等功能。

隨辦首創智能執行力移動SaaS，由前微軟、IBM、Dell高管團隊打造。目前，隨辦客戶數量已達數十萬級，標桿客戶有大型國有銀行，多家全球頂級消費品牌企業，覆蓋金融、教育、保險、醫藥等領域的眾多世界500強品牌企業。

隨辦CEO于勝泳擁有10年移動互聯網創業經驗，曾任微軟中國區解決方案部總監10年，是微軟黃金時代中國區最優秀的經理之一。26歲成為微軟中國經理的他，曾為微軟中國培養了數量眾多的優秀管理人才和全球白金員工獎獲得者。于勝泳還是企業解決方案領域的頂級專家，相當了解企業管理工具需求，方案極具創造力和遠見，被眾多大型企業CIO推崇。

早在多年前那個智能手機尚未普及的時代，服務于微軟中國的于勝泳就有一種預感：未來，智能手機、平板電腦等移動終端的使用頻率將超越PC。

之后，他在創業的過程中發現，初創公司要以相對較少的人手完成相對繁多的工作，肯定需要高效的內部溝通管理平臺。但現有的電子郵件、MSN等平臺都不夠好用。

“所以我們就想到要‘創造一款新的管理平臺，按照新的思路去做這樣一個創新一一先解決我們創業時切實遇到的問題。”于勝泳說。

他分析，從前，大家工作中會在各種溝通軟件里拉很多的群。但當工作增加，積累日久，各種有用的信息漸漸難以便利地被查找到。這消耗了勞動者們更多精力，占用了寶貴時間，紊亂的信息也讓大家十分困擾。在這種情況下，如何能夠一目了然地掌握每件工作的進展、及時把控？它能順利按時完成還是會延誤？之前大家使用電子郵件，比起對話群，電子郵件在呈現信息上的確相對清晰一些，但要把某工作事項所有相關來龍去脈的郵件都一下子找出來，其實也不太容易。更不用說電子郵件在對話交互時沒有即時消息那么快。

“所以我們就開始意識到，是否可以有一種平臺，它集成了很多交流方式的優點，像是即時消息的快速反應力，電子郵件的條理性，最好還能帶點簡單的項目管理功能一一畢竟專門的項目管理軟件挺復雜的。”

當然可以有。

于勝泳認為，在當今的移動互聯網時代，科技創新的火花會迸發在跨領域的結合過程中。這種結合往往能夠產生令人驚艷的創造性“所得”。電子郵件、即時消息、項目管理軟件……把它們的優勢和創業公司的場景結合起來，于勝泳和他的團隊想做一個特別簡化但又能博采眾長的平臺。在他看來，這個“緣起”，本身就是一個關于創造的有趣故事。

他們先拿自己做試驗，工作中不用微信、電子郵件、項目管理軟件，只用自家團隊研發出的平臺管理公司，驗證它是否真能提高效率，是不是真的足夠“好”。

于勝泳認為，他和他的團隊要研發的平臺，跟傳統辦公流程審批軟件不是一回事兒，更多是用移動互聯網的體驗去變革原有的企業管理軟件。

“很多公司要么靠OA工作流審批，要么靠電子郵件來溝通，要么干脆用QQ或MSN。但實際上，這些方式都不能較完美地解決問題一一它最多只能解決問題的一部分。我們的平臺實現了多功能合一，其關鍵詞就是執行力。”

提高執行力，也是任何一個管理平臺的核心訴求。

何謂執行力？

執行力是將事情保質、高效完成的能力。管理指向的對象是一件件工作事項，而不是各式各樣的消息。無論是電子郵件還是短信、微信，消息的來回，歸根結底都是在傳遞信息。談話本身并不是管理的對象，而只是為了去把控一件工作事項的進度，如進展如何、相關人員的溝通是否順暢等。

在實際工作中，很多人只在做大型表格、設計、視頻編輯這樣專業性很強的事才會使用電腦，很多企業內部信息溝通完全可以通過手機端來完成。于勝泳敏銳地感覺到，通過移動化辦公，可以讓企業管理更自然。而現有被運用在工作中的微信、QQ等通信軟件本身并不是為辦公開發的，它們的一些設計不適合工作場景，如交流中收發的文件經7到30日不等會過期、發出消息在極短時間內可撤回等。

很多企業的辦公生態還包括和供應商、代理商、外聘SOLO勞動者的溝通協作，如何與這些企業外部人員安全又方便地交流？顯然僅靠內部員工群和零散的電話、短信等方式無法滿足工作需要。這就呼喚著以移動互聯網的方式，更智能、更便利地去解決問題。

工作中很多上傳下達，如果沒有列清楚的話，最后容易被不了了之。使用隨辦平臺，派發任務和接收的人都能看到任務，除非接收者完成任務并經驗收，否則任務會一直停留在列表里。當然，與此任務相關的工作人員也可以相互溝通。完成該任務的全部過程，從開始到結束的時間，是否提前完成或是延誤，都會有顯示。目標相同的多人群體共同使用一個軟件，建立相對自由的、跨邊界、可管理的系統，而不是“單機戰斗”，于勝泳認為這是將來軟件發展的趨勢之一。

他打了個比方，建立這種協同工作的虛擬組織，很像線下為人所熟悉的“工作小組”。大家跨地區、跨部門、跨層級，為了完成一個工作成立團隊，調動不同地方的資源，跨界溝通融合。任務完成后，團隊使命結束。隨辦平臺系統有多語言模式，除了在國內廣泛推廣客戶地域也延伸至海外。

于勝泳幽默地說：“很多創業故事的開頭都是自己面臨某種困擾，對現有工具不滿意，然后以創新解決自身的問題，然后把它推廣開，為更多面臨和自己同樣煩惱的人解決問題。創業是一件很有意思的事情，它讓人充滿熱情、動力和成就感。你的創新是否有價值，頭一個驗證者就是自己。”

很多企業的創始人、管理層，可能從沒用過管理軟件，甚至不經常使用電腦。他們可能習慣用紙筆上傳下達，或是為待辦事項做記號。誰都渴望擁有同時管理多件事情的能力，但事實上人的精力畢竟有限。舉個例子，利用隨辦平臺，管理者同時推進15個項目，通過系統實時跟進，進程正常時可不發言，發現進程不正常則能及時介入處理。因為從務實層面看來，工作達到預期成果才是執行力的集中體現。

“換種說法就是，假如這項工作該員工做得很成功，領導可能就不需要往回翻閱你的進程。但如果過程中遇到阻礙或不順利，需要領導去決策或表態，員工就要在系統中隨時匯報、請示，不能說找不到領導本人就不提了。”于勝泳進一步闡述道。

一方面，支持著工作的嚴謹有序;另一方面，隨辦也在努力成為一個“有溫度”的辦公平臺。

“我們的工作，很大程度上是在創造一種新的工作方式和價值，我們更關注人性化，而軟件發展的趨勢也是如此。為什么要強調做‘有溫度的軟件？因為要為使用者提供心理滿足感，他們才會真正有熱忱愿意用它。工作和社交一樣，天天充滿壓迫感是不行的。現代人大部分時間都在工作，一個工作開心的人，他整體都是開心的。”

誠然如此。舉個例子，作為職場中人，大家都希望獲得成就感，隨辦平臺有激勵模式，除了派任務，還可以給員工們發勛章。一個人做成了某件事，別人可以給他發勛章。平臺里有各式各樣的勛章，比如“超人”“千斤頂”“愛心天使”等。系統內，從某人的頭像就可以看到他擁有哪些勛章，誰給他發的，什么時候發的。別人給他發消息、打電話時都會顯示勛章，大家都能知道這個人最近又受了哪些褒獎。這不僅代表著領導的認可，還代表了小伙伴們的喜歡，也就是“人氣值”。

這種略顯“萌萌噠”的激勵方式之前很少出現在傳統管理軟件領域，于勝泳說：“現代管理講究人性化，我們隨辦也想要成為‘有溫度的辦公軟件。通過平臺，員工不僅能好好完成任務本身，也能在完成任務的過程中獲得關懷和鼓勵。現代社會中大家的工作壓力都很大，人是很多元化的，并不是說你業績沒排上第一就很失敗。比如一個人特別樂于在工作中幫助別人，大家可以發給他‘愛心天使勛章。每個人看到自己憑借努力獲得的勛章，都能找到自己的價值。這種價值是他們在公司或團隊里獲得的美好回憶。”

就這樣一點點地把細微處的體貼和關懷注入軟件，隨辦不是在為傳統管理軟件“打補丁”，而是在改變它原有的定義，在創新。

什么樣的團隊可以做出這種改變呢？這也是個很有趣的話題。

“我們的軟件既要讓管理層喜歡，也要讓使用者一一員工喜歡。這是一個需要在設計中好好平衡的點。平衡對于面向企業的軟件來說格外重要，因為它需要讓各種角色的人都有使用的積極性。在我們的團隊中，代表管理層的我是70后、出身理工科的男性，產品經理是90后、學文科（心理學）的女性，她代表員工層的意見，在觀點上相互糾正以求產品不偏向任何一方。團隊很大一部分成員來自計算機專業領域，但也有美術、傳媒、市場營銷、廣告學等專業的同事。視角的不同，使得他們聚集在一起會‘火星撞地球，會相互學習和補充，也學會了理解他人的角度和邏輯。這些都最終體現在了我們的軟件設計上。隨辦的續約率非常高，我覺得很大程度上正是因為它滿足了各種角色勞動者的職場心理。”

通過這個“先取悅自己”的過程，隨辦團隊在確實獲得清晰便捷的使用體驗后，開始收獲越來越多的客戶。他們中有SHANGHAI DAILY、世博會APP這樣的新媒體，也有很多網絡付費的客戶是人員規模不大的小微企業群體。

“他們來自各行各業，有化肥銷售、家電維修、零售批發……其中很多客戶從未使用過電腦端的管理軟件系統，實際工作也不依賴電腦，但會隨身帶手機。這就需要把公司方方面面的事情，比如考勤請假、事件追蹤、數據報表匯總等，都統一到手機端去管理。”于勝泳說道。

不同企業的管理文化不一樣，隨辦平臺也具備相當的可配置性，可以根據用戶需求靈活調整功能。好比互聯網公司，它們更注重上傳下達的快速響應。以“快”為首要考量標準，特殊事項特殊處理、越級審批都是被允許存在的。但在為某些層級分明、風格嚴謹的單位服務時，就要滿足其可管控性。在交付不同用戶前，隨辦可根據其獨特需求開啟或關閉對應功能開關。

此外，辦公數據的高度安全性也是隨辦的典型優勢。

金融機構、政府機關、大型企業對信息安全的把控有著嚴格要求。為避免可能導致的泄露風險，他們不會把數據放在公有云或某個互聯網公司的服務器上，而是必須存放在自己的機房里管控。對于這樣對權限和數據存放有高要求的客戶，隨辦提供的解決方案可以很好地滿足他們。

“物理隔離是最安全的方式。我們有很多技術來支持客戶對于可管控性的要求，客戶要求數據存放在哪里，我們就可以按要求‘搬家、存放、加密。”

隨辦還堅持每月對用戶進行回訪，關注并傾聽他們的使用感受。在這個過程中，團隊經常會產生非常有意思的發現。

于勝泳認為，一個好的工具可以啟發使用者進行二次創造。隨辦一年大概會出十幾個版本的迭代，也就是平均2到3周就會出新版本。這些改進最初的靈感很多都是來自收集的客戶反饋意見，他將之稱為“用戶參與產品設計”。提出的可改進之處真正得到了重視并解決，用戶滿意之余也會在自己的行業圈內將品牌廣為傳播，樹立良好口碑和風評。

“我覺得大家的智慧是無窮的。我們做一個產品，獲得的樂趣之一就是能發現它被很多人應用在各種各樣一一有時甚至可以說是不可思議的場景中。這讓我們受到了很大的鼓勵，也非常有成就感。”

豐富的管理經驗使得于勝泳能看到更遠的地方。他認為，移動互聯網會發展越來越好，相信到了00后，10后踏上工作崗位的時代，會出現很多不受雇于單一企業的自由SOLO勞動者。他們不是傳統意義的“上班族”，不用擠地鐵、坐辦公室，而是遵守多個雇主的規范，接受他們下發的工作包。他們或許生活在都市一隅，也可能隱居在山水之間。隨辦在平臺設計中也充分考慮了這點，既能夠適應現在金字塔型固化結構體系，也能夠保持一定靈活性，支持遠程溝通，符合人性化的需求。

“人能走到多遠，很大程度上取決于他的思維素質，也有人稱之為遠見。為什么要走創業這條路，是因為看到了目標就在那里。因為它在，所以我來。縱使一路會有叢生荊棘，但我看到它了，就要走過去實現它。跨界融合、遠程辦公……我堅信我們團隊正為之努力的方向是行業發展的未來所在，也相信自己的判斷，不管實現這個目標的人是不是我，它都一定會實現。”于勝泳說道。